发布时间 : 星期三 文章秘书学教案第八章 秘书工作的规律与原则(8)更新完毕开始阅读
秘书学第八章 秘书工作规律与原则
展的趋势，这就是超前一务实效应。在这里，务实是基础，脱离了这个基础，“超前”只是毫无根据的猜想；超前是先导，把握住事物发展的趋势后，做现实工作就更有方向性，更为主动。秘书有效地运用超前一务实效应，不仅能够提高工作效率，而且能促进组织取得长远的工作效果。
三、综合性与专业性
在各职能系统之间，秘书部门是综合部门，秘书工作是综合性工作。但是，就秘书的专项实务方面，大量的日常工作中需要秘书具有专门的技能。也就是说，秘书不仅要熟悉组织运转各方面的运转机制，而且要精通本职专项实务所必备的工作技能，如机敏的办事技能，熟练的公共关系技能，准确流畅的语言表述技能，规范的办公操作及信息沟通技能，灵活的协调技能等等。这些都体现出秘书的专业性。
优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有比较广泛的综合知识能量，又要有颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的知识功底，综合各方面情况；运用比较深厚的专业知识，熟练地完成工作任务。这种“T”型能量效应，不仅能使秘书成为综合处理各项事务的杂家，而且使其成为能出色完成秘书工作任务的专家。
四、维持与适应
在实际工作中，秘书要通过沟通协调，督促检查，办文办事办会等职能活动，维持组织的正常运转。同时，又要通过对内对外的公务交往，广泛地收集信息，密切把握环境条件的变化，并通过参谋建议，辅助决策等职能活动，协助领导者，适应环境条件的变化，采取
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必要的应变措施。秘书在维持组织本质特征和适应环境变化中发挥职能作用，才能全面地促进组织管理效益。
秘书工作中，既要维持组织的本质属性和固有的特点，又要促进组织适应外界环境。维持组织正常运转，与秘书的参与政务和掌管事务有着紧密联系，组织只有既能维持整体运转，又能适应环境条件的变化，才能具有生机与活力。秘书职能活动的维持一适变效应，是构成组织生机与活力的不可缺少的一部分。
五、听命与劝谏
在秘书的职能活动中，既要听命办事，不折不扣地完成领导交办的事务，又要在实际工作中，发现问题，调查研究提出参谋建议，对领导的某些失误与疏漏，给予提醒和规劝，而这种提醒和规劝，仅供领导参考，视需要采纳。在实际工作中，秘书既能听命办事，不折不扣地完成工作任务，又能对领导提出规劝和建议，才能全面地辅助领导完成工作任务。
秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当助手；又要随时提出劝谏，发挥参谋作用。这就需要秘书的职能活动及其思维活动，既要与领导同步，又要与领导异步。秘书与领导思维和行为同步，才能够配合默契，领导所想的、需要的，正是秘书想到的，正在做的，这样的秘书才是领导得心应手的助手。秘书与领导思维和行为异步，是秘书根据工作发展的态势，进行预测，提出对未来对策有价值的参谋建议方案；秘书对领导已作出的决策，和已采取的措施，根据实践的效果，分析研究发现问题，提出补充修正性意见和建议，
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才能起到劝谏性参谋作用。秘书职能活动及其思维活动与领导同步一异步效应，有利于强化秘书参谋助手作用。 六、宣传与保密
秘书既要把上级的有关政策、领导的决策意图，向群众作宣传，让群众充分地理解；又要对某些问题，保守机密。对必要的宣传事项，错误地列为保密内容，就会脱离群众，影响宣传效果，从而也就会影响有关方针政策的贯彻实施；对必须保密的事项，有意无意地泄露出去，或者错误地作为宣传的内容，就会因失密而使工作受到重大的损失。秘书必须将宣传与保密的界限严格地区分开，同时，还要注意其中的联系，有分寸地妥善处理。
秘书职能活动，既要把领导的决策指令透彻地传递给各组织成员，又要保守机密，既要当对外联络的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。秘书在组织信息沟通中，起着“阀门”作用。对需要宣传的，“阀门”开启，尽量传播到组织的各个相关方面；需要保密的，“阀门”紧闭，滴水不漏，严守机密。秘书的“阀门效应”，实际上在组织管理中，起到了有效的信息控制作用。它不仅能有效地控制信息的流向，而且能调节信息的流量，使组织管理系统内外的信息，按照组织的利益和运转需要流动。 七、谋划与执行
秘书职能活动中，要经常为领导出谋献策，参与对决策、计划、措施的谋划。或者提出参谋建议方案，供领导选择；或者对领导的意图和想法进行展开和具体化；或者参与对各种可行方案的论证和分
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析；或者对初定方案的补充、修正和优化；或者将已作出的决策方案条理化并表述为规范的文件等等。秘书如果缺乏这种谋划能力，就很难完成其职能任务。然而，秘书活动中的谋划，又不同于领导者和专职参谋咨询人员。它既不具有领导者将谋划结果付诸实施的职权，又不具有专职智囊人物出谋献策的专业性。秘书的谋划与谋略和奉命执行，紧密地联系在一起。
秘书职能活动中，必须善于将谋划与执行结合起来，将二者辩证地统一于职能范围之内。在执行各项职能任务中了解情况，发现问题，总结经验教训，把握动向与规律，进行谋划，为领导出谋献策；同时，在参与组织管理的谋划中，联系实际情况，分析各种管理谋略的客观可行性和实际可受性。秘书将谋划与执行结合起来，就能更好地在决策层和执行之间，起到桥梁和协调作用。
秘书职能活动中，既参与决策方案的谋划，又协助领导决断时的论证，还要参与决策计划的执行实施。这就通过秘书的职能活动，把管理系统中的“谋划一决断一执行”连接起来。这不仅有利于决策的制定、贯彻与实施，而且有利于执行状况的反馈、决策的修正和优化，执行的控制和调整，使组织的决策与执行系统联系更为紧密，使组织的管理信息系统更为灵便，使行政指挥系统更为有效。 八、全面与重点
秘书的职能范围相当广泛，对组织运转的全面情况都必须关注，对各位领导人，各职能部门，乃至各组织成员，均要提供全面的工作服务，对各方面的方针政策、法规制度，都要全面了解和把握。总之，
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