发布时间 : 星期四 文章机关常用公文写作与处理讲稿更新完毕开始阅读
动开展的书面文字工具，具有规范约束、领导指导、知照联系宣传教育、凭证依据五方面作用。这些作用并不是彼此孤立的，而是相互联系的，一份文件往往同时具有几个方面的作用。
公文的分类。一是按适用范围分
二是按行文方向划分为上行文、下行文、平行文、多行文。
上行文即下级机关向上级机关行文，主要包括报告、请示、意见、议案。 下行文即上级机关向下级机关行文，主要包括命令（令）、决定、通知、通告、通报、批复、意见、纪要。
平行文即向平级机关或不相隶属的机关行文。主要指公告、函和知照性通知。
多行文指即可向上又可向下，还可以平行的行文，具有行文方向的不确定性。如意见、函（申请函、商洽函、答复函）以及采用标准格式的纪要等文种即属此种情形。
例子：×× ×年二月十五日夜，天降大雪，省农资公司××仓库保管员张××，在值夜班时违反工作制度，酒后吸烟，熟睡后酿成火灾。报警灭火后，清点库存，损失货物价值达一万余元。张××玩忽职守，使国家财产遭受了重大损失，现决定给张××开除公职、留用察看一年的处分，并罚款七百元。要求据此写一份通报。
××化工厂关于给予×××行政开除处分的决定
杨××，男，28岁，群众，1984年参加工作，现为厂配料车间工人。 ×××年×月×日1时至4时，杨××在值夜班时违反工作纪律，因睡觉失查而造成K502大型搅拌机的损坏，直接造成经济损失5万元，因停产造成间接经济损失20万元。根据《企业职工奖惩条例》及我厂的有关规定，厂务会研究决定：
1.给予杨××开除厂籍处分。
2.根据《中华人民共和国劳动法》的有关规定，给国家集体财产造成重大经济损失，应负法律责任，故将杨××一案移交司法部门依法处理
显然，上述两则材料的性质是相同的，可为什么一份材料要求写成通报，另一份材料却写成了决定，它们之间到底有何区别？
一、出发点与侧重点不同。奖惩性决定重在处置，它的着眼点在于奖惩有关单位或个人，它代表了领导层的权威意志。奖功罚过是其首要目的，教育或警示他人是其次要目的。通报的目的则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育或警示。表扬性通报对被表扬的单位主要是理解上级的精神，更上一层楼；而对后进单位主要是学习受表扬单位的经验，起步前进；对一般单位主要是学先进、找差距、定措施。批评性通报，对一般单位主要是对照自己，防患于未然；对有类似问题或尚有隐患存在的单位则鸣钟警戒以根除侥幸心理。总而言之，奖惩性决定重在处置，奖功罚过；表扬批评性通报重在教育比照，或先进示范，或以儆效尤。
二、标题写法不同。表彰性决定的标题格式通常如下：“关于授予×××称号的决定”或“关于给予×××表彰的决定”，如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》。处分性决定的标题格式通常如下：“关于对××的处理决定”，如《关于对“六·二八”重大责任者××的处理决定》。决定的标题中常常含有处置性动词，诸如授予、处理、给予等动词。我们再来看看表扬批评性通报标题的实例，如《××××自治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报》、《××市卫生局关于医生汪××滥用麻醉品造成医疗事故的通报》。我们可以看出，表扬批评性通报的标题中一般不使用处置性动词。
三、正文的组成不同。奖惩性决定一般先简要叙述先进事迹或错误事实，然后
写明组织的处理决定；表扬性通报与批评性通报的写法略有不同。前者的正文部分一般包括以下内容：1.概述先进事迹，表明通报发出单位对通报事项的态度。2.指出先进单位或个人的主要做法经验，或叙述事情发生的经过并分析事件的意义。3.提出要求和希望，号召大家学习。后者的正文部分一般包括以下内容：1.叙述错误事实经过。2.表明通报发出单位对事件的态度及处理意见。3.分析错误或事故产生的原因与危害性。4.提出要求，警示其他单位或个人。奖惩性决定重在处置，表扬批评性通报重在宣传与教育，正文的构成自然不同。
从以上分析，我们可以发现：奖惩性决定与表扬批评性通报的根本区别在于阐述问题的角度、侧重点的不同。明白了这一点，我们就不会把两类文种混用了。
决定 对重要事项和重大活动作出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当决定的事项
通报 表彰先进 ；批评错误；传达重要精神或情况 公告 向国内外宣布重要事项或法定事项 通告 公布社会有关方面应该遵守或周知的事项 通报 表彰先进 ；批评错误；传达重要精神或情况
通知 批转下级机关公文；转发上级机关或不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免有关人员
通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。
通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级
党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。通报是各级机关、企事业单位和团体经常使用的文种。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。
公告是一个词语，其意思是政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布。其中包含两方面的内容：一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等；二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。
（三）“请示”与“报告”的适用与区别问题
“请示”是办件，适用于向上级机关请求批示、批准，需要回复；“报告”是阅件，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，一般不需回复 。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以“请示”公文为主，将“报告”的内容作为附件，附在“请示”后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
“报告”是陈述情况、总结工作的一种公文，工作中使用的频率比较高。简单地说，“报告”是有去无回，报告完了不需要对方回复。比如，“×××局关于大讨论活动的情况报告”，只要把大讨论活动的开展情况讲清上报就可以了，上级单位一般不会做任何回复。“报告”一般是单位与单位之间的公文来往，个人与单位之间使用的比较少，仅限于个别情况，比如，个人的述职报告，就是个人向单位党委汇报工作时使用的。但要注意，在这里，“述职报告”中的“报告”，虽然也称“报告”，但一般是不作为正式文件处理的。作为一个文种，“报告”是上行文，这一点，和“请示”相同。