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XXXX公司员工手册 2012年2月第1版
③ 办公室负责公司所有文件材料的归档与保管工作；负责保管公司承接的有关工程项目资料，包括施工合同、项目定包管理协议、协议书及工程项目从开工到竣工的所有项目资料。
④ 工程部负责收集、整理和装订公司承接的有关工程项目资料，包括工程项目自开工报告至工程竣工验收报告止的所有法定资料，并将整理装订好的工程项目资料及时交办公室存档保管。
⑤ 加工厂负责收集、整理和保管工厂设备资料。 2、 项目资料管理权限
A． 属于公司承接的工程项目，其所有项目资料由办公室负责保管。 B． 属于公司外部的人员使用公司资质资源承接的工程项目，其所有项目资料由综合部负责保管。
3、 资料的收集 ① 施工合同
与发包方或建设单位签订的施工合同，由合同经办人在施工合同签订后5日内按第2条的规定将签订的施工合同交至管理部门存档管理。逾期公司将视情况进行 元的处罚。
② 项目、技术资料
在工程项目竣工验收结束后10个工作日内，工程部或项目部必须将收集、整理并装订好的与该项目相关的所有资料（包括图纸、开工报告、材料试验报告、隐蔽验收资料、性能检测报告、竣工验收报告等）按第2条的规定交至管理部门存档保管。逾期公司将视情况进行 元的处罚。
③ 设备资料
由工厂指派一名（兼职）设备管理员，负责收集、整理和保管公司所有
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设备相关资料。设备管理文件材料包括：设备购置申请单；设备购置协议书或订货合同、设备开箱验收单；装箱单；设备安装说明书；产品使用说明书；产品合格证；产品原理图等。
④ 会计资料
A． 财务部负责会计档案材料的积累和立卷工作。
B． 会计档案材料的内容包括：会计凭证、会计账簿、会计报表。 C． 会计档案材料的整理与立卷遵循财务收支过程的规律，按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册，并按规定立卷整理。
4、 档案借阅
① 档案资料原则上应在资料室查阅，确需借走的，须经有关领导批准，并由借阅人在借阅登记表上签字。
② 借阅涉及企业机密性质的档案资料，须经部门经理签字报总经理批准方可。会计档案只允许财务人员在部门领导批准后借阅。
③ 借阅、调阅、复制各种档案资料，须经有关领导批准，并只准借阅、调阅和复制审批单内所列内容。
④ 借出的档案资料归还期应在10日之内，如需续借应重新登记。借阅、归还时应当面点清。
⑤ 借阅档案资料的人员，对所借档案、资料应负安全保密之责，不能外传，不能泄密，不能失密。
⑥ 借阅档案资料的人员，应保持所借档案、资料的清洁、完整，不准拆卷、涂改、污损。
5、 档案保管
档案管理员应采取防潮、防火、防蛀、防腐、防盗等有效措施妥善保管
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档案资料，确保档案资料安全。因管理不善造成档案资料丢失、损坏的将追究档案管理员的责任。
6、 档案保管期限
① 永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的档案，应列为永久保管。它主要包括：一、公司工作中制成的重要文件，如决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划或总结、重要的请示、报告以及有关机构设置、人事任免的文件材料。二、上级机关颁发的与本公司业务有关并需要贯彻执行的重要文件。
② 长期保管：保管期限在5—15年。凡在相当长时间内公司需要查考的档案，应列为长期保管。它主要包括，本公司和上级机关制成的，在相当长时间内需要查考的文件材料。
③ 短期保管：保管期限在5年以下。凡在较短时间内公司需要查考的各种文件材料，应列为短期保管。
④ 档案保管期满，要进行一次鉴定，该延长期限的就延长，该销毁的就履行销毁手续进行销毁。
7、 档案销毁
档案保管期满，填写档案销毁清册，经复查，领导批准后即可销毁。
十一、保密工作管理规定
为加强公司员工的保密意识，防止公司重要信息、资料外泄，给公司造成不必要的损失，特制定本规定。
1、 职责
保密工作的监督执行工作具体由办公室负责。主要任务和职责：
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A.负责起草有关保密方面的管理制度，经总经理批准后，组织实施； B.确定公司的保密范围、内容、保密密级； C.确定公司的保密部门和岗位、保密义务人；
D.加强保密部门和岗位的秘密文件、材料和其他秘密载体等档案材料的管理，建立保密档案。
E.负责对公司员工宣传保密观念和意识，宣贯保密制度； F.监督公司保密措施的实施。 2、 保密范围 ① 经营信息
A．公司重大决策中的秘密事项；
B．公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
C．公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录； D．生产、销售、采购等信息资料及客户档案； E．公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； F．公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； G．公司员工人事档案、工资、劳务性收入及资料； H．公司内部管理制度。
② 技术信息：包括各设计文件、技术资料等。 ③ 其他经公司确定应当保密的事项。 3、 公司的保密等级及保密期限：
公司的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。保密期限规定为：“绝密”为十年，“机密”为六年，“秘密”为四年。
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