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《文件管理制度》
1目的
为加强集团公司对内、对外文件的起草、审批、发文、归档、销毁等流程的控制管理，使文件管理制度化、程序化、规范化，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于集团及子公司运营往来中的文件资料、公文、联系函及公司内部的收发文、规章制度等所有文件。
3文件分类
公司内部文书主要分为：A类-机要文件、B类-重要文件、C类-普通文件三类。
3.1机要文件 （A类）
3.1.1公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记材料、合同书、资质证书、不动产权利书等特别重要的原始文件；
3.1.2公司董事会、经营层会议性文件，包括会议通知、会议材料、会议记录（纪要）、会议决议等；
3.1.3公司级年度工作计划、工作总结及相关材料； 3.1.4财务类各种对内统计报表、各类单据；
3.1.5公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等； 3.1.6所有涉及保密工作的文件资料； 3.1.7其他所有定义的机要文件。 3.2重要文件（B类）
3.2.1外来文件：政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、供方提供的技术文件等；
3.2.2公司对内、对外公务文书，包括红头文件、请示汇报、函等；
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3.2.3与公司经营管理相关的各类统计报表；
3.2.4合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等； 3.2.5质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）、程序文件、作业指导书、质量记录等；
3.2.6技术类文件：技术标准、图纸、工艺文件、作业指导书、任务书、协议书、验收标准、评审意见、现场签证等。
3.2.7行政类文件：公司发文、行政事务性文件、公司内部非决策性会议相关材料等；
3.2.8人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等； 3.2.9各部门的工作计划、总结等；
3.2.10公司历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、音像资料等；
3.2.11以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训材料；
3.2.12公司内部培训课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。 3.3普通文件（C类）
3.3.1各部门非涉密呈批文件。
3.3.2各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要）。
3.3.3部门培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。 3.3.4公司的简报、内刊。 3.3.5公司其他定义的普通文件。 4文件制作规定
凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。
4.1红头文件
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红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下： 4.1.1红头文件模板参见《红头文件》模板（附件1）； 4.1.2用纸要求：标准A4纸；
4.1.3字号要求：红头用初号华文中宋加粗，发文字号用3号仿宋，标题用3号宋体，正文用4号仿宋体；
4.1.4文件要素标识：
a.发文字号：由发文公司、部门代字、年份和序号组成，用3号仿宋体，居中排列，例如“XX字”是XX集团有限公司集团综合中心行政部发；年份置于六角括号〔 〕中，用阿拉伯数字标出全称，如2013年为〔2013〕不能简化为“13”；序号是发文的流水号，用阿拉伯数字标识，序号不编虚位，不加“第”字。
b.标题要求：一般由发文部门、发文事由(关于??的)、文种组成。标题用3号宋体字居中，可分1行或多行居中排列；回行时，词义完整的词语不得拆分。
c.主送部门：使用全称或规范化简称、统称。靠左侧顶格用4号仿宋体字标识。
d.正文要求：是文件的主体部分，正文的内容应准确、鲜明、完整地表达发文意图、目的和要求。正文用4号仿宋体字，文中数字、年份不能分行。
e.附件要求：是正文内容的组成部分，与文件正文具有同等效力。在正文末尾下空1行，左空2字，用4号仿宋体字表明“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，并与正文一起装订。
f.成文日期：是指文件生效时间。成文日期和落款用4号仿宋体字。为加强其准确性，成文日期使用汉字（一二三四五六七八九〇）书写，例如二〇一三年七月一日。
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g.主题词：是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词语。“主题词”用4号黑体字，居左顶格标识；词目用4号仿宋，词目之间空1字，由类别词、类属词、文种组成，一般不超过5个主题词。
h.文件发送：分为主送、抄送和抄报三种形式，用4号仿宋。主送为主送部门，是指上级部门向同级部门或下级部门发送文件；抄送，是指除主送部门之外需要知晓公文内容的其他部门，多部门时用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号；抄报，是下级部门向上级部门或领导发送文件。
i．印发部门和印发日期：位于抄送部门之下占1行位置，用4号仿宋体字，印发部门于左空1字，印发日期于右空1字。
4.2请示报告文件
4.2.1适用于下级部门向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都应以呈批文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件时，则以呈批文件附件的形式上报；
4.2.2请示报告模板参见《请示报告》模板（附件2）。 4.3会议纪要
4.3.1主要用于公司主要会议、部门会议等各项重要会议，便于后期追朔及执行。
4.3.2编号要求：由公司名简称、部门简称（英文缩写第一个字母）、年份和序号组成，如：XXX集团有限公司行政部会议纪要的编号为 “XXX-XZ-2013-001”。
4.3.3会议纪要字体要求：标题用一号黑体字，内容标题用三号宋体字，其他用四号宋体。
4.3.4会议纪要模板参见《会议纪要》模板（附件3） 4.4其他文件格式
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