发布时间 : 星期日 文章公文管理规定更新完毕开始阅读
3.4.2审批流程
3.4.3文件模式及编号管理
1）体系文件及质量文件的编号（包括手册、程序文件、质量文件）引用《文件控制程序》ＤＤＸＴ/ＣＸ-01-2008标准执行。
2）公司管理文件、技术文件、质量文件的编号规则 ①首页模式
首页由三部分构成，一是由公司标识+公司名称（黑体三号字）；二是文件名称（黑体初号字）；三是文件编号、版本号、编制、审核、批准、实施日期及同期作废文件。如下图所示。
②编号
? 文件编号
公司的文件编号一般情况下采取两种编号并行的模式，一种如下图所示，另一种为ＳＧＢ公司的文件编号规则，详见附件。
? 文件类型列表
类型 管理类
代表符号 GL
类型 技术类 4
代表符号 JS
质量类 工艺类 ? 部门简称列表 部门 简称 内审部 NS 总工办 ZA 采购 CG 人力资源 RL 质管 ZG 工艺 GY ③版本号及修订状态 ZL GY 流程类 LC 部门 财务 项目办 销售 工会 生产 保卫 简称 CW XM XS GH SC BW 部门 技术 计算机中心 总经办 仓储 设备 简称 JS JX ZB CC SB 文件主要内容发生改变或大幅度改变，则需更换版本号。文件的版本号以A、B、C---表示，即第一版用“A”、第二版用“B”，依次类推。
文件的主题思想没有变化，只更换姓名、电话等小的修订，则不需更换版本号，只更换修订号就可以了。修订状态以0、1、2---表示，
如“A/0”表示该文件第一版，未经过修订。“A/1”表示该文件经过第一次修订。 注：更改版本号，则修订号为0。 ④编制、审核、批准及实施日期
编制是指文件编制人员，审核一般情况下是指编制人员的部门负责人或主管副总，批准是指编制人员的主管副总或总经理。
⑤同期作废文件
同期作废文件是指与发布的文件相冲突或需要废止文件名称、编号、发文日期等内容。
注：如新发布的文件需要修订或变更，为保证历史沿革，则将该文件的原始信息保留，在下面加入新修订的相关信息。
3.4.4规章制度类在ＯＡ上的上传路径及保存期限
1）规章制度类文件经审批通过后，在ＯＡ上予以公示，上传路径为“企业文化”类中“规章制度”栏目下，同时总经办文书在上传规章制度时，根据规章制度类文件中作废文件目录将已作废文件在ＯＡ上撤销并存档记录。
2）规章制度类文件的保存期限自上传之日起至被作废之日止。 3.5通报类
通报类文件包括但不限于“管理通报”，“质量通报”，“安全通报”等。 3.5.1通报类的审批流程
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部门起草文件部门负责人审核主管副总审核ＯＡ上以会签模式或电话征求涉及部门负责人意见根据反馈意见进行修订总经办文书核稿、编号、打印、用印管理副总审批主管副总审核部门负责人审核总经办文书按发文稿纸要求签审总经办文书负责转换成ＰＤＦ模式在ＯＡ上公示移动办公系统公示及手机短信通知原件存档 3.5.2通报类文件在ＯＡ上的上传路径及保存期限
1）通报类文件在经审批通过后，在ＯＡ上予以公示，上传路径为：“公告园地”类中的“总公司公告”栏目下。
2）通报类文件的保存期限自上传之日起至下一年度的5月31日止。 3.6通知类
包括各类通知，手机群发短信等。 3.6.1通知类的审批流程
部门起草文件部门负责人审核主管副总审核总经办文书核稿、编号、打印、用印总经办文书按发文稿纸要求签审原件存档移动办公系统公示及手机短信通知总经办文书负责转换成ＰＤＦ模式在ＯＡ上公示
3.6.2通知类的上传路径及保存期限
1）通知类文件在经审批通过后，在ＯＡ上予以公示，上传路径为：“公告园地”类中的“总公司公告”栏目下。
2）通知类文件的保存期限自上传之日起至下一年度的5月31日止。 3.7**之声
**之声由公司编辑整理各部门上报稿件，汇总后编制“欣泰之声”。 3.7.1**之声的审批流程
**之声由工会文员负责编辑整理各部门上报的稿件，经工会主席审核后，报管理副总审批。由总经办文书负责上传ＯＡ公示。
3.7.2欣泰之声的上传路径及保存期限
1）**之声在经审批通过后，在ＯＡ上予以公示，上传路径为：“公告园地”类中的“总公司公告”栏目下。
2）**之声的保存期限自上传之日起至下一年度的5月31日止。 4.对外发送文件的管理
公司对外行文、发送资料一般情况下以直接呈报、邮寄（托运）、传真、Ｅ-mail四种形式为主。 4.1呈报
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呈报一般情况下是指公司的“请示”、“报告”，用红头文件纸打印，加盖公司公章后，以带公司名头的档案袋封装，直接呈报至政府机关。
4.2邮寄（托运）
邮寄（托运）是指公司对外发送及上报的文件、资料（包括公司标书、函、合作协议、意向书等）使用公司统一印刷的信封、资料袋、手提袋等封装后，邮寄（托运）出去。
4.3传真
传真是指公司对外联系的文件、资料以传真的形式发送给对方。 4.4Ｅ-mail
公司与其它公司或部门联系，使用电子邮件时，要求统一使用公司邮箱或公司要求的邮件模式。文件、资料以扫描件或照片形式为主。
5.违规处罚
未按本规定执行的，一经发现视情节轻重给予100-500元经济处罚，涉及经济损失的，按司相关规定执行。
6.生效、修改及其它
6.1本制度经中层及以上领导会签、总经理批准后生效执行，修改亦同。 6.2本制度生效后，原相关制度中与上述条款重合的自动失效。 6.3本制度的解释权归人力资源部。 7.附件
7.1公司公文稿纸模版 7.2“请示”例文 7.3“公告”例文 7.4“业务联系函”例文
附件2：“请示”例文
关于在我公司开展×××工作的请示
××部门：
近一段时间来，我公司×××××××××，为了×××××××，拟在我公司开展×××××××××。
具体意见如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。 二、××××××××××××××××××××××。
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