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山东明瑞化工集团有限公司老城分公司 文件控制程序 章节号： SDMR/CX -01 第2页 共3页 版本号/修改状态： B/0 4.2.5.2程序文件
公司名称代号/程序文件代号—程序文件顺序号，例SDMR/CX- 03表示山东明瑞化工集团有限公司老城分公司第三份程序文件。
4.2.5.3记录
记录代号/程序文件或技术、管理代号—记录顺序号。
例JL/CX-02-01表示 ：公司编制的第2程序文件的第1个记录。
4.2.5.4技术性文件、管理性文件由综合办统一编号。
4.2.5.5技术性文件以JS表示，管理性文件以GL表示，文件编号用阿拉伯字母01，02，03，…表示。例：JS/SDMR-05或GL/SDMR-05表示公司发布的第5个技术性文件或第5个管理性文件。若GL/SDMR-05-F表示公司发布的第5个管理性文件。
4.3文件的发放
4.3.1由文件管理部门按要求发放文件，并做好文件分发记录。
4.3.2文件在发放前，主管部门必须在其封面上表明受控标记及编号。
4.3.3接受部门在接受标有受控标记文件时须在《文件发放/收回配发登记表》上签字。 4.3.4当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件主管部门将破损文件销毁，并填写好《文件销毁记录单》。
4.3.5当文件使用人将文件丢失后，按规定办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，文件管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，文件的分发号通知各部门，防止误用。
4.4文件的更改、作废
4.4.1文件需要更改时，由提出部门办理有关手续，填写《文件更改通知单》，说明更改原因及更改内容，对重要的更改要附有充分的证据，经批准同意后进行更改。文件更改后，由文件的管理部门按规定做好收回、发放工作，并做好记录。
4.4.2文件更改在更改单上注明更改前、更改后的内容，B/0类文件更改采取换页更改，其它可以采用划改形式，并盖上“文件更改专用章”。
4.4.3文件更改的审核、批准由原审核批准人或部门进行，当原审批人不在职时，可由接替人或部门在获得原审核依据的背景资料后审批。
4.4.4文件更改批准后，换页更改的由综合办按归口控制和管理范围，统一发放更改页。文件更改时注明更改标记和更改生效时间。C类文件的更改在《文件发放/收回配发登记表》上做好更改标记。
4.4.5文件经多次更改或文件需进行重大修改时，进行换版，原版次文件作废，换发新版本。对因特殊需要（如积累知识，用作档案保存等）保留的任何作废文件都经归口管理部门批准，做好记录，加盖“作废留存”章进行标识。
4.4.6综合办每年对公司所有文件进行一次检查，确保在任何场合使用处，可获得受控文
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山东明瑞化工集团有限公司老城分公司 文件控制程序 章节号： SDMR/CX-01 第3页 共3页 版本号/修改状态： B/0 本文件的有效版本。 4.5文件的保管
4.5.1所有文件按归口控制和管理范围，由综合办统一编号，山东明瑞化工集团有限公司老城分公司内部制定的文件都在综合办保留一份存档，各部门负责本部门使用文件的保管。
4.5.2审批后的文件按下列时间要求向综合办移交归档： A、管理性文件每半年移交归档。
B、技术性文件和外来文件即时移交归档。
4.5.3综合办在收到主管部门移交的文件后，按照档案管理工作标准进行分类、整理、立卷、归档等全过程工作，同时履行保密责任。
4.5.4已失效的文件由主管部门负责组织在发放新文件时一并收回，并在《文件发放/收回配发登记表》上注明。
4.5.5失效的文件加盖“作废”印章，文件管理员填写《文件销毁记录单》，经主管部门负责人批准后统一销毁。
4.5.6需临时借阅文件的人员，填写《文件借阅复制申请表》，经主管部门批准后方可借阅文件，借阅者在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理员负责及时追回，文件的复制需经主管部门同意，管理者代表批准并做好登记，对受控文件按规定办理相关手续。
4.5.7文件管理员在每次内部审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
4.6外部文件的管理
4.6.1直接引用的各类外部文件，由文件对口管理部门负责人在外来文件登记上予以登记，识别批准做好受控标记后方可使用，综合办每年一次检查外部文件（各级标准、工程图样）是否属于有效版本并及时更换过期文件，外部文件的发放、保管、作废同公司内部文件相同。
4.6.2各文件管理部门对发放到企业外部的受控文件（如外协件的加工图样技术规范等）进行发放登记及更改、作废的控制。
4.6.3每年由管理者代表组织相关部门对现有质量、环境和职业健康安全管理体系文件进行定期评审，各部门结合实际情况每年进行评审一次，必要时予以修改，修改后的文件按4.4的要求执行。
4.6.4综合办负责保存技术性文件及管理性文件的《受控文件清单》、《发放/回收，配发登记表》，贮存期为长期贮存。《文件、借阅复制申请表》、《文件更改通知单》、《文件销毁记录单》、《外来文件登记表》，保存期为三年。
5．记录
JL/CX- 01-01 《文件发放/收回配发登记表》 JL /CX- 01-02 《文件借阅、复制申请表》 JL /CX- 01-03 《文件更改通知单》 JL /CX-01-04 《受控文件清单》 JL /CX -01-05 《文件销毁记录单》 JL /CX--01-06 《外来文件登记表》 JL /CX--01-07 《有效文件配备表》
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山东明瑞化工集团有限公司老城分公司 章节号： SDMR/CX-02 第1页 共2 页 记录控制程序 版本号/修改状态： B/0 1． 目的
控制和管理记录，提供公司产品质量符合规定要求和QEO体系有效运行的证据。 2． 适用范围
适用于公司QEO体系所有相关记录，包括来自供方的记录。 3． 职责
3.1综合办负责公司记录归口管理，对记录的标识进行批准，按本章所述组织实施对记录进行标识、贮存、保护、检索和处臵规定保存期限。
3.2各职能部门负责本部门使用记录的控制和管理。 3.3记录填写人员对其记载的记录的真实性、有效性负责。 4． 工作程序 4.1记录标识
4.1.1记录按《文件控制程序》4.2.5.3中的规定标识； 4.1.2各部门资料员负责收集、保护本部门的记录 。 4.2 记录的填写要求
4.2.1数据真实可靠，前后衔接；数据清晰、字迹工整、清晰；栏目填写完整。 4.2.2记录不得随意更改，特殊情况需要更改时划改并由划改人员签名或盖章，不符合规范的修改记录，不能作为质量评价依据。
4.3记录的检索
《管理评审》和《内部管理审核》记录由综合办负责收集，并进行编目；其它管理性记录按《记录清单》指定的贮存部门负责收集，由综合办统一编目，以便于检索。
4.4记录的贮存、保护
4.4.1需长期贮存的记录有《管理策划记录》、《管理评审记录》、《内部管理审核记录》，由相关部门交综合办贮存、保护，其余由各部门按本文规定进行保护、贮存。
4.4.2来自供方的记录由各生产部门保护、贮存。拷贝或电子媒体由生产部保护贮存。 4.4.3记录的贮存处要做到防火、防盗、防潮、防蛀。
4.4.4记录的保存期分长期保存、三年期两种，对顾客有特别保存期要求的，则按协商后确定的保存期保存。
4.5记录的查阅
4.5.1记录的保护、贮存部门对公司有关部门和人员需借阅记录时，办理借阅手续，填写 《文件借阅复制申请表》。
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山东明瑞化工集团有限公司老城分公司 章节号： SDMR/CX-02 第2页 共2 页 记录控制程序 版本号/修改状态： B/0 4.5.2合同要求时，在规定期限内的记录可提供顾客或指定代表供评价时查阅，其它顾客需查阅记录时，经归口管理部门负责人同意后在指定的部门进行，对顾客提出索取的记录，归口管理部门向管理者代表提出申请，同意后方可提供复印件。
4.6记录的处臵
4.6.1公司记录的处臵由各部门提出处臵申请，填写《文件销毁记录表》报综合办主理审核，经管理者代表批准后销毁。
4.6.2各部门的记录，由部门提出处臵申请，填写《文件销毁记录表》由综合办负责人批准后销毁。
4.7《记录清单》由综合办长期保存，其它记录由经办部门负责保存，保存期为三年。 5、相关文件
SDMR/CX-01 《文件控制程序》 6、记录
JL /CX -02-01 《程序记录清单》 JL /CX -02-02 《生产记录清单》 JL /CX -02-03 《支持文件目录清单》
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