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四、公文的格式
.国家技术监督局于1988年9月5日公布了《国家机关公文格式》，代号GB9794—88，1999年12月27日又对其进行了修订，代号为GB/T9704-1999，对公文构成要素、公文格式、印装规格作了明确规定。
（一）公文结构的三部分
公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。
置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。 置于主题词以下的各要素统称版记。
（二）公文的要素及格式 1.眉首部分
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。 （2）秘密等级和保密期限
秘密等级，一般分为“绝密”、“机密”、“秘密”3类。
如需标识秘密等级，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（3）紧急程度
紧急程度，一般分为“特急”、“急件”2类。
如需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（4）发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，居中排布，用红色字体。所以公文有称“红头文件”。
例：重庆邮电大学文件 （5）发文字号：
由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机关标识下方居中排布。 例：重邮[2005]32号
（6）签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字后标全角冒号，冒号后标识签发人姓名。
发文字号之下4MM处为一条与版心等宽的红色反线。
注意：下行和平行公文的眉首部分，必须出现的要素是发文机关标识和发文字号；上行公文的眉首部分，必须出现的要素是发文机关标识、发文字号和签发人。
2.主体部分 （1）公文标题
发文机关+事由+文种
红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。 （2）主送机关（俗称“台头”）
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标题下空1行，左侧顶格。
（3）正文
主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。 （4）附件
公文如有附件，在正文下1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如：
附件：1.XXXXX
2.XXXXX
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。 （5）印章
公文在落款处一般不署发文机关名称，只用印章，印章用红色。 （6）成文日期
用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字，“零”写为“〇”。成文时间一般位于正文右下方。
（7）附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项加以说明得得文字。公文入有附注，用3好仿宋字体，居左空2格加圆括号标识在成文日期下一行。
注意：公文的眉首部分，必须出现的要素是公文标题、正文、成文日期、公文生效标识。
3.版记部分
（1）主题词
主题词是标示公文内容特征和归属类别的关键词语。居左顶格标识，后标全角冒号；词目之间空1字。
例：关于XX等6名同志职务任免的通知 主题词：干部 任免 通知 （2）抄送
抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关，应使用该机关全称或规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后标
识抄送机关名名称。
（3）印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 （4）版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
【课堂提问】下面这份公文在格式上存在一些问题，请问问题在什么地方？
清河县农业局文件
清河县农业局35号
清河县农业局关于申请办公设备购置经费的请示
清河县财政局：
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根据清河县政府《关于加强办公自动化建设的通知》文件精神，我局拟全面开展办公自动化建设工作，需购置电脑、复印机、传真机等办公设备。为此，特申请办公设备购置经费二十五万整。
当否，请批复。
附件：《清河县农业局办公设备购置清单及具体费用》
清河县农业局 2006年2月25日
主题词：划拨 办公设备 经费 抄送：清河县政府 清河县农业局 2006年2月25日印发 1.发文字号不规范；2.文种错误；3.正文结语不对；4.附件位置不对；5.成文日期没有用汉字；6.主题词缺少文种；7.抄送机关位置不对；8.印发机关和印发日期位置不对；9、印发机关应为该机关的办公室。
清河县农业局文件
清农字〔2006〕35号
清河县农业局关于申请办公设备购置经费的函
清河县财政局：
根据清河县政府《关于加强办公自动化建设的通知》文件精神，我局拟全面开展办公自动化建设工作，需购置电脑、复印机、传真机等办公设备。为此，特申请办公设备购置经费二十五万整。
望即函复。
附件：《清河县农业局办公设备购置清单及具体费用》
清河县农业局
二〇〇六年二月二十五日
主题词：划拨 办公设备 经费 函 ˉ抄送：清河县政府 ˉ清河县农业局办公室 2006年2月25日印发
【课堂练习】
根据以下内容提示拟写公文标题：
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1.ＸＸ大学就ＸＸ系学生ＸＸ擅离学校，违反学校纪律，给予警告处分一事发出文件，使全校师生周知。
2.XX省人民政府发文要求所属各地区、各市切实加强甲型H1N1流感防控工作，以保持社会稳定。
3.XX县工业局为请求购置防暑设备的经费，特向该县财政局制发文件。
4.XX省财政厅对本省农业厅申请批准拨款购置办公设备的来文制发复文，批准对方的请求。 5.国家ＸＸ局就当前农村基层土地管理人员队伍的现状和存在的问题向国务院行文汇报，并对如何进一步加强这支队伍提出了具体的建议。
参考答案：
1.XX大学关于XX同学擅离学校被给予警告处分的通报 2.XX省人民政府关于切实加强甲型H1N1流感防控工作的通知 3.XX县工业局关于购置防暑设备经费的申请函
4.XX省财政厅关于XX省农业厅申请办公设备购置经费的复函 5.国家ＸＸ局关于加强当前农村基层土地管理人员队伍的意见
第二节 常用公文的写法
一、通告
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （一）通告的适用范围
通告的适用范围较广泛。（1）可由国家、地方各级行政机关发布，也可由一般群众团体、企事业单位发布；（2）通告内容的涉及面非常宽泛，事项可大可小。 公告和通告的区别:
（1）宣布的事项不同。通告用于宣布一般性事项，公告则用于宣布重大事件。 （2）公布的范围不同。通告在国内一定范围内公布，公告则面向国内外。
（3）发文的机关不同。通告可以由各级政府机关发布，也可由一般企事业单位发布， 公告只能由国家高级权利机关发布。 它们有什么问题吗？
重庆市电力局停电公告 重庆市XX公司开业公告
它们都不应该用公告，而应该用通告。
（二）通告的发布方式
通告可以张贴、登报或通过其他媒体传播，也可以以文件形式下达或发布，一般也没有直接的主送机关。
（三）通告主体部分的写法
通告的主体一般由标题、正文、发文机关和成文日期构成，另外再加盖印章。
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