转《建设电子文件与电子档案管理规范》

5.3.3 对经过初步鉴定的建设电子文件应进行著录,并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。

5.3.4 对已收集积累的建设电子文件,应按业务案件或工程项目来组织存储。

5.3.5 对存储的建设电子文件的命名,宜由三位阿拉伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成,数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号,汉字部分则体现本电子文件的内容及特征或图纸的专业名称和编号。建设电子文件保管单元的命名规则可按照建设电子文件的命名规则进行。

5.3.6 建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联,在内容、相关说明及描述上应保持一致。

6 建设电子文件的整理、鉴定与归档 6.1 整理

6.1.1 建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。

6.1.2 对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件,业务案件办理完结或工程项目完成后,应在收集积累的基础上,对该案件或项目的电子文件进行整理。

6.1.3 整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律,保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系,便于建设电子档案的保管和利用。

6.1.4 同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进行。

6.1.5 建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。 6.1.6 建设电子文件的著录应按照《城建档案著录规范》(GB/T50323-2001)进行,同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的著录项目和其他标识信息与数据。

6.2 鉴定

6.2.1 鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程。电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。 6.2.2 归档前,建设电子文件形成单位应按照规定的项目,对建设电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。

6.2.3 建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。 6.3 归档

6.3.1 建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格的电子文件向本单位档案部门归档移交。

6.3.2 归档的建设电子文件应符合下列要求:

1 已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。 2 必须完整、准确、系统,能够反映建设活动的全过程。

6.3.3 建设电子文件的归档方式包括在线式归档和离线式归档。可根据实际情况选择其中的一种或两种方式进行电子文件的归档。

6.3.4 建设系统业务管理电子文件的在线式归档可实时进行;离线式归档应与相应的建设系统业务管理纸质或其他载体形式文件归档同时进行。工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。

6.3.4 建设电子文件形成单位在实施在线式归档时,应将建设电子文件的管理权从网络上转移至本单位档案部门,并将建设电子文件及其元数据等通过网络提交给档案部门。 6.3.5 建设电子文件形成单位在实施离线式归档时,应按下列步骤进行:

1 将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件(或项目)按要求从原系统中导出;

2 将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上,同一案件(或项目)的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

3 对存储的建设电子文件进行检验。

4 在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面。封面内容的填写应符合本规范附录D的要求,同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。

5 将存储建设电子文件并贴好封面的载体移交给本单位档案部门。

6 归档移交时,交接双方必须办理归档移交手续。档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验,并按照本规范附录E的要求,填写《建设电子档案移交、接收登记表》。交接双方负责人必须签署审核意见。当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性时,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

6.4 检验

6.4.1 建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前,以及本单位档案部门在接收电子文件之前,均应对移交的载体及其技术环境进行检验,检验合格后方可进行交接。

6.4.2 勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工程电子档案应由建设单位进行检验。检验审查合格后向建设单位移交。

6.4.3 在对建设电子档案进行检验时,应重点检查以下内容: 1 建设电子档案的真实性、完整性、有效性;

2 建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联; 3 载体有无病毒、有无划痕;

4 登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全;

6.5 汇总

6.5.1 建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总,并对汇总后的工程电子档案按本规范6.4.3条的要求进行检验。

7 建设电子档案的验收与移交

7.1 建设系统业务管理电子档案的移交

7.1.1 建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定,定期向城建档案馆(室)移交已归档的建设系统业务管理电子档案。移交方式包括在线式和离线式。

7.1.2 凡已向城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案的单位,如工作中确实需要继续保存纸质档案的,可适当延缓向城建档案馆(室)移交纸质档案的时间。

7.2 建设工程电子档案的验收与移交

7.2.1 建设单位在组织工程竣工验收前,提请当地建设(城建)档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时,应同时提请对工程电子档案进行预验收。

7.2.2 列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程,建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时,应当同时移交一套工程电子档案。

7.2.3 停建、缓建建设工程的电子档案,暂由建设单位保管。

7.2.4 对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案。对改变的部位,应当重新编制工程电子档案,并和重新编制的工程纸质档案一起向城建档案馆(室)移交。

7.3 办理移交手续

7.3.1 城建档案馆(室)接收建设电子档案时,应按照本规范6.4.3条的要求对电子档案再次检验,检验合格后,将检验结果按照本规范附录E的要求,填入《建设电子档案移交、接收登记表》,交接双方签字、盖章。

7.3.2 登记表应一式两份,移交和接收单位各存一份。

8 建设电子档案的管理 8.1 脱机保管

8.1.1 建设电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统,实现建设电子档案的在线管理与集成管理。并将建设电子档案的转存和迁移结合起来,定期将在线建设电子档案按要求转存为一套脱机保管的建设电子档案,以保障建设电子档案的安全保存。

8.1.2 脱机建设电子档案(载体)应在符合保管条件的环境中存放,一式3套,一套封存保管,一套异地保存,一套提供利用。

8.1.3 脱机建设电子档案的保管,应符合下列条件:

1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层;

2 环境温度应保持在17~20℃之间;相对湿度应保持在35~45%之间; 3 存放时应注意远离强磁场,并与有害气体隔离;

4 存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光; 5 单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。

8.1.4 建设电子档案在形成单位的保管,应按照本规范8.1.3条的要求执行。

8.2 有效存储

8.2.1 建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,必须进行载体转换。 8.2.2 对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测及抽样机读检验,如发现问题应及时采取恢复措施。

8.2.3 应根据载体的寿命,定期对磁性载体、光盘载体等载体的建设电子档案进行转存。转存时必须进行登记,登记内容应按本规范附录F的要求填写。 8.2.4 在采取各种有效存储措施后,原载体必须保留三个月以上。

8.3 迁移

8.3.1 建设电子档案保管单位必须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前,将建设电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换,保证其在新环境中完全兼容。 8.3.2 建设电子档案迁移时必须进行数据校验,保证迁移前后数据的完全一致。

8.3.3 建设电子档案迁移时必须进行迁移登记,登记内容应按本规范附录G的要求填写。 8.3.4 建设电子档案迁移后,原格式电子档案必须同时保留的时间不少于3年,但对于一些较为特殊必须以原始格式进行还原显示的电子档案,可采用保存原始档案的电子图像。 8.4 利用

8.4.1 建设电子档案保管单位应编制各种检索工具,提供在线利用和信息服务。 8.4.2 利用时必须严格遵守国家保密法规和规定。凡利用互联网发布或在线利用建设电子档

案时,应报请有关部门审核批准。

8.4.3 对具有保密要求的建设电子档案采用联网的方式利用时,必须按照国家、地方及部门有关计算机和网络保密安全管理的规定,采取必要的安全保密措施,报经国家或地方保密管理部门审批,确保国家利益和国家安全。

8.4.4 利用时应采取在线利用或使用拷贝件,电子档案的封存载体不得外借。脱机建设电子档案(载体)不得外借,未经批准,任何单位或人员不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。 8.4.5 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.5 鉴定销毁

8.5.1 建设电子档案的鉴定销毁,应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。销毁建设电子档案必须在办理审批手续后实施,并按本规范附录H的要求,填写《建设电子档案销毁登记表》。

8.6 统计

8.6.1 建设电子档案保管单位应及时按年度对建设电子档案的接收、保管、利用及鉴定销毁等情况进行统计。

附录A 建设电子文件(档案)案卷(或项目)级登记表

内 容

工程地点

文件名 称

单 位

特征 联系方式 归档时间

载体类型 载体编号

硬件环境

(主机、网络服务 器型号、制造 设备厂 商等) 环境 操作系统

特征 数据库系统

软件环境

相关软件(文字处理工

(型号、版本等)

具、浏览器、压缩 或

解密软件等)

记录结构 (物理、逻辑)

口定长 记录总数

记录类型 口可变长

总字节数

口其他

文件记录字符、图形、

记录音频、视频文件格

特征 式

型号:

文件载体 数量:

备份数:

口一件一盘 口多件一盘 口一件多盘 口多件多盘

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