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第3章 Excel与工资管理
本章导读
本章主要介绍EXCEL2007在企业工资管理中的应用，包括基本信息的设置、员工考勤表的录入、工资计算及分配、工资数据汇总与分析、工资费用的分配及工资数据查询等功能。通过本章学习使读者初步掌握如何运用EXCEL2007中的函数、宏、图表分析等功能进行工资处理的基本方法与思路。
3．1 工资管理概述
3.1.1 工资管理的概念
职工工资管理是整个企业的财务管理中不可或缺的组成部分。工资的核算与管理不仅涉及到企业的每一个职工，而且涉及到企业的所有组织机构。传统的工资核算、记录和发放方式是依靠手工操作来完成的，计算比较复杂，业务量较大，常常需要花费大量的人力和时间，所以很多企业的会计电算化从工资管理开始。通过Excel来编制和管理职工的工资，可以简化每个月都须重复进行的统计工作，确保工资核算的准确性，提高工资管理的效率。
做好工资管理工作，正确计算职工工资，如实地反映和监督工资基金使用情况以及与职工的工资结算情况，是加强工资基金管理、降低工资费用的一个重要手段。工资管理的主要任务是通过工资基金计划反映工资基金的使用情况，监督企业严格执行国家颁布的有关工资政策和制度；正确计算每个职工应得的工资，反映和监督企业与职工的工资结算情况，贯彻按劳分配原则；按照工资的用途，合理地分配工资费用，以便正确计算产品成本。
3.1.2 工资管理的内容
按照企业管理与会计信息化处理的一般流程，工资管理一般包括初始化设置、日常业务输入、工资的计算、结算、分配及输出等。
1．系统初始设置
系统的初始设置主要是设置系统工作必不可少的各种编码信息和初始数据。在工资系统中由于各单位的工资项目一般相差较大，因此系统应具有设置适合具体单位需要的工资项目功能以便生成工资数据库。
2．日常业务数据录入 主要是录入考勤、产量工时等每月变动的工资数据。另外可能发生的人员变动和工资数据的变动也在此功能中处理。
3．工资计算与汇总
工资的计算包括职工基本工资的计算、应记合计、各类社会保险及福利费的计算、个人所得税的计算及实发工资的计算公式设定和计算。工资汇总配包括工资费用分类汇总、统计等。
4．工资数据的输出
工资数据的输出包括工资数据的查询、工资条、工资汇总的打印，以及向账务系统、成本核算系统输送规定格式的数据和工资管理所需要的各种管理信息等。
3.1.3工资管理实验资料
为了方便本章的数据处理与分析，本章以某民办高校经济管理学院为例，设计一个基本工资管理系统。该学院有关工资的基本信息资料如下：
(1) 经济管理学院共有会计系、工商系、营销系、信管系组成，职称有教授、副教授、讲师、助教等组成。每个员工的工资项目有基本工资、岗位工资、津贴、课时费、考勤扣款、养老保险、医疗保险、个人所得税、实发工资等项目组成。共有专职人员15人，其余以兼职教师为主。
(2)学院部分员工个人基本信息表如表3-1所示。
表3-1 员工基本信息表
编号 101 102 103 201 202 203 301 302 303 401 402 403 501 502 503 姓名 李宗民 李晓航 李办公 张明 王明 刘君 李晓民 张圣建 刘程 李晓军 李明 张红 李鹏 李红 王小黎 部门 办公室 办公室 办公室 会计系 会计系 会计系 工商系 工商系 工商系 营销系 营销系 营销系 信管系 信管系 信管系 职务 院长 副院长 主任 系主任 教师 教师 主任 教师 教师 主任 教师 教师 系主任 教师 教师 职称 教授 教授 工作时间 1997-08 2001-08 性别 男 女 女 男 男 男 女 女 男 男 男 男 女 女 男 年龄 备注 35 32 42 25 38 36 30 26 41 36 25 26 45 36 38 略 略 略 略 略 略 略 略 略 略 略 略 略 略 副教授 1999-08 教授 1997-08 副教授 1996-08 讲师 2002-08 副教授 1997-08 教授 讲师 教授 讲师 助教 讲师 助教 1993-08 1996-08 1996-08 1997-08 1993-08 1995-08 1994-08 副教授 1995-08 (3)部门及对应代码设置。 系办公室、会计系、工商系、营销系、信管系对应代码如表3-2所示。
表3-2 部门及对应编号
编号 部门 1 办公室 2 会计系 3 工商系 4 营销系 5 信管系 (3)职务与岗位工资、津贴标准如表3-3所示。
表3-3 职务与岗位工资、津贴标准
职务 院长 副院长 办公室主任 岗位工资 1500 1300 1000
津贴 2000 1500 1500
(4) 职称与基本工资标准如表3-4所示。
表3-4职称与基本工资标准
职称 基本工资 教授 1500 副教授 1000 讲师 800 系主任 1200 1500 教师 800 1000 助教 600 (5)请假与旷工扣款标准如表3-5所示。
表3-5 考勤扣款标准
出勤情况 病假 事假 旷工 每天扣款 20 30 60
(6)职称与课时费用、标准课时（每周）标准如表3-6所示。
表3-6标准课时及课时费表
项目 标准课时费 标准课时数 教授 60 8 副教授 50 10 讲师 40 10 助教 30 8 （7）社会保险以基本工资和岗位工资之和为基数，其比例如表3-7所示。
表3-7 社会保险扣缴比例表
项目 单位 个人 养老保险 20% 8% 医疗保险 8% 2% 3．2系统初始设置
员工基本信息及工资基本信息是进行工资管理的基础，需要建立Excel工作表来记录这些数据。以便进行工资的一系列处理。
3.2.1员工基本信息工作表的设置
根据已知实验资料，进行员工基本信息工作的设置步骤如下： 步骤1：打开Excel工作簿，命名一张“EXCEL与工资管理”，把sheet1更名为“教师基本信息表”，并根据表3-1 员工基本信息表，设置员工基本信息的项目及输入已知数据，如图3-1所示。
图 3-1 员工基本信息表格设置及基本信息数据输入
备注：
由于学院人员是不断变动的，所以网格线的添加应该是根据人员的添加自动添加的，其表格线自动添加方法参见其它章节介绍。
其中：
(1) 部门数据的输入
是根据员工编号，通过表3-2部门及对应编号表自动生产的，基本思路为：如果员工编号首位为1则部门名称为办公室，为2则部门名称为会计系。
根据表3-2部门及对应编号表数据在教师基本信息表中建立部门及对应编号对照表，并将此表定义为“部门编号”名称(有关定义名称的方法请参见其它章节内容)，如图 3-2所示。
在部门所在单元格C3输入公式“=VLOOKUP(VALUE(LEFT(B3，1))，部门编号，2，FALSE)”，其它部门单元区域直接复制D3单元格公式即可，结果如图 3-1所示。
图 3-2建立部门及编号对照表 小知识： 1.VLOOKUP()函数 功能： 在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定 列处的数值。 语法： VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 其中：Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为 数值、引用或文本字符串；Table_array为需要在其中查找数据的数据表； Col_index_num为 table_array 中待返回的匹配值的列序号；Range_lookup 为一 逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。 说明： 如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返 回错误值 #N/A。 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错 误值 #N/A。