发布时间 : 星期五 文章用户手册(PDM) - 图文更新完毕开始阅读
天纵图文档管理系统
用户操作手册（V3.2.8）
易皓 责任编辑
公司：天纵科技(软件)开发中心 网址：www.zoomsky.cn 电话：(86)730-5240398 传真：(86)730-5241006
电邮：sales@zoomsky.cn
天纵图文档管理系统操作手册 - 2 -
目 录
前言…………………………………………………….………………..…………..……………………...4
第一章 实施步骤……………………………………………………………..…………………………..5 1.1网络及系统配置……………………………………………….…….………………..……………..…5 1.2 静态数据录入步骤…………………………………………..………………….……………………..5 1.3系统培训及运行…………………………………….…….………………….……………………...…6
第二章 基础设置……………………………………….…………………..………………….…………7 2.1文件格式设置……………………………………….………………………………….…….…….…...7 2.2文件库设置………………………………………….…………………………………………..………8 2.3FTP站点管理……………………………………….…………………………………………..…….…8 2.4文件发送组别设置……….…………………………………………………………………..…………9 2.5文件分类…………………………………………………………………………..….…….………....10 2.6印章档案管理…………………………………………………………………………..….………….13 2.7加密签名/印章制作…………………………………………………………………..….……...…….13 2.8文件模板管理…………………………………………………………………..….…………....…….14 2.9文件范本管理…………………………………………………………………..….………………….14
第三章 文件流转………………………………………….……..……………….…………………..…15 3.1文件办理主界面…………………………………….…………………….…….…………….……….15 3.2文件创建……………………………………………….………………………….…………..……….17 3.3文件修改…………………………………………………………….………..……………………….18 3.4文件审批……………………………………………………….…………………………..………….19 3.5文件发送……………………………………………………….……………………..……………….20 3.6文件批办……………………………………………………….……………………..……………….21 3.7文件承办……………………………………………………….……………………..……………….21 3.8文件催办……………………………………………………….……………………..……………….22 3.9文件借阅……………………………………………………….……………………..……………….23 3.10文件阅读跟踪…………………………………………………….……………………..……..…….24 3.11文件回收…………………………………………….………………………….……………..…..….24 3.12文件销毁管理………………………………………………….……………………..………….…..25
第四章 档案管理………………………………………….……..……………….…………………..…26 4.1档案分类…………………………………………….…………………….…….…………….……….26 4.2文件归档……………………………………………….………………………….…………..……….27 4.3档案合并…………………………………………………………….………..……………………….28 4.4档案拆散……………………………………………………….…………………………..………….28
第五章 系统管理………………………………………….………………..……………..…………….29 5.1系统初始化………………………………………….………………………….………..…….……....29
天纵科技 ( 软件 ) 开发中心 TEL:0730-5240398 FAX:0730-5241006 http://www.zoomsky.cn EMAIL:sales@zoomsky.cn 天纵图文档管理系统操作手册 - 3 -
5.2数据导入……………………………………………….…………………………....………….…..….29 5.3角色设置……………………………………………….…………………………....………….…..….30 5.4用户管理…………………………………….……………………………………………..….……….31 5.5报表设计………………………………………….…………………………....……………….…..….32 5.6数据字典…………………………………….……………………………………………...………….35 5.7操作日志…………………………………….……………………………………………...………….36
第六章 其他工具………………………………………….………………..…………………..……….37 6.1文件收集工具……….…………………………………………………………………………………37 6.2内部邮箱系统…………………………………………………………………………….…….……..38 6.3公告系统………………………………………………………….…………………………………...39 6.4短消息提醒系统………………………………………………….…………………………………...40 6.5口令修改工具………………………………………………….……………………………………...40 6.6个人选项………………………………………………….…………………………………………...41
第七章 附录………………………………………….………………..……………..………………….43 7.1从EXCEL表格式中导入数据…………………………………………………………………………43 7.2文件存放策略………………………………………………………………………………….……...47 7.3常见问题答疑………………………………………………………….……………………………...50
天纵科技 ( 软件 ) 开发中心 TEL:0730-5240398 FAX:0730-5241006 http://www.zoomsky.cn EMAIL:sales@zoomsky.cn 天纵图文档管理系统操作手册 - 4 -
“天纵图文档管理系统”基于国际先进的KM思想及微软成熟的.NET平台技术开发的一套拥
前言 有B/S（浏览器/服务器）和C/S（客户端/服务器）两种访问方式的集团级图文档管理产品。
本系统提供了从文档、图纸、资料录入（电子化）到文档发布及网络化管理的整体解决方案，可有效降低图纸录入及信息发布的成本，保证文档安全，提高文档搜索、查询的响应速度，方便远程信息的获取，有利于知识与信息的传递与共享，使设计单位图纸资料的管理更加专业化、规范化，为图文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。
本系统可用于建设单位、设计单位、物业公司、政府单位、企业产品设计部门等的文档、图纸、资料管理，软件操作简单,功能强大，可对各种幅面的工程图纸、图片和各种文书资料等进行综合管理。系统集图纸和文档资料管理于一体，为用户建立起电子化的图纸资料库，用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料。
本系统依据ISO9000文档控制与管理标准设计，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，控制文档的分发，监控文档的流转过程。具有灵活的签入/签出机制，严格的版本控制，对文档的所有操作均记录在案。
本系统可选择将文档保存到文档夹、WEB目录或数据库多种方案，支持多服务器多硬盘。系统提供了统一的图文浏览、标注以及协同作业的组件，可直接浏览、标注450种以上的不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。
本系统可实现集团内各分公司、各部门甚至个人文档的管理，各单元之间既可共享文档，也可独立管理自己的文档。旨在通过计算机技术推动知识管理，帮助企业建立先进的知识管理模式，使企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台，极大化企业最有价值的资产-员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息，达成员工高度的成就感，加速协同作业，通过知识管理平台实现实时信息的共享，为企业更有品质的营运决策提供支持。运用高效率的作业流程，降低管理成本。
天纵科技 ( 软件 ) 开发中心 TEL:0730-5240398 FAX:0730-5241006 http://www.zoomsky.cn EMAIL:sales@zoomsky.cn