发布时间 : 星期三 文章Microsoft Office日常基本操作手册更新完毕开始阅读
Office办公软件系列培训手册
二．格式设置 （1）分栏效果
在报纸，杂志中，经常可以看到分栏排版，分栏使得版面显得更为生动、活泼，增强可读性，Word提供了分栏功能。分栏：“格式”—“分栏”。可以设置各栏宽度或是否加分隔线。
注意：只有在页面视图和打印预览下，才能显示分栏效果。 （2）首字下沉
目前，在有些文章用每段的首字下沉来替代每段的首行缩进，使文章醒目。用“格式”下拉菜单中“首字下沉”命令来设置和取消首字下沉。I.插入点放到段落中的任意位置
II.“格式”－“首字下沉”，设置下沉行数及字体 （3）中文版式
调出工具栏：“视图”—“工具栏”—“其他格式”“格式”－“中文版式” 包括：拼音指南、合并字符、带圈字符，双行和一，纵横混排 （4）文字方向
“格式”—“文字方向”：竖向排版，横向排版 三．检查,校对及保护
在“工具”菜单下可以进行：字数统计：选定要统计的字符，即可统计出选定字符的个数。包括行，段，页数等。拼写和语法：检查文档中的错误语法和单词。
文档的保护：
如果所编辑的文档是一份机密文件，不希望无关人员查看此文档，则可以给文档设置密码。
1）“文件”—“保存／另存为…”—“工具”—“常用选项”或“工具”—“选项”—“保存”2）从保存对话框中设置密码保护
2）限制文档的格式设置和编辑 a. 限制修订、批注和窗体
精品文档
Office办公软件系列培训手册
您可以根据自身需要选择文档的编辑
限制类型。
使用“保护文档”任务窗格，可以保护文档免受意外或未经授权的更改，包括修订（显示文档中被修订的地方的可视标记）和批注。
此外，当您请求他人审阅文档时，您可能需要允许他们批注或编辑某些部分，而不让他们更改其他部分，例如您按照自己的意愿仔细设置了格式的表格。“保护文档”任务窗格可以帮助您实现这一级别的文档控制。
您还可以使用“保护文档”功能来防止窗体被进行除填充域以外的任何其他更改。 在“工具”菜单上，单击“保护文档”。任务窗格即在程序的右侧打开。 在任务窗格中，选项被分别编号为1、2 和 3。这可能会令人迷惑，因为您无须按该顺序完成它们。实际上，我们下面将从选项2 开始。单击复选框“仅允许在文档中进行此类编辑”时，将显示更多选项。单击下拉箭头时，可以选择要设置的编辑限制的类型，具体由您保护文档的方式决定。
选择“未作任何更改(只读)”以防止人们进行更改。选择此选项以使文档成为只读文档时，将显示一个“例外项”区域，您可以在此选择允许其对文档进行处理的用户。
使用“填写窗体”可以限制对窗体所做的更改，这样用户在填充域时就不会意外地对窗体本身进行更改。
如果您想让用户留下批注但不能进行其他更改，请选择“批注”。
单击“修订”以确保对其他用户进行的任何更改进行跟踪，以便您能够进行审阅。其他用户无法关闭修订，也无法接受或拒绝修订。
精品文档
Office办公软件系列培训手册
选择了编辑限制后，可以通过单击选项 3 下的“是，启动强制保护”来强制文档保护。在对话框中，指定一个密码以开始保护。
任何时候如果您要停止保护文档，请在“工具”菜单上，单击“取消文档保护”，然后输入您的密码。
注意 为您方便起见，您可以通过单击任务窗格底部的“限制权限”（在“请参阅”下）指定能够访问您的文档的人员，此操作将打开 IRM“权限”对话框。
b) 限制文档中的格式设置
将格式设置限制到您批准的那些样式。在“保护文档”任务窗格中，在“格式设置限制”下，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”。
当您限制文档的格式设置时，其他用户仅能使用您批准他们使用的那些样式来设置文本的格式。实际上，当这种限制生效时，大多数格式设置工具（如“格式”工具栏上的工具）都可用，并且“样式和格式”任务窗格中将仅显示您已经批准的样式。这意味着没有人能够破坏您设置的编号列表或带项目符号的列表。
在“格式设置限制”对话框中，可以选择要允许其他用户使用的样式。通常，“推荐的样式”选项是最佳选择，这是因为它允许其他用户更改某些更常用的样式，但是限制对更复杂样式的更改。
注意 当您应用格式设置限制时，对于所有可以对您的文档进行更改的用户，这些限制都有效。
c)限制文档的某些特定部分
精品文档
Office办公软件系列培训手册
1、选择要允许的编辑限制类型，如“批注”。 2、指定允许其处理文档的组或个人。
3、文档的区域将根据被允许对其进行编辑的用户进行颜色标记。 d)应用密码
如果想让其他用户知晓并输入密码以便关闭
文档保护，可以设置一个密码。
在“保护文档”任务窗格中指定了要使用的限制类型后，请单击“是，启动强制保护”。在显示的对话框中，可以应用一个密码，以使收到您的文档的用户必须输入您所创建的密码才能取消对文档的保护。
使用密码有助于在与同事协作时保护文档的格式和内容。当您与一组可靠的同事共同处理文档时，使用“保护文档”功能是理想的选择。但是，该密码不是加密的，不能保护文档免受恶意干扰的损害。
四．文档的打印
当文档编辑，排版完成之后，就可以打印输出了，但是，为了节省纸张，Word提供
精品文档