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在信息搜集的上述效率指标中，采全率和采准率是反变关系。即在及时率、费用率和劳动耗费率既定的情况下，采全率越高，采准率越低；反之则相反。
在实践中采全率通常不会达到最大可能值，而总是处于某一较低点，即位于实际值水平上。采全率和采准率是随着信息搜集的及时率、费用率和劳动耗费率增长到一定的程度而增长的，随后，其增长速度减慢。因此，及时率、费用率和劳动耗费率的进一步提高对采全率的影响是不大的。
三十一、信息搜集的原则
1.针对性
任何信息服务机构搜集信息的目的都是为了提供利用，因此，必须根据本机构的性质、任务和服务对象有针对性地确定信息搜集的范围和重点。为了准确地搜集信息，必须仔细调查信息需求和信息来源，这样才能在搜集信息时胸中有数，加强针对性，避免盲目性。不同的信息服务系统承担的任务不同，服务对象不同，信息搜集的范围、规模和重点也就各不相同。即使是相同的专业信息中心，差别也是必然的。只有针对性地搜集信息，才能满足用户的特定需求。
2.系统性
信息服务系统要卓有成效地开展信息服务，满足用户的信息需求，需要追踪科学技术和国民经济发展进程，了解和掌握信息源的动态变化，系统地、连续地搜集和积累有关的信息。信息的连续性和系统性是信息发挥其效用的前提条件，可以分为纵的系统和横的系统。专业性信息系统可偏重纵的系统，综合性信息系统可偏重横的系统。只有连续地、系统地搜集和积累信息，才能充分发挥信息服务效用。
3.预见性
当代信息的增长和老化不断加速，在信息搜集中不仅要充分注意现存的信息源和信息渠道、还要着眼未来，预见可能产生的新的信息源和信息渠道。应密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生及发展，预测信息源的集中与分散、增长与老化趋势，充分估计用户未来的信息需求，有预见性的搜集信息，提高信息服务的主动性。
4.科学性
需要经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大，信息含量多的信息源。
5.计划性
必须事先制定比较周密详尽的信息搜集计划，以便按照计划有目的、有步骤的搜集信息。制定信息搜集计划是比较复杂的，需要大量调查研究和反复斟酌才能确定。信息搜集计划要留有充分余地，保持计划的动态性。要能根据形势的发展变化、需求的发展变化做出相应的调整和修改，使计划尽量符合客观实际。
三十二、信息搜集的方法与途径
1.采购
采购是我们获取和积累有价值的信息的重要方式。而且采购是一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式，无论对团体还是个人都非常适用。
2.调查
用调查方式不仅可以获得记录型信息源，还可获得非记录型信息源，尤其是零次信息。调查既包括访谈，也包括对实物、现场的实地考察。
1）现场调查：可以直接获得第一手资料，这样获得的信息具有详细、可靠、及时、直观的特点。
2）访问调查：主要是通过直接面谈和电话采访的方式向受访者询问以获取信息的方法。如果需要的信息比较复杂、涉及面广、需要双方反复交流，甚至还需要提供相关的资料或实物，应当选择直接面谈。如果询问的信息简单明确，或者与受访者相距较远，则可以考虑电话采访。
3）问卷调查：其效果和质量取决于调查表的设计质量和效果，还要取决于被调查者的配合和响应程度。调查表应当尽量简明，便于回答，便于填写。
4）实物：实物信息源虽然不是信息管理的对象，但从实物中搜集信息仍然是获取信息十分重要的途径。样品调查就是搜集实物信息常用的方法。不同的实物样品，其信息蕴含的深度是不同的。
调查搜集信息虽然不如其他的方法搜集信息那样系统、连续、数量也不够多，但其速度快、质量高、准确性好、第 17 页 共 47 页
针对性强，是获取信息的有效方法，尤其是获得非文献信息源的最有效的方法。
3.交换
利用本系统所拥有的信息源与其他单位进行交换，互相调剂、互相补充，扩大信息来源。直接交换资料，不通过其他中间环节，有利于信息的迅速及时获取。
4.索取
对于尚末发表的信息或不通过正式渠道流通的信息源，可以通过通讯联系或直接派人联系取得，这种方法称之为索取。通过注意各种期刊所刊载的消息和广告，是获得索取途径的有效方法。
5.检索
即以手工方式或计算机方式从各类不同的数据库和信息系统中查寻所需要的信息。分为手工检索和计算机检索。当前，以计算机为工具通过网络进行检索正在取代手工检索、脱机检索、联机检索而成为信息检索的主流。与传统的检索方式相比，网络检索有很多优越性，如对通信线路要求较低，检索成本低，可以快速取得脱机打印结果，代表了系统检索发展的方向。
上述的信息搜集和获取方法不仅适合于信息机构，而且也适合于个人用户。个人与团体不同的仅仅是信息搜集
规模上的差别。个人在使用上述方法时更具有灵活性和针对性。可以通过调查和掌握现有的各种不同数据库、网站、搜索引擎等，随时掌握信息线索，以便跟踪搜集。还要定期或不定期地调查信息的需求和利用情况，将信息利用者的意见充分反映到信息搜集工作中。最后还要对本系统信息的构成和变化进行定期分析，以便适时进行调整和补充。要顺利的进行信息搜集，还要合理地组织搜集流程。
三十三、信息组织概念及内容
1.概念：信息组织，亦称信息整序，是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述，并按给定的参数和序列公式排列，使信息从无序集合转换为有序集合的过程。信息的外部特征是指信息的物理载体直接反映的信息对象，构成信息的外在的、形式的特征，如物理形态、题名、作者等；信息的内容特征是信息包含的内容，它可以由关键词、主题词或者其他知识单元表达。信息组织的基本对象就是信息的外部特征和内容特征。
2.信息组织的基本内容：
1）信息选择：信息选择的目的就是从采集到的、处于无序状态的信息流中甄别出有用的信息，剔除无用的信息，它是整个信息组织过程的第一步。
2）信息分析：信息分析是按照一定的逻辑关系从语义、语用和语法上对选择过的信息内、外表特征进行细化、挖掘、加工整理并归类的信息活动。它是信息描述与揭示的前提和基础，直接影响着信息组织的质量。
3）信息描述与揭示：信息描述，是指根据信息组织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、物质形态等进行分析、选择、记录的活动。信息描述与揭示主要分为两种类型：一是著录：描述文献信息的形式特征。二是标引，主要揭示文献信息的内容特征。
4）信息存贮：是将经过加工整理序化后的信息按照一这的格式与顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。信息存贮的目的是为了便于信息管理者和信息用户快速地、准确地识别、定位和检索信息。
三十四、信息组织的类型与特征
信息源是我们进行信息组织的对象，信息组织的类型基于信息或信息源的分类。
1.类型
按信息表现形式划分 1）文字信息组织：文字是人们为了实现信息交流、通信联系所创造的一种约定的形象符号。文字信息是通过文
字所表达的信息内容的语义、语用和语法来组织的。
2）图像信息组织：图像是一种视角信息，它比文本信息，易于理解。通常情况下，我们通过表现图像的各种要素按照视觉的需要来组织图像信息，有时也按照对图像的存贮格式的需要来组织。 3）声音信息组织：声音和语言是人类交流中最普遍使用的方式。 4）视频信息组织：视频信息可分解为图像信息加声音信息，可以看成是无数张图像帧按照一定的流向排列组合，外加音频组配而成。
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按信息加工的程度划分 1）一次信息组织：一次信息是人们研究或创造性活动成果的直接记录。只要是原始资料就是一次信息。一次信
息一般较零碎、分散、无序，有时很难获取，即使是在网上搜索，其查准率也非常低，逻辑相关性非常差。 2）二次信息组织：二次信息是对一次信息加工、整理后产生的一类信息，二次信息的形成是信息从分散、无序到集中、有序化的书上控制过程。它的重要作用不仅在于报道，更重要的是为了查找一次信息提供线索。 3）三次信息组织：三次信息是在一、二次信息的基础上，经过分析、综合等深加工而成的。这类信息包含文献著录、编辑者、信息加工者的创造性劳动，信息所含知识是经过鉴别、提纯和综合的，它们通常被称为情报研究的成果。
按信息的传播载体划分 1）文献信息源：就是各种类型的文献，其特点是传播信息完整系统，便于积累，便于保管，便于利用。文献信息源是信息组织的主要对象。
2）非文献信息源：指非记录型信息，如口头信息、实物信息。这些信息传播直接、简便、迅速、及时，但由于积累、存贮和保管都很困难，一般没有把它们专门列为信息管理的对象。所以，非文献信息源特指在网络环境下没有以传统文献载体形式出版的信息源。
网络信息源相对于文献信息源来说，有如下特点：
A.类型众多：即有传统的非数字化信息，如磁带、录像带，也有数字化信息，如网上出版物等。 B.信息发布自由，信息来源广泛，内容庞杂，质量不一。
C.信息数量急剧上涨，信息分布极不均衡，信息处理与利用能力相对下降。
D.网络信息具有多媒体和超级链接性以及交互性。信息提供者和读者可以在网上及时交流。 E.网络信息存在安全隐患。
F.网络信息的使用与提供信息站点的软硬件和服务有关。
2.信息组织的特性
无论是哪一种类型的信息组织，它都是一种信息控制活动，与信息揭示、信息加工、信息检索、信息传播活动密切相关。从共性看，它们都是为了便于信息的传播、存贮、检索和利用而进行的有意识的信息加工和控制活动。从差异看，它们各自关注的是同一问题的不同侧面，而且应用了不同的技术方法，功能也各有所长。具体来说，信息组织具有以下特征：
1）信息组织的渗透性：信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存贮和检索活动之中。
2）信息组织的依附性：信息组织的依附性指信息组织无法独立存在，它要以信息的识别、揭示等活动为前提。信息组织只是方法和形式，它要有内容、有对象、有可操作性。
3）信息组织的增效性：信息组织的增效性是指信息组织可以增加信息传播、检索、利用的效率，是其他信息加工活动和利用信息的保障。信息组织所达到的水平，直接影响信息揭示、传播、检索、利用的效果。 信息组织使信息呈现有序状态，这并不能增加或减少特定的信息量，但是，信息的组织与排列，可以使信息概念、信息记录、信息实体在特定集合之中的不确定分布状态减少到最低限度，在一定程度上使信息的密度与强度增大。
三十五、信息组织的原则
信息组织的对象、方法、机构和过程都不是简单划一的，无论是对社会信息流的宏观信息组织，还是对社会信息流分支的微观信息组织，都必须在一定的科学原则的指导下，切实避免信息组织工作的随意性、无计划性和盲目性等现象的出现，从而使信息组织真正发挥整序信息、科学分流、促进选择、保证利用的功能和作用，形成健全完善的信息组织体系和顺畅通达的信息组织流程。
1）客观性原则：我们描述和揭示信息的外在特征和内容特征必须客观而准确，要根据信息本身所反映的各种特征加以科学地反映和序化，形成相应的信息组织的成果。在信息组织中，我们不能损害信息的本来效用，不歪曲信息本身，也不肢解信息本身，要完整地、全面地、精确地反映信息的客观特征。还要求我们不断跟踪信
息源的发展变化和信息组织技术的发展变化，使信息组织与条件变化和环境变化保持客观一致。
2）系统性原则：没有系统性的信息组织工作是不可能实现整体目标的。要实现信息组织的系统性，必须把握四个关系：宏观信息组织和微观信息组织的关系；信息组织部门与其他部门的关系（信息采集-信息组织-信息
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检索-信息传播）；信息组织工作各个环节之间的关系（特别注意信息分析与描述的基础性地位，它是信息揭示和存贮的必要准备）；不同信息处理方法之间的关系（尽可能采用统一而规范的处理方法）。用系统的观点和方法来进行信息组织工作的协调管理，有助于发挥信息组织的整体优势，也有助于实现信息组织的整体功能。 3）目的性原则：信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变化特征，满足成本收益对称的原则。也必须积极开展用户研究，充分了解用户需求，改进信息组织方式，使信息组织成果能极大地方便用户选择和利用。此外，为了实现信息组织的目标还必须注意信息工作的计划性和长期性，以及对信息机构本身性质、特点和能力的适应性。 4）现代化原则：包括思想观念现代化和技术手段现代化。
A.信息组织的思想观念现代化集中体现在信息组织的标准化上。信息组织的标准化主要体现在信息组织工作的统一性、信息组织方法的规范性、信息组织系统的兼容性和信息组织成果的通用性方面。
B.信息组织的技术手段现代化：现代信息技术在信息组织中的广泛推广和应用形成了不可逆转的信息组织自动化方向，改变了传统的手工方式，极大的提高了工作效率和工作质量，更好地满足了用户的多样化信息需求，与信息管理发展大趋势相契合。
三十六、信息组织的理论基础
1.语言学：语言是人类最重要的交流符号系统，是信息的载体。要把庞杂分散的信息组织成有序优化的整体，就必须建立符号系统。尽管各种信息组织符号系统的形式不同，但都和自然语言一样，有着共同特征：有语词、有词汇、有语法。这就是信息组织的语言学基础。
2.逻辑学：逻辑学是关于思维规律的科学。信息组织属于抽象思维的范围，是在各种概念的基础上进行的，因而，它必须遵循科学的思维方法。信息组织的行为只有符合逻辑思维规律，才能保证信息组织的优化、序化。 3.知识分类：信息组织的直接目的是建立信息检索语言，各种信息检索语言都建立在概念逻辑和科学分类基础上。知识分类是一门研究知识体系结构的学问。信息的主体是知识，信息组织活动必须建立在人们对知识体系认识的基础之上。
4.信息组织的最终成果是建立不同类型的信息系统，因此系统论、耗散结构理论、协同理论和自组织理论等也被广泛的应用于信息组织。
5.自组织理论：凡是能够不再借助于外部控制而实现从无序到有序的转变，并维持稳定有序状态的系统，就成为自组织系统。自组织与系统是密不可分的，自组织是指系统无需外接指令而能够自行组织、自行创生、自行演化，即自主地从无序走向有序。
信息自组织是指作为信息系统组织要素的信息，由于人与人之间、人与系统其他要素之间存在的相关性、协同性或默契性而形成特定结构与功能的过程，也就是信息系统无需外接指令而能自行组织信息，自我走向有序化和优化的过程。
自组织系统与信息系统相比，虽然目的与结构一致，但是人在其中的地位和作用不同。信息组织一定需要人的能动性和目的性去干预和指挥；信息自组织过程中，个人或许带有私人目的，但作为总体的人们是在没有外部指令或者说处于被动状态下，而信息的演化、信息之间的相干与有序化是自主地进行的。
三十七、信息的描述与揭示
为了确保信息组织的质量，提高信息检索的效率，我们要对信息进行描述和揭示，正确判断、表达信息的特征和内容，既不遗漏有价值的信息内容，又不将无价值的内容或信息对象中根本不存在的东西作为分析结果。 1.元数据（metadata）：元数据是关于数据的数据，关于信息的信息，或者描述数据的数据。它是专门用来描述数据的特征和属性，也是描述和组织信息资源、发现信息资源的语言和工具。信息描述的结果，是获得描述记录亦即元数据，用作信息资源的代替无组织检索系统。元数据可以代表信息资源用来组织目录、索引、数据库、搜索引擎等检索系统。
2. 信息描述的作用：
A. 识别（Recognization）—确认并对要进行组织的信息资源进行个别化描述，使用户能识别被组织的资源对象. B. 定位（Postioning）—提供信息资源位置的信息，以便用户访问时使用。它可以是传统文献集合中信息资源的排列位置，也可以是数据库中的位置。在网络环境下，则主要为信息资源在网络中的地址，从而可以方便用
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