发布时间 : 星期一 文章Access2003数据库的使用更新完毕开始阅读
2.2.1打开和关闭表 ? 打开表
(1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的(2)单击要打开的表的名称。
(3)如果要在“设计”视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的
。
。如果要在“数据表”
注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。 ? 关闭表
表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。 2.2.2修改表的结构
修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置字段等。修改表结构只能在“设计”视图中完成。 ? 添加字段
在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有的数据。但利用该表建立的查询、窗体或报表，新字段是不会自动加入的，需要手工添加上去。 ? 修改字段
修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。 ? 删除字段
如果所删除字段的表为空，就会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示框需要用户确认，而且还会将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除字段时，还要删除整个Access中对该字段的使用。 ? 重新设置关键字
如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。重新定义主关键字需要先删除原主关键字，然后再定义新的主关键字。 2.2.3编辑表的内容 ? 定位记录
数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见表1-20。
表6-20快捷键及其定位功能
快 捷 键 Tab 回车 右箭头 Shift+Tab 左箭头 Home
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定位功能 下一字段 上一字段 当前记录中的第一个宇段 End Ctrl+上箭头 Ctrl+下箭头 Ctrl+Home Ctrl+End 上箭头 下箭头 PgDn PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp ? 选择记录 当前记录中的最后一个字段 第一条记录中的当前字段 最后一条记录中的当前字段 第一条记录中的第一字段 最后一条记录中的最后一个字段 上一条记录中的当前字段 下一条记录中的当前字段 下移一屏 上移一屏 左移一屏 右移一屏 选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。 ? 添加记录
在已经建立的表中，添加新的记录。 ? 删除记录
删除表中出现的不需要的记录。 ? 修改数据
在已建立的表中，修改出现错误的数据。 ? 复制数据
在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。 2.2.4调整表的外观
调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。 ? 改变字段次序
在缺省设置下，通常Access显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同。但是，在使用“数据表”视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。
例，将“教师”表中“姓名”字段和“教师编号”字段位置互换。具体操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象中，双击“教师”表。
(2)将鼠标指针定位在“姓名”字段列的字段名上，鼠标指针会变成一个粗体黑色下箭头鼠标左键。
(3)将鼠标放在“姓名”字段列的字段名上，然后按下鼠标左键并拖动鼠标到“教师编号”字段前，释放鼠标左键。
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，单击
使用这种方法，可以移动任何单独的字段或者所选的字段组。移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表”视图下字段的显示顺序。 ? 调整字段显示宽度和高度
在所建立的表中，有时由于数据过长，数据显示被遮住；有时由于数据设置的字号过大，数据显示在一行中被切断。为了能够完整地显示字段中的全部数据，可以调整字段显示的宽度或高度。
1．调整字段显示高度
调整字段显示高度有两种方法：鼠标和菜单命令。 使用鼠标如下：
(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。
(2)将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，这时鼠标指针变为双箭头。 (3)按住鼠标左键，拖动鼠标上、下移动，当调整到所需高度时，松开鼠标左键。 使用菜单命令调整字段显示高度的操作步骤如下：
(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。 (2)单击“数据表”中的任意单元格。
(3)单击“格式”菜单中的“行高”命令，这时屏幕上出现“行高”对话框。 (4)在该对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值。 (5)单击“确定”按钮。
改变行高后，整个表的行高都得到了调整。 2．调整字段显示列宽
与调整字段显示高度的操作一样，调整宽度也有两种方法，即鼠标和菜单命令。使用鼠标调整时，首先将鼠标指针放在要改变宽度的两列字段名中间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。在拖动字段列中间的分隔线时，如果将分隔线拖动超过下一个字段列的右边界时，将会隐藏该列。
使用菜单命令调整时，先选择要改变宽度的字段列，然后执行“格式”菜单中的“列宽”命令，并在打开的“列宽”对话框中输入所需的高度，单击“确定”按钮。如果在“列宽”对话框中输入值为“0”，则会将该字段列隐藏。
重新设定列宽不会改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符数，它只是简单地改变字段列所包含数据的显示宽度。 ? 隐藏列和显示列
在“数据表”视图中，为了便于查看表中的主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。
1．隐藏某些字段列
在例题1—6将“学生”表中的“性别”字段列隐藏起来。具体的操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。 (2)单击“性别”字段选定器
。如果要一次隐藏多列，单击要隐藏的第一列字段选定器，然后按
住鼠标左键，拖动鼠标到达最后一个需要选择的列。
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(3)单击“格式”菜单中的“隐藏列”命令。这时，Access就将选定的列隐藏起来。 2．显示隐藏的列
如果希望将隐藏的列重新显示出来，操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。
(2)单击“格式”菜单中的“取消隐藏列”命令，在“列”列表中选中要显示列的复选框。 (3)单击“关闭”按钮。
这样，就可以将被隐藏的列重新显示在数据表中。 ? 冻结列
在通常的操作中，常常需要建立比较大的数据库表，由于表过宽，在“数据表”视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。例如，“教学管理”数据库中的“教师”表，由于字段数比较多，当查看“教师”表中的“联系电话”字段值时，“姓名”字段已经移出了屏幕，因而不能知道是哪位教师的联系电话。解决这一问题的最好方法是利用Access提供的冻结列功能。
在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左边。
例，冻结“教师”表中的“姓名”列，具体的操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“教师”表。 (2)选定要冻结的字段，单击“姓名”字段选定器。 (3)单击“格式”菜单中的“冻结列”命令。
此时水平滚动窗口时，可以看到“姓名”字段列始终显示在窗口的最左边。
当不再需要冻结列时，可以取消。取消的方法是单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令。
? 设置数据表格式
在“数据表”视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。但是，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤如下：
(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击要打开的表。
(2)单击“格式”菜单中的“数据表”命令，在该对话框中，用户可以根据需要选择所需的项目。最后单击“确定”按钮。
例如，如果要去掉水平方向的网格线，可以取消“网格线显示方式”框中的“水平方向”复选框。如果要将背景颜色变为“蓝色”，单击“背景颜色”下拉列表框中的右侧向下箭头按钮，并从弹出的列表中选择蓝色。如果要使单元格在显示时具有“凸起”效果，可以在“单元格效果”框中选中“凸起”单选项，当选择了“凸起”或“凹陷”单选项后，不能再对其他选项进行设置。 ? 改变字体显示
为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中数据的字体、字型和字号。 将“学生”表设置为字体为楷体_GB2312、字号为5号、字型为斜体，颜色为藏青色。
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