发布时间 : 星期二 文章《秘书学》复习提纲答案（2012年下半年）更新完毕开始阅读
《秘书学》复习提纲（2012年12月17日）
1． 秘书学的研究对象。
秘书学以研究工作为研究对象，是研究秘书工作规律及其应用的科学。 秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究对象 秘书学是研究如何进行辅导性管理活动的一门科学 2． 开设秘书学课程的目的与意义。
秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科
1．比较下列几个秘书定义的优点及不足之处（提示：根据教材中对秘书所下的定义来比较，不能简单地照搬照抄）
（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。并不是为领导工作服务的人员。
（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。秘书学是一门综合性、实践性很强的工作。
（3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。秘书除了完成基本工作职能，还应该兼顾帮助上司处理各种事务。
（4）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。秘书是其上司的助理，在日常工作中主要是辅助作用，减少上司的工作压力。（教材p122） 2．仔细阅读教材p34～35乔治·华格纳教授提供的案例及其分析，体会四种作法的差异，能够解释为什么第三种做法最糟糕。（没有诚意接受上级领导的批评，不思悔过自新，执迷不悟）
3．就现实需求和客观条件而言，秘书的培养及目标首先应该如何确定？
目标：秀才型人才、通才型人才、通才—专才型人才、专才型人才、管理型人才 培养：自我培养、外界培养
4．秘书部门及秘书人员在优化群体中能够发挥哪些作用？
协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项
领导助手的作用、领导参谋的作用、沟通上下、协调左右的枢纽作用、协助领导进行信息反馈的耳目作用、领导机关的门面作用。 5．分析下列十条管理经验：
①依个人专长选择最适当的人选，彼此撷长补短，又保持多元性；
在日常工作中，既要保持多元性，又要善于发挥人的特长，合理调配工作，提高工作效率和干劲。
②了解团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在； ③激发个人与团队的工作动力，提高他们努力工作的意愿； ④让每位成员有足够的技能、人际与知识，并激发他们的潜能； ⑤有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重；
⑥团队有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适应多变环境； ⑦设定绩效目标和解决问题的方法，并追踪成果；
⑧以正面的肯定或给予嘉许，促进团队的学习、成长和满意度； ⑨让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心； ⑩随时注意团队的发展情况，配合需求应用不同的领导型态。
（载《南方都市报》2002年3月31日第53版，原题为《让你的团队动起来》）
1． 列明秘书机构的基本职能和主要任务。
基本职能：办事能力、交际能力、表达能力、操作能力、速记能力
主要任务：撰写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办。
2． 为什么秘书机构的领导关系可以形象地概括为“各为其‘主’”、“各自为‘营’”？
因为秘书的工作是保密性、服务性、辅助性、政治性、综合性、事务性，只能“各为其‘主’”、“各自为‘营’。
1． 如何全面、准确地理解秘书工作的辅助性？
是指与领导站在同一层次上提供全面性的辅助。想领导之想，急领导之急，提供全方位、全过程的辅助。领导的工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸到哪里。会议只有发言权无决定权，不能超越职权范围自作主张自行其是。
2． 如何结合实际，灵活变通地理解1985年第三次秘书长办公厅主任会议确定的“三服务”？ 变通理解为“三个服务方向”B.为直接上级服务 C.为平行和下级单位服务 E.为群众服务 如何全面理解评价秘书工作的有效性标准？
效益与效率两部分。效益是对质方面的要求，效率是对量方面的要求。前者是方向和核心，后者是基础和保证，两者相辅相成，缺一不可，是统一整体中的两个方面。 3． 结合各自的工作实践或者阅读经历，分析下面这篇报道的现实价值：
一位老牌办公室主任的经验总结 （正文略）
1． 唐代三省分工制与秘书工作有关的内容是什么？
分工制：中书省执掌决策权，门下省执掌封驳权，尚书省执掌执行权。
秘书工作有关的内容是中书省拟制文件，门下省审议文件，尚书省收发文件，相当于今天秘书机构所起的作用。
2． 从现代公文处理的角度分析宋代公文制度的特点。
宋代还承唐制成果，形成了一文一事制，公文折叠制，统一用纸制，拟写、眷写制，签押、用印和判署制，装封和编写制，文书保密制，公文的收发、登记和催办制，公文移交制，贴黄和引黄制等十种制度。
3．如何分别从领导和秘书的角度理解抗战时期陕甘宁边区政府《政务会议暂行规程》的两条规定：
① 秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”；
秘书人员必须尊重政务职责工作，秘书工作的任务就是要组织和完成信息、决策、执行、反馈、再决策这种循环。还兼顾本职工作事务：安排上司日程、接待来客、处理文件、为上司提供各类辅助性服务，办理其他事务，日常锁事、协助处理突发事件等。
②在需要的情况下，经会议许可，秘书方可临时出席会议，“有发言权，无表决权”。 秘书参加会议必须经领导同意才参与会议，会议只有发言权无决定权，不能超越职权范围自作主张自行其是。
第六讲 境外秘书工作简介
1． 港台及境外的秘书工作中，有哪些值得借鉴的秘书观念？ 服从上司，忠诚公司，处理好人际关系，以处理事务为主。 2．阅读下面这篇文章，并与本章某些内容进行对照。 另类秘书 （正文略）
4．试将对待加班加点的两种认识加以比较：
①“秘书人员工作量大，既要办常规性工作，又要处理突发性事件，至于额外事务，则更多。对他们来说，加班加点是家常便饭。然而，与他们的付出极不相称的是，生活待遇极低。 服从上司，忠诚公司，处理好人际关系，以处理事务为主。
②苏珊说：“不要认为我每天都加班工作，我并不是每天如此，只是在绝对必要时才这样做。我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”（p413） 日常工作繁重，加班繁多，应该适当提高秘书工资待遇。 第七讲 办公室工作
对下面这道情景分析题的参考答案进行分析，如有必要，可对其内容及分值重新安排。 情景题：秘书正在接听电话时如何处理有客人来访这一事件？ 参考答案：
① 礼貌地暂时中断电话，向来访者微笑问好，示意其稍候。（6分）（1） ②尽快结束电话。（5分）
③询问来访者的身份、意图，并做出适当处理。（6分）（3） ④做来访登记。（2分）（2）
⑤连贯表述。（3分） 第八讲 会务工作
1．下列《有效会议的准则》共有十条，你认为哪几条最难实行？并简要说明理由。 ①会议目的要清楚明确，议题三个最适宜。 ②与会人员要精选，四至十人最理想。
③会前有资料，以免空口讲白话。
④避免马拉松式会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束。 ⑤每人发言时间控制在五分钟之内，言简意赅，掌握重点，不偏离主题。 ⑥主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。
⑦开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受。 ⑧会议务必达成决议，决议之事指派专人负责提出行动计划。 ⑨会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。 ⑩追踪会后各项决议的行动及结果。（载《南方都市报》2002.4.14） 2．案例分析：
辽宁省青年友好参观团在日本富山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。” 请问：
（1）日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？ （2）请推测这位团长的启示可能会包含哪些内容？
要点：
日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程，无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时，只预留了一分钟的时间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际
做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。 3．分析下面这份会议日程表的优缺点：
教育部全国高校应用写作骨干教师研讨会日程 日期 时间 地点 香溢大酒店12月21日 整天 一楼大厅（会务组在7002室） 上午8:00－ 11:30 5:30 上午8:00－12月23日 11:30 下午2:00－5:30 上午8:00－ 11:30 12月24日 下午2:00－5:30 12月25日
第九讲 调研工作与信息工作 1．案例分析一：
在某次全国人大会议期间，原黑龙江省省长邵惠奇谈及被大加推崇的领导下基层“当场拍板”这一问题时，说了这样一句话：“我对一些重大事情可不敢动辄就‘当场拍板’。”
请就此谈一谈调查研究与“当场拍板”的关系。作为领导者的重要助手，秘书人员又能从中获得怎样的启示？ 2．案例分析二：
某市人民政府向属下企业发出一份文件，内容是提高退休工人的生活补贴。当时，该市的大多数企业纷纷出现经济滑坡现象，资金短缺，开工不足，不少在岗工人的工资都很难按月发放。接到此文件后，几乎所有的企业都反映无法执行。但此事已经媒体报道，退休工人于是不断上访，坚决要求落实政策。市政府考虑再三，最终还是草草收回文件，重新加以修改。 根据此案例，分析一下调查研究在决策中的作用。
上午7:30 12月22日 下午2:00－1．早餐7:00凭代表证在宁波高专 3号教学楼 320教室 听 课 宾馆二楼早餐厅。2．上午7:50在宾馆大厅集合。3．中餐11:30凭代表证在宾馆二楼餐厅。 宁波高专 逸夫信息中心报告厅 宁波高专 3号教学楼 320教室 1．奉化溪口 2．天一阁 参加第六届现代 应用文研讨会 听 课 讨论、总结 闭幕式 就餐时间同上 会议报到 内容 备注 1．午餐凭票。 2．晚餐5:30凭代表证在宾馆二楼餐厅。 就餐时间同上 参观、游览 在宾馆大厅 集合 要点：
在此案例中，导致某市人民政府工作出现被动局面的直接原因就是没有在决策前进行充分的调查研究，结果是顾此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。众所周知，调研是决策的基础和前提，没有调研，决策就成为无源之水、无本之木，风险将大大提高。各级各类机关单位的决策者都应从这一案例吸取教训，慎重对待决策，慎重对待决策前的调研工作，将调查研究工作做实做好，充分尊重群众的知情权和参与权，为决策打下坚实的基础。一言以