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莱钢特种设备制造质量管理手册 编号：TSG/LGMM
3.文件和记录控制
为了规范质量管理体系文件的编制、修订、审查、批准、发放、作废与回收，特制定本程序。
3.1文件控制
3.1.1职责
3.1.1.1总经理、质量保证工程师分别负责质量管理手册、程序文件的批准。 3.1.1.2质量检查站负责质量管理手册和程序文件的综合管理，质量检查站负责半成品和成品的质量检验和试验过程的质量信息管理。
3.1.1.3市场营销中心负责生产工艺技术指标管理，和产品标准、技术规范、规程的管理及技术经济指标管理与考核。
3.1.1.4机动设备科负责生产设备操作指导书、生产设备点检标准、生产设备给油脂标准、生产设备维修作业标准、生产设备维修技术标准（以下简称一书四标）的管理。
3.1.1.5计控处/自动化部负责计量器具检定、校准、测量控制体系文件（以下简称测量文件）的管理。
3.1.1.6生产单位负责生产操作规程的管理。 3.1.1.7各受控部门负责本部门文件的管理。 3.1.2控制要求
特钢事业部编制《文件管理程序》对质量管理体系所要求的文件的结构及分类、编制、审批、发放、使用、更改、换版、作废、销毁及管理作出明确规定。
3.1.2.1质量管理体系文件结构及分类
特钢事业部质量管理体系文件分三级，一级文件为质量管理手册；二级文件为程序文件；三级文件为作业文件，包括质量管理细则、标准、规范、规程、管理制度或办法、质量职责、文件清单、图纸、记录及外来文件等。
3.1.2.2文件的编制和审批
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a. 特种设备质量管理手册由质量检查站负责编制，质量保证工程师审核，总经理批准。
b. 新制定的程序文件由各受控部门负责编制，部门负责人审核，质量保证工程师批准。
c. 作业文件的编制、审核、批准按2.3章节“作业文件和质量记录”规定执行。 3.1.2.3文件的发放和使用执行《文件管理程序》中有关规定。 3.1.2.4文件的更改、更换、作废、回收和销毁：
a. 当文件在使用过程中有不适宜、质量管理体系标准发生变化或在质量管理体系组织机构、业务范围等发生变更时，应对质量管理体系文件进行更改，文件更改的审批应由原授权审批人进行，若指定审批人时，该审批人应获得审批人所依据的有关资料。
b. 质量管理体系文件经多次更改或大范围修改时应进行换版，新制定的文件版本号顺序为A、B、C------；原有文件版本号顺序为0、1、A、B、C------。
c. 文件的作废、回收和销毁。当新版本文件生效时，原版本文件同时作废。作废文件由文件管理部门按照《文件管理程序》的相关规定收回并记录。需留作历史资料的文件加盖“作废留存”印章，并做好记录，其余作废文件一律销毁并有登记。
3.1.2.5文件管理
a. 文件经审批后，文件正本由文件管理部门归档。
b. 直接引用的外来文件，相关部门报特钢事业部主管领导确认批准后使用。每年应对文件进行评审，必要时进行修改和重新批准。
c. 文件持有者在调离岗位时，将所有受控文件交回文件管理部门，由该部门向接替者重新发放。
d. 各受控部门对本部门的受控文件实行清单管理，并把本部门产生的文件清单上报质量检查站，质量检查站对特钢事业部质量管理文件体系进行清单管理。
e. 质量管理体系文件的编号执行《文件管理程序》中的规定。
3.2记录控制
3.2.1职责
3.2.1.1质量检查站负责记录的综合管理。
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3.2.1.2各受控部门负责本部门记录的管理。 3.2.2控制要求
特钢事业部编制《记录管理程序》，对记录的标识、填写、贮存、保管、检索、处置等作出明确规定，为证实产品符合要求和质量管理体系的有效性提供客观证据。
3.2.2.1记录的编制
记录由各受控部门自行设计、编制，记录清样报质量检查站备案。 3.2.2.2记录的标识和编号
记录采用编号的方式进行标识，应保证每一种记录具有唯一的编号,记录编号执行《文件管理程序》。
3.2.2.3记录填写
a. 记录用不褪色书写工具填写，字迹清晰、工整，易于辨认。 b. 记录不得随意涂改，必须更改时，更改者在更改处签名或盖章。 3.2.2.4记录的保管
a. 为了便于查询、检索、记录应分类贮存和保管，各受控部门应单独建立特种设备档案资料室，存放特种设备生产记录，存放环境应防潮，防蛀、防止丢失损坏。
b. 填写后的记录由各受控部门保管。 c. 特种设备生产记录的保存期至少为5年。 3.2.2.5记录的更改和销毁
a. 各受控部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，由相应文件的审批人在更改清样背面签署审批意见，更改后的记录清样报质量检查站备案。
b. 记录如超过保存期或因其他特殊情况需要销毁时，由记录管理部门负责处置，并要做好保密工作。
3.2.2.6记录的管理
a. 电子媒体质量记录（主要指磁盘、光盘等）及来自供方的记录也属于特钢事业部质量管理体系的记录的组成部分，分别由各相关部门保管。
b. 当合同有要求时，在商定期内有关质量记录可供顾客或其他代表查阅。质量检查站通过内审、检查等方式可对各受控部门记录的使用、管理情况进行检查。
3.3外来文件管理
外来文件由文件管理员负责整理、存档。对为顾客提供服务所需的外来文件如政府
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莱钢特种设备制造质量管理手册 编号：TSG/LGMM 部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由质保工程师进行评审后批准使用,并制定分发范围。文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填 写《文件签收记录表》。
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