发布时间 : 星期六 文章(3)浅析项目运用组织管控流程体系时的优化 - 《综合管理手册》汇编工作经验交流--盐城--杨士尧 - 图文更新完毕开始阅读
1、制作流程指引图
流程指引图不但要清晰的刻画出工作中的每一个规定动作，还要区分出不同状况下的不同选择走向，并用文字说明进行简明工作指引。
首先需要分划出一项工作的不同阶段，然后在每个阶段内添加不同的工作动作节点，最后将这些节点以逻辑顺序串联起来，通过添加简要说明，形成标准的流程指引图。
以上图为例，对于一个采购的流程，需要分为“确定类别”、“申请及制作方案”、“审核”、“实施采购”、“验收”、“入库及领用”这几个重要的动作节点。首先将几个节点列出来，然后针对各个节点中的要素信息细分，形成不同的流程节点模块，如“确定类别”环节中，将采购的物品类别分为“文具类办公用品”、“设备类办公用品”和“家具类办公用品”三类。
做完要素信息的细分，下一步将各个节点用箭头线连接起来，表明工作的顺序步骤，此时可以将不同情况加以简要说明，以便区分不同步骤走向。继续以上图的“文具类办公用品”流程走向为例，其下分成并列的两项节点，说明可由综合管理部提出“采购计划”或需求部门提出“特殊申请”；然后再下一步出现不同选择，“超过500元”则进入“采购方案”环节，否则一路向下进入“审核”环节。以此类推，将流程节点模块完全按照工作逻辑串联起来，就形成了流程图。
最后，根据不同的工作内容，简要说明工作重点和关键项，形成工作指引，综合起来便形成工作流程指引图。 2、制作细节说明
天下难事必作于易，天下大事必作于细。如果说管理的一般法则是科学，那么对细节的管理就是艺术，企业处理细节的能力就形成企业管理的能力。所以仅仅有流程是不够的，对于细节说明就是制作管理流程的创新点，它是以工作指引为基础，采取分层结构形式，针对每一项工作节点模块进行具体阐述。内容包括但不限于：流程说明、工作必备动作、名词解释、注意事项、易犯错提示、实例说明等。
细节说明采取文字说明加配图的方式，致力于将每一个细节演变成为规范行动的一部分，前提是“找出规律”，构建一个有效的说明机制，将所有的细节都置于直接或间接的控制之中。
3、添加表单
在每个细节说明的最后，将添加该步骤涉及到的各类表单。部分表单还特别添加批注，以便使用人能够避免错误，快速上手。
（三）形成手册
编制完各项指引，做好各类指引的归类，最后根据细节说明的层次，共形成
5个层级，制作相应的目录，完成汇编工作，形成指导性的《综合管理手册》。
三、管控流程体系文件的持续优化和应用
管控流程体系文件是需要不断完善和优化的，在下一步的优化工作中，需要添加更多的业务流程进去，同时通过日常工作来不断测试现有流程，及时查漏补缺，并根据实际需求再整改和细化。
只有不断的将出现的问题及解决方法、更好的工作思路等实际积累的经验和知识固化在流程里，并且可以随着流程的不断继续执行和优化，才能真正将优化形成的《手册》形成自己项目特色的“数据库”。如一个新进入公司的员工，他能够通过本汇编很快地熟悉公司业务流程和业务处理方法，并且可以通过流程固化形成的“数据库”不断充实自己及提高处理流程的难度和水平，同时在工作中又可以不断完善“数据库”，最终形成良性循环。流程也是一个不断改善、持续改进的过程，对流程的执行，提升了员工整体的工作效率，随着这样的“数据库”越来越全面和细化，可以更好的为公司管理流程体系添砖加瓦，为项目建设学习型组织打下一个坚实的基础。
附件：《综合管理手册20121116》