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文书档案形成与归档要求
为使我校文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，特制定《萧山区友谊学校文书档案形成与归档要求》。
一、档案形成要求 (一)计算机档案形成要求
1．统一纸张。一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。（学校可定制印有“学校全称+文件”或“学校全称”红色文字加下划线的两种文本用纸，用于管理类文书档案首页的打印。）
2．统一格式。常用的文体格式详见下表。 项 目 标题 字 体 宋体 字 号 小二号 字间距 标准 行间距 1.5倍 备 注 正标题加粗；副标题为三号楷体加粗。正副标题均居中。 二级小标题为黑体，三级小标一级 黑体 小四号 标准 1.5倍 题为楷体加粗，四至五级如有小标小标题 题为宋体加粗。 为消除“有将无兵”现象，可正文 宋体 小四号 标准 1.5倍 适当调整字间距或行间距。 标题可用规范简称，文尾署名署名 宋体 小四号 标准 1.5倍 必须用全称。一个单位的，不用署名，盖章即可。 日期应到日，年份为四位数，日期 宋体 小四号 标准 1.5倍 使用阿拉伯数字。 3．统一操作。建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置行间距为1.5倍，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，选择A4纸后，设置上下左右页边距均为2.5厘米。输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。标题与正文之间用回车键键入后空一行。操作正文时，先用空格键空两个汉字位置，以后每一段用回车键后就会自动空两个汉字的位置。如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段文字首行退回到顶格处，然后用空格键空出两个字的位置。如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键入”后再进行操作。页码统一用“页面底端”且“外侧”的带杠阿拉伯数字。打印文档，均须正反面打印。需存档的文档用回行针或钢扣装订，请勿使用订书针。
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4．统一表格。表格采用三线表，即左右不封口的表格，忌用跨页大表。如出现转页续表，表头不省略，且表格右上方注明“续表”。其中统计表一般包括标题、表体、说明三部分，不设“备注栏”，确需辅以文字说明的，则在表体下方加“说明”部分。“说明”只对资料来源或表内某些问题进行注释，文字必须切题和简洁。标题有单位、时间、事由和文种四要素，列于表体上面居中排列，表体右侧上方标明计量单位，如各栏计量单位不同，则在栏内分别标明。表体纵向和横向栏间用细线，上下边用粗线。表中短横“-”表示这一栏没有数据，空格表示未掌握该项数据，“0”表示该项数据为零，“?”表示不足本表计量单位的数值。表头上下左右居中，可根据需要适当调整字间距，文字用黑体或加粗。表格内容如是表达性的，则上下居中左右居左，如果是多行的，则首行需空两个汉字的位置；行间距设置为单倍行距，行高设置为0.8厘米（小四号时）。可根据表格内容多少自行调整字号，但同一表内的字号一般须统一。
5．统一标题。标题除制度性文档外，一般应含有四要素，即单位、时间、事由和文种，并按此序拟写，一般为一行且居中。标题中的单位一般使用单位简称。以友谊学校为例，标题中的单位则为中共友谊学校支部、友谊学校、友谊学校分工会、共青团友谊学校支部、少先队友谊学校大队部等。单位应是一个完整的概念，不要再进行拆分。如果有正副标题，均应居中，其中副标题前应加破折号，并按上面要求拟写规范。标题除可使用书名号、引号外，一般不用其他的标点符号。
6．统一数字。正文中的数字，除标题、成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当用阿拉伯数字。
阿拉伯数字的书写有以下规则：
（1）为使多位数字便于阅读，可将数字分成组，从小数点起，向左或向右每3位分成1组，组间留一空隙（约为1个汉字的1/4），但不得用逗号、圆点或其他方式。非专业科技出版物如排版留1/4汉字空有困难，可以不分节，也可仍采用传统的以千分撇“，”（使用半角状态下的逗号）分节的办法，其中小数部分不分节，四位以内的整数也可以不分节。
（2）纯小数必须写出小数点前用以定位的“0”。
（3）阿拉伯数字不得与除万、亿及法定计量单位词头外的汉字数字连用。如453,000,000可写成45,300万或4.53亿或4亿5,300万，但不能写成4亿5千3百万；三千元可写成3000元或0.3万元，但不能写成3千元；三千米可以写成3千米，这里
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的“千”是词头。
（4）一个用阿拉伯数字书写的数值（包括小数和百分数）不能拆开转行。如有转行，可通过调整字间距来消除。
（5）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用浪纹号“～”，不用符号“-”。如：10%～20%，（2～6）×10，30～40km（也可写成30km～40km）。表示参数范围的数值应按国家有关的标准处理。如：63%～68%（不作63～68%），-15～8℃（不作-15℃～8℃），155～220千克（也可作155千克～220千克），8万～11万吨（不作8～11万吨），包装外型尺寸为400mm×200mm×300mm（不作400×200×300mm）。
（6）整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如：一个人，三本书，四种产品，六条意见，读了十遍，五个百分点。再如：截至2006年9月，学院有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教师274人，在校学生1561人。
7．统一序数。结构层次序数，第一层为“一、”，句末不用标点；第二层为“（一）”，句末可用标点，但一般不用；第三层为“1．”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，句末均要用标点。除此之外，不得用其他的结构层次序数，更不得用英文字母。在“一”后的标点一律使用“、”；在“1”后的标点一律使用“．”。其中“1．”中的小黑点是在全角状态下由句号键输入后变化而成，注意应占一个字的位置。在使用层次序数时，第一级可以直接跳到第三级，但其他级之间不得跨越，同时，应注意全文相同的序数后的内容应属于同一级的内容。
8．统一时间。年份一律采用公元纪年，且用四位数表达，如“2007年”不能省略为“07年”。不能使用“今年”、“当年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产生歧义。表示年月日的时间如使用汉字，其中“○”不能用“0”或“零”替代，需用单位符号中的“○”。现在一般都用阿拉伯数字。
9．统一校名。学校校名，按照教育局的规定，或全称或简称，原则上不得使用其他名称，高中学校和直属单位根据需要可在简称前加“萧山”二字。全称的校名以学校公章表述的为准。简称一般分为以下几种：中共友谊学校支部、友谊学校、友谊学校分工会、共青团友谊学校支部、友谊学校学生会等。校名在使用时，凡落款均需全称，标题和正文中一般用简称。
10．统一封面。如果是材料的汇集，一般需加封面。封面一般呈现标题（含年份）、学校名称、科室、编写时间等内容，能确切反映卷内文件材料内容。
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(二)手写体档案形成要求
手写体档案的字迹要具有耐久性，可选用碳素墨水钢笔、黑色签字笔和毛笔书写，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔书写。
二、档案归档要求
实行“1+1”存档制，即将纸质档案上交给分管领导的同时，还要将一份相应的电子档案放在相关电脑的文件夹内，并经档案分管领导“确认”。到学期结束后5天内，分管领导把形成的文书档案资料按移交目录全部移交给档案室，并由档案员查验后办理好相关的手续。
落款单位（盖章）（单位可不打印出来）
2016年×月×日
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