发布时间 : 星期一 文章GBT 23020-2013(两化融合)信息化和工业化融合管理体系全套文件(管理手册程序文件)更新完毕开始阅读
XXX集团有限公司信息化和工业化融合管理体系文件
5.2.业务描述 5.2.1 文件的分类 5.2.1.1 按文件内容分类
（1） 一层文件：管理手册（包括方针和目标）； （2） 二层文件：程序文件；
（3） 三层文件：作业文件（包括：外来文件、管理类文件）； （4） 记录。
5.2.1.2 按文件形式分类 （1） 书面形式文件；
（2） 电子形式文件：电子文件管理包括电子文档的管理、电子形式传输文件的管理等。电子文件发布和管理的有效途径为公司“协同办公系统”。 5.2.2 文档的编制
两化融合联合工作组牵头，建立完整的管理体系文件，对其及时更新和维护，支撑公司两化融合管理体系有效运转，并指导各项管理活动。
由企管部明确体系文件的层级结构，清晰说明各管理要求的逻辑关系，并与标准制度及其他管理体系保持一致。
企管部组织起草管理手册、管理目标等体系文件（见附录B），上报两化融合联合工作组批准。
程序文件、管理标准和工作标准的编制、审查和批准参考《技术标准管理办法》和《文件编号管理规定》等规定执行。
XXX集团有限公司信息化和工业化融合管理体系文件
公司的两化融合管理规章制度的编制、审查和批准按《规章制度管理办法》相关规定执行。 5.2.3 文档发布
各部门对本部门接收的和管理的文件“受控文件清单”，企管对适用的外来标准形成“外来文件清单”。
经批准的文件由主管部门进行发放，确定文件发放范围、发放份数等内容后发放，发放的受控文件需在文件上标识“受控”章。文件的发放应确保在文件的使用处可以获得适用文件的有关版本。
发放书面文件的形成“文件发放/回收记录”。 5.2.4 文档更改
文件的更改形式包括换页、换版、补充规定等。较小的改动以换页的方式进行，同一文件需多张换页或流程调整等内容重大修订时，可予以换版或用补充规定的形式。
文件实施后如各部门发现文件内容有需要完善的，反馈给文件编制部门。文件编制部门调研后确定更改内容，填写“文件更改申请单”，说明更改原因、更改方式、更改内容等，由规定审批人批准后进行更改。
文件的每次更改在更改页进行状态标识，使文件的更改和现行修订状态得到识别。
更改的文件经重新批准后发放，同时将作废文件从使用场所收回，或在适用时通知各部门自行废弃作废文件，确保在使用处的文件都是适用的最新有关版本，避免作废文件的误用。
XXX集团有限公司信息化和工业化融合管理体系文件
企管每年或需要时组织对现行文件的适用性、科学性、合理性进行评审，对需要进行调整的按本文规定进行。 5.2.5 文档的作废
新版文件实施后，旧版文件废止，回收的旧版文件如需销毁，形成“文件销毁审批单”，经部门负责人批准后可进行销毁。
对出于正当理由或有参考价值需保留的作废文件，加盖 “作废保留”字样予以标识，防止文件的误用。 5.2.6 外部文档控制
由企管收集适用于公司产品的外来标准文件，发放到信息中心等部门制定公司内部标准。对已收集的外来文件要进行实时检索，掌握其变化情况。对过期或更新的，及时进行处置，确保在用外来文件的有效性。
公司各相关部门、各单位根据业务要求对外部供应商提供的供方文件进行识别。 5.2.7 电子文件的管理
公司目前同时存在书面文件和电子文件的管理，书面文件按以上规定执行。
电子文件参照以上条款管理，其中电子文件通过OA“体系文件发布流程”发放；更改时采用重新发布的形式；存储状态下的电子文件不允许私自复制、打印、修改、删除、转发，必要时可给予设定使用权限，如设定密码、使用PDF格式、禁止下载等。其他具体管理通过系统实现。
XXX集团有限公司信息化和工业化融合管理体系文件
5.3.检查与考核
对本控制程序规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表所示。
序号 1 考核项目 归档文件完成情况 成率100% 6. 序号 1 2 3 考核标准 归档文件完各部门 企管部 考核对象 考核部门 相关文件
制度标准名称 文件编号管理规定 规章制度管理办法 外来产品标准管理规定 标准编号（制度标号或发文号） HL/GX/C/01-2014 7. 记录
下表给出了执行本控制程序的记录文件。
序号 1 2 编号 名称 两化融合体系文件目录 两化融合体系文件审批表 两化融合管理文件作废/销毁3
审批单 各部门 企管部 3年 填写部门 各部门 各部门 保存地点 企管部 企管部 保存期限 3年 3年