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杭州曼诺休闲用品有限公司跟单过程中存在的问题及改进建议
第一，查看公司系统（SAP）中10MP21140合同下达的消息，并根据合同号10MP21140在系统（SAP）中查阅此订单的相关信息，如合同号、PO号即为客人订单号、产品品名、工厂、数量、客人、客户经理、产品经理、包装资料、备注信息填写在卷宗袋上，建立卷宗。
第二，收到10MP21140合同正本后，仔细、认真地审核合同内容，包括检查是否有产品经理及副经理两个人的签名，确保合同的有效性。
第三，审核完毕后，在合同的左上角，写上TO: 艺新/李经理，FM：曼诺/周翀，Date：2011.3.5，并在合同的右上角标明合同的页数，如1/3，2/3,3/3，然后把合同传真给浙江艺新工厂，并敲上已传真的印章，电话确认是否收到。
第四，将10MP21140合同一式两份进行复印并去财务室敲章，然后寄给工厂并且写邮件通知：“TO:浙江艺新/李经理，10MP21140合同已寄出，申通单号：368355058593，请在收到合同正本后，三天之内一份盖章后回寄我司存档，一份给贵司留底”，另外一份原件归档即可。
第五，将10MP21140合同的相关信息输入到订单跟踪表（EXCEL 表）中，如图1所示，确保其及时性和准确性，方便日后对整个订单的追踪。
（图1）
第六，收到寄回的合同正本后，归档并将系统中此合同下达消息删除。
2.2.2下达包装资料
第一，问浙江艺新工厂催要确认样，与客户部确认是否收到确认样。 第二，催问客户部提供10MP21140合同的包装资料。
第三，整理、核对、理解包装资料内容，10MP21140合同的资料存档入浙江艺新工厂文件夹下，另建立一个文件夹，命名为“10MP21140浙江艺新”。
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第四，把此合同的包装资料以邮件形式转发给艺新，与其跟单打电话确认是否收到，以便工厂顺利安排生产、及包装。
第五，在订单跟踪表上10MP21140合同项下记入包装资料已齐全、下达时间3月8日。
2.2.3进系统订舱
第一，根据10MP21140合同船期为4月16日，在此船期前20天内，即3月27日催问艺新要10MP21140野营椅的外箱尺寸、毛净重、货好时间（即为工厂预计船期）。并记录到合同订单跟踪表上，如图2所示。
（图2）
第二，按照工厂提供的外箱尺寸：85*23*32CM，对照合同产品总数5400PCS、每箱6PCS，计算此合同共56.30个立方，确认其出货形式走一个1*40GP。
第三，此合同项下的货物均为浙江艺新，因此确定工厂拖柜门点为浙江艺新。 第四，进SAP系统订舱。如图3所示.
（图3）
第五，检查系统中10MP21140相关信息无误后，打印合同托单并存入“2011浙江艺新合同托单文件夹”，发消息给单证部负责人YOKI、储运部负责人STELLA和客户
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部负责人JEAN。
2.2.4安排验货
ARGOS客人的货都要求客检，但是在安排客检前，为了确保货物质量，首先要安排预检（即公司QC自检）。具体流程如下：
第一，看跟踪表上此合同的交期3月26日，船期4月16日，与工厂重新确认货好时间为3月23日，与客户部确认客检时间为3月28日，并转达工厂预检时间、客检时间。进SAP系统，导出10MP21140验货合同(即无金额显示的合同)，保存到先前建立的10MP21140浙江艺新文件夹下。
第二，把此文件夹上传到FTP上，以邮件形式告知公司QC调度员：“10MP21140浙江艺新3月27日预检（3月28日客检）,请安排。”
第三，查看当天调度员发来的QC行程表，如图4所示。按照订单跟踪表上登记的验货时间，确认是否已将此合同验货已排上。
（图4）
第四，按照10MP21140合同安排的验货时间，对照QC行程表上的验货员，问其验货结果。验货合格，及时删除FTP上相对应合同的包装资料。
2.2.5安排托柜（出货）
第一，收到储运部发送的10MP21140合同的拖柜邮件后，与艺新工厂的跟单再次确认是否可在截ENS时间前拖柜。
第二，经确认可以，回复储运部拖柜时间确认邮件，并抄送给JEAN、STEVEN。 第三，把确认拖柜时间的邮件转发给艺新跟单，并且插入10MP21140托单一并发送。
第四，在拖柜登记表上记入10MP21140合同拖柜信息，如图5所示.
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（图5）
第五，在合同订单跟踪表上找到10MP21140合同项下的相关数据，同时记录拖柜时间、实际船期，并把此条数据底色变为绿色。
2.2.6装箱确认
第一，如图5所示，按拖柜登记表上的拖柜时间、合同号、工厂，催问装箱单传真件与装柜图片。
第二，收到装箱单后，核对其装箱数据与合同托单上的数据一致，即共为900箱，无短装。按照合同号10MP21140，进SAP系统相应输入箱号:TGHU9472263，封号：A5152010，并确认提交数据。并把订单跟踪表上的此合同数据底色变为黄色。
3. 曼诺公司跟单流程中存在的问题
3.1 合同卷宗、订单跟踪表建立不完整、不齐全
比如说合同是以美金为交易币、合同上标明此合同项下的货物是需要客检的、此合同项下的客人是有具体订舱要求的、并且此合同的客人是有自己指定货代的等等，在实际跟单过程中，我们很容易因为不仔细的原因而漏掉某个信息，导致后期跟单、单证及运输等操作也因此有误。
3.2 合同正本、包装资料下达不齐全、错误、遗失
下达合同时，在合同正本上没有标明页数，以及及时提供相关快递单号，导致合同正本缺页少页，甚至合同正本遗失。同样也会影响之后的合同订单操作。
例如：10MP23336合同，总共四页，但是在传真合同的时候未标明页数，由于信号等因素工厂只收到3页，同时在复印合同正本时，漏印了关于产品材料细节方面的一页，工厂收到的正本就会不完整，导致工厂安排生产出问题，以及回寄合同正本要求开票时，
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