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档案管理制度
(试行版)
一、总则
（一）目的：为规范XX公司公司的档案管理工作，保证各种档案的完整性及保密性，合理利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
（二）释义：本档案管理制度，适用于公司从事经营、管理以及其他各项活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、技术资料、光盘、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 （三）职责：
1. 总经理办公室负责档案管理制度的制订、修订和监督实施；负责对各部门所移交档案的接收、整理、编目、立卷、借阅、保存等集中统一管理工作；设专人对档案室进行管理。
2. 公司各部门负责本部门需要归档材料的收集、整理和移交工作，协助总经理办公室进行档案的管理。
3. 此制度适用于杭州总部档案室，综合管理部独立负责生产厂区档案管理，相关流程事项遵照此项制度执行。
二、归档要求
（一）归档范围：凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有参考利用价值的文件资料均属归档范围。
（二）归档文件性质：归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，由档案室留存复印件。 （三）归档时间：
1. 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年3月份和9月份。
2. 基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内归档。
3. 当年形成的财务档案，在会计年度结束后，暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。
4. 研发、人事等的涉密文件材料，于每年6月份以密封形式移交档案室。 5. 项目文件连同配套照片、磁带、光盘等，在项目结束后3个月内归档。 6. 其他未特别说明的文件材料， 根据需要随时归档。 三、保管要求
1. 公司各类档案均须按制度向总经理办公室移交，集中保管在档案室，任何部门和个人不得私自留存档案。
2. 总经理办公室负责档案室的安全管理和卫生管理工作，保证档案室具备防火、防潮、防虫等安全条件，适时打扫清理，保证档案室的整洁有序。
3. 总经理办公室要根据归档资料种类进行分类登记和编号，编制好归档目录,以备查找使用。
四、借阅要求
1. 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
2. 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
3. 借阅档案资料，须经总经理办公室批准。阅档必须在指定地点，不得携带外出。需要借出档案的，须经总经理办公室负责人批准。
4. 借阅档案，必须履行登记、签收手续，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
5. 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，但续借时间不超过30天。
6. 重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
7. 员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还总经理办公室，方可办理相应手续。
8.隶属部门档案（人力资源、研发）暂存放放置在公司档案室的，进出档案
室查阅或借阅均需在档案借阅登记本上登记留档。
五、档案的销毁处理
1. 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须经总经理办公室组织鉴定以确认是否可以销毁，任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。
2. 经总经理办公室鉴定确需销毁的档案，由总经理办公室登记销毁清单，清单需永久保管。
3. 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用。档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。
六、附则
1. 本制度从二〇一五年五月十日起执行。 2. 文件修订历史
修订历史 修订时间 修订内容 修订者 审核者 审批者 3. 附件一：XX公司材料归档申请表
附件二：XX公司归档材料移交清单 附件三：XX公司档案室存档材料目录 附件四：XX公司研发技术部门档案材料借阅单 附件五:XX公司人力资源部档案材料借阅单 附件六：XX公司档案室材料外借单
附件七：XX公司档案室材料销毁清单 附件八：XX公司档案利用申请单
附件一：
XX公司材料归档申请表
申请人： 部门： 时间：
序号
名称 数量 保管时间（年） 备注