发布时间 : 星期三 文章计算机文化基础中国石油大学第九版第三章 - 图文更新完毕开始阅读
3.4 文档格式化与排版
不同的文档对行文的布局要求足不一样的。如果一份文字材料不进行任何修饰，整篇文档采用一种文字效果和一种排版效果，没有重点与非重点之分，很难引起读者的兴趣，而经过格式化和排版后的文档页面美观、重点突出、层次清晰、可读性强。 3.4.1设置字符格式
字符的格式化主要指对输入的文本进行字体、字形、字号、颜色、下划线及其上、下标等特殊效果的设置。Word默认的中文字体是宋体五号。
1.字体的设置
1)使用菜单命令格式化
(1)选定要进行格式化的文本，单击“格式”菜单中的“字体”命令，打开图3-21所示的“字体”对话框。
(2)在“字体”选项卡中可以设置字体、字形、字号、颜色、下划线、特殊效果等。特殊效果直接单击效果前面的复选框即可，允许同时使用多种文字效果。
2)使用“格式”工具栏格式化
选定要格式化的文本块后，可以直接单击“格式”工具栏上的字体颜色工具按钮和
来设置文本的颜色、字体、字形、字号、加粗、倾斜、下
划线等。这种方法快捷方便，但不能设置特殊效果。
字号大小有两种表示方式，分别用“号”和“磅”为单位。以“号”为单位的字号中，初号字最大，八号字最小；以“磅”为单位的字体中，72磅最大，5磅最小。当然，我们还可以输入比初号字和72磅字更大的特大字，根据页面的大小，文字的磅值最大可以达到1638磅。图3-22所示的是210磅的特大字。格式化特大字的方法是：选定要格式化的文本，在“格式”工具栏的“字号”文本框中输入磅值后，按回车键即可。
2.字符间距
字符间距是指字符之阿金的距离，有时会因为文档设置的需要而进行字符间距的调整，以达到理想的效果。
1)用菜单命令调整
单击“格式”菜单中的“字体”命令，在弹出的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡，如图3-23所示，可以根据实际需要进行缩放、间距、位置的设置。
2)使用“格式”工具栏调整字符间距
使用“格式”工具栏上的工具按钮，可以设置字符的缩放比例。方法是：单击右边的下拉按钮，弹出图3-24 所示的下拉列表，可以直接选择合适的比例，或者单击“其他”按钮，弹出图3-23所示的对话框，根据需要进行缩放间距等设置。
3.文字效果
选定要格式化的文本；单击“格式”菜单中的“字体”命令，在弹出的“字体”对话框中选择“文字效果”选项卡，从中选择需要的动态效果，在对话框的下方可以预览效果。
“格式”菜单中还有“首字下沉”、“文字方向”、“更改大小写”、“中文版式”等各种文字格式，也经常在文字排版中用到，我们将在实验教程中详细介绍。
右击工具栏的任意位置，选择“其他格式”工具栏，就会出现工具栏，可以方便地选用这些工具按钮进行文档格式化操作。
3.4.2设置段落格式
段落是Word的重要组成部分。所谓的段落是指文档中两次回车键之间的所有字体，包括段后的回车键。设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、换行和分页、对齐方式等。设置段落格式的方法是：
单击“格式”菜单的“段落”命令，打开图3-25所示的“段落”对话框，对话框中有三个选项卡：锁紧和间距、换行和分页、中文版式。下面主要介绍“缩进和间距”选项卡。
1.用菜单命令调整缩进和间距
在“缩进和间距”选项卡中，可以进行缩进、间距和对齐方式等多项设置。用户应先了解缩进的度量单位，它的常用度量单位主要有三种：厘米、磅和字符。度量单位的设定可以通过“工具”菜单一+“选项”，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，在“度量单位”下拉列表中设定。
(1) 缩进：可以将选定的段落左、右边距缩进一定的量。 (2) 特殊格式：特殊格式中有“无”、“悬挂缩进”和“首行缩进”三种形式： 无：无缩进形式
悬挂缩进：是指段落中除了第一行之外，其余所有行缩进一定值。
首行缩进：段落中的第一行缩进一定值，其余行不缩进。我们一般设置首行缩进2字符。
(3) 间距：可以在段前、段后分别设置一定的空白间距，通常以“行”或“磅”为单位。 行距：指行与行之间的距离。
单倍、1.5倍、2倍、多倍行距：分别设定标准行距相应倍数的行距。 最小值、固定值：这顶固定的磅值作为行间距。
(4) 对齐方式：设置段落或文本左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐等。 2.使用“格式”工具栏调整 使用“格式”工具栏可以快速进行格式化操作，方便快捷。可以使用“格式”工具栏上的工具按钮。进行对齐方式的设置，这些按钮从左到右分别是：两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。可以使用“格式”工具栏上的。按钮改变文档的行距，使用或工具按钮来减少和增加缩进量，每按一次减少或增加一个字符。 3.格式刷 格式刷是实现快速格式化的重要工具。格式刷可以将字符和段落的格式复制到其他文本上。使用方法是：
（1） 先将鼠标指针定位在格式化好的标准文本块中；
（2） 单击“常用”工具栏上的“格式刷”工具按钮，鼠标指针变成； （3） 按住鼠标左键刷过要格式化的文本，所刷过的文本就被格式化程标准文本格式，
同时，鼠标指针恢复原样。
如果要在多处使用同一格式，则双击“格式刷”工具按钮。要停止使用格式刷，则再次单击格式刷工具按钮或按Esc键取消。
3.4.3制表符和制表位 所谓制表位，是指按下键盘上的Tab键后光标向右移动的位置。设置制表位后，不同行的文字按Tab键即可向右移动相同的距离，从而实现对齐。常见制表符有：左对齐式制表符、右对齐式制表符、居中式制表符、小数点对齐式制表符和竖线对齐式制表符。 设置制表位的方法是： (1)单击水平标尺最左端的制表符可以切换各种制表符，直到出现所需要的制表符类型。例如，选择小数点对齐式制表符，在水平标尺上，单击要插入制表位的位置，水平标尺上就会出现小数点对齐式制表符。按照这种方法依次在标尺上的相应位置设定其他需要的制表符。 (2)在文档中输入需要设置小数点对齐的数据，该数据要有小数点，否则就要按最后面的字
符对齐。把光标移到数值的前面，按下Tab键，这时，该数值就会在设置的制表符处以小数点为准对齐。 (3)按下Enter键进入下一行，输入下一行数据时，在每个数据前按Tab键，数据就会按照所设置的制表位对齐了。如果想移动制表位的位置，则拖动制表位在文档的标尺范围内移动。 各种制表符对齐方式如图3-26所示。 若要设置精确的度量值，可以通过“格式”菜单中的“制表位”命令或者双击标尺上的制表位符号，在打开的“制表位”对话框中进行精确的设置。 要删除制表位，则用鼠标按住制表位，拖离标尺栏释放鼠标。
3.4.4项目符号和编号 使用项目符号和编号，可以使文档有条理、层次清晰、可读性强。项目符号使用的是符号，而编号使用的是一组连续的数字或字母，出现在段落前。项目符号和编号的使用方法是：将鼠标定位在要插入项目符号或编号的位置，单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，弹出图3-27所示的对话框。使用不同的选项卡，选择合适的项目符号或编号后，单击“确定”按钮。也可以通过“自定义”对话框进行个性化项目符号或编号设置。 使用了项目符号或编号后，在该段落结束回车时，系统会自动在新的段落前插入同样的项目符号或编号，还会自动调整项目符号或编号的位置缩进相同。 也可以通过单击“格式”工具栏上的工具按钮和，分别设定简单的项目符号和编号。
3.4.5分节、分页和分栏 1.分节 节是独立的编辑单位，每一节都可以设置成不同的格式。插入分节符即可将文档分成多节，然后根据需要设置每节的格式不同。分节排版可以美化页面，达到丰富多彩的排版效果。
1)分节符的类型 “下一页”：插入一个分节符，新节从下一页开始。 “连续”：插入一个分节符，新节从同一页开始。 “奇数页”或“偶数页”：插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。 2)可为节设置的格式类型
我们可以为不同的节设置不同的格式类型，节格式类型有：页边距、纸张大小或方向、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注等。
3)插入分节符
将鼠标定位在需要插八分节符的位置，单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，弹出图3-28所示的对话框，在“分节符类型”中选择新节开始的位置。
4)删除分节符
如果在页面视图或大纲视图下看不到分节符，则单击“常用”工具栏上的“显示，隐藏编辑标记”按钮0以显示隐藏的分节符标记，然后将光标定位到该标记前面按Delcte键。也可以切换到普通视图下进行删除。
2.分页
Word有自动分页功能，当文档满一页时系统会自动换到下一页，并在文档中插入一个自动分页符。除了自动分页外，也可以人工分页，所插人的分页符为人工分页符。
插入人工分页符的方法是：
(1)将光标插入点移至要分页的位置，单击“插八”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，如图3-28所示：
(2)单击分隔符类型中的“分页符”单选钮，就可以在当前插入点的位置开始新的一页。 也可以通过CtrI+Enter组合键开始新的一页。在普通视图下，人工分页符是一条中间带“分页符”字样的虚线，按Delete键可以删除，而自动分页符是一条水平虚线，不能人为地删除。
3.分栏
所谓分栏就是将一段文本分成并排的几栏，只有当填满第一栏后才移到下一栏。在编辑报纸、杂志时，经常要用到分栏，增加版面的美感，便于划分板块和阅读。
分栏的方法是：
(1)单击“格式”菜单中的“分栏”命令，打开“分