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辦公室事務管理
Date:2013/3/31
導 言
辦公室幾乎遍及各個組織，辦公室人員的具體任務和工作職責各不相同，但所
從事的大量工作都是在辦公室中完成的，對我們來說，辦公室的印象應該是不陌生的：一個房間，有寫字檯、桌椅、電話、電腦、文件櫃等辦公用品，大量的文件攤開在桌面上，不斷響起電話鈴聲，來回進出的人群，或者坐在電腦旁不斷敲擊鍵盤而發出的嗒嗒聲。這些構成了我們對辦公室的形象認識。
但對於辦公室人員來說，更多的恐怕是透過這些表層的東西來尋求對辦公室工作更加深刻的認識，如：辦公室的功能定位、辦公室管理的內容、辦公室和其他工作的聯繫與區別等。做好辦公室事務，爭取實效是每一位辦公室人員的心願和目標，每一位辦公室人員都希望自己是上司得力的助手，希望通過自己有效的管理，使上司能夠從瑣碎的事務中解脫出來。那麼，怎樣保證各項業務有序、順利開展和完成；不僅要收發、管理好辦公室各樣文件並及時歸檔，還要管理好各種形式的信息資源，做好收集、管理和利用工作，保證部門內部信息流暢，這些都是擺在我們面前的重要課題。
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辦公室事務管理
第一章
一、 辦公室的基本功能
辦公室的基本功能可從三個不同的角度體現：
Date:2013/3/31
辦公室的基本功能
1、 從組織的整體看，辦公室是管理工作的中心，處於樞紐地位。 辦公室的活動內容是為領導決策活動提供建議和意見，處理組織的內部事務，包括制定組織活動的各種規則，提供各種保障等。上級的指令要通過辦公室傳達下去；各個方面的信息，也要由辦公室處理和傳遞。因此，如果沒有這樣一個環節和樞紐，一切活動將無法進行。
2、 從組織的結構看，辦公室是組織內部承上啟下的聯絡部，處於中介地位。 從縱向層級方面，辦公室是聯繫領導機構和職能機構的紐帶；在橫向部門方面，辦公室是社會組織中各層級內部溝通的中介，是聯繫各職能部門的橋梁，通過辦公室，各種信息得到集散和有效的開發利用。因此，離開了辦公室這樣一個中介機構，社會組織的正常運轉將難以實現。
3、 從組織的外部看，辦公室是組織通向社會的門面，處於窗口地位。 收發文件和接待來訪，是辦公室的職能中與其他機構的不同之處，這些功能使得辦公室有更多的機會與外界接觸。辦公室的辦事效率和工作質量及其工作人員的禮儀風范，都在一定程度上代表組織的公眾形象。因些，組織如果沒有這樣一個窗口，尌會失去同社會正常溝通的渠道，也將對其生存和發展構成潛在的威脅。
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二、 辦公室基本功能的特征
Date:2013/3/31
辦公室實施組織內部管理的基本功能，決定了無論是參與政務，還是管理事務，都是圍繞組織的內部管理展開的。因此，做為一項管理活動，辦公室基本功能的行使必然帶有一般管理的某些特點。比如，從過程上看，都是計劃、組織、控制等管理環節的具體化；從整體上看，都必頇按照完整統一、精簡效能的原則運作。但是，作為一個特定的管理領域，辦公室的基本功能又有著自己的特征，主要表現在：
1、 辦公室基本功能的行使具有綜合性。
辦公室的管理內容是內部事務的整體，並不是一個特定的領域或一個特定的職能。無論是上傳下達，還是左右溝通；無論是輔助決策，還是後勤保障；無論是日常工作，還是突發事件，都屬於辦公室的管理范圍。這種功能的綜合性，決定了辦公室的管理必頇立足於調整內部的各種關係，克服各種制約因素，以保證內部協調有序的運轉。 2、 辦公室基本功能的行使具有程序性。
辦公室的管理過程並不是雜亂無章或在不同領導風格的任用下無所適從的，而是一個有著相對穩定的活動程序的過程。無論是新建組織，還是傳統組織，其內部管理都是從圍繞組織目標制定發展規劃開始，通過建立各種組織規則，把權責體系和工作制度落實到各個部門，然後依據特定的規則一一實現組織目標。這種功能的程序性，決定了辦公室管理必頇全過程地參與組
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織內部管理的各個環節，發揮自身的中介和樞紐作用，保證組織目標的實現。 3、 辦公室基本功能的行使具有終局性。
辦公室的管理行為主要是面對本組織的內部活動。其管理行為的依據大部分是根據本組織內部的實際情況制定的；當然，這些活動規則也要以合法為前提。辦公室管理行為的結果，包括資金、物資的分配，對工作人員的安排和處理等，其效力范圍大多數限於本組織內部，並不與有關法律的條款相銜接。這種功能的終局性，決定了辦公室的管理行為必頇在合法的大前提下，建立合乎情理，符合本組織的發展目標，以保證公正和有效。 三、 辦公室管理的實施維度 Z
計劃 現場
組織 會議 實施 文件 控制 評估
技術和資源
Y
X
辦公室管理的三維空間 Y軸：辦公室功能運作 X軸：實現辦公室管理的方式 Z軸：實現辦公室管理的物質基礎
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