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2.2 设置关键字
定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字。可以根据实际需要任意设置相应的关键字。
一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有重复的关键字。关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。
1.设置关键字 操作步骤：
（1）选中需要输入关键字的单元，例如“B3”，如图10所示。
图 10 设置关键字
（2）单击“数据”｜“关键字”｜“设置”，打开“设置关键字”对话框。 （3）单击“单位名称”单选按钮。
（4）单击【确定】按钮。重复（2）至（4）步骤，将“月”定义为关键字。 2.调整关键字位置
关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。同一个单元或组合单元的关键字定义完以后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。
调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值
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表示向右移。
操作步骤：
（1）单击“数据”｜“关键字”｜“偏移”，打开“定义关键字偏移”对话框，如图11所示。
图 11 调整关键字位置
（2）在需要调整位置的关键字后面输入偏移量，例如，在“年、月”文本框，分别输入需要调整的数字。
（3）单击【确定】按钮。
2．3 编辑公式
会计报表的变动单元内容会随编制单位和时间的不同而不同，但其获取数据的来源和计算方法是相对稳定的。报表管理系统依据这一特点设计了“定义计算公式”的功能，为定义报表变动单元的计算公式提供了条件，从而使报表管理系统能够自动、及时、准确地编制会计报表。
报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。
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1．单元公式
单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，单元公式的作用是从账簿、凭证、本表或其它报表等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。它既可以将数据单元赋值为数值，也可以赋值为字符。
单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。 例如，C5=期初余额(\月)+期初余额(\月)
其中，目标单元是指用行号、列号表示的用于放置运算结果的单元；运算符序列是指采集数据并进行运算处理的次序。报表系统提供了一整套从各种数据文件（包括机内凭证、账簿和报表，也包括机内其它数据资源）采集数据的函数。企业可根据实际情况，合理地调用不同的相关函数。
常用的报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。
账务取数公式
账务取数是会计报表数据的主要来源，账务取数函数架起了报表系统和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁。账务取数函数可实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，实现账表一体化。
账务取数公式是报表系统中使用最为频繁的一类公式，此类公式中的函数表达式最为复杂，公式中往往要使用多种取数函数，每个函数中还要说明诸如科目编码、会计期间、发生额或余额、方向、账套号等参数。
基本格式：
函数名（“科目编码”,会计期间,[”方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]）
说明：
·科目编码可以是科目名称，且必须用双引号括起来。 ·会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体数字表示的年、季、月。 ·方向即“借”或“贷”，可以省略。
·账套号为数字，缺省时默认为第一套账。 ·会计年度即数据取数的年度，可以省略。 ·〈编码1〉与〈编码2〉与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。
主要账务取数函数如表4所示。
表4 主要账务取数函数表
函数名 期初额函数 期末额函数 发生额函数 累计发生额函数
金额式 QC( ) QM( ) FS( ) LFS( ) 15
数量式 SQC( ) SQM( ) SFS( ) SLFS( ) 外币式 WQC( ) WQM( ) WFS( ) WLFS( ) 条件发生额函数 对方科目发生额函数 净额函数 汇率函数 现金流量函数 TFS( ) DFS( ) JE( ) HL( ) XJLL( )/ LJXJLL( ) STFS( ) SDFS( ) SJE( ) WTFS( ) WDFS( ) WJE( ) 为了方便而又准确地编制会计报表，系统提供了手工设置和引导设置两种方式。在引
导设置状态下，根据对各目标单元填列数据的要求，通过逐项设置函数及运算符，即可自动生成所需的单元公式。当然，在对函数和公式的定义十分了解，运用非常自如的情况下，可以直接手工设置公式。
直接输入公式 操作步骤：
（1）选定需要定义公式的单元，例如“C4”即“产品销售收入”的本月数。 （2）单击“数据”｜“编辑公式”｜“单元公式”，打开“定义公式”对话框，如图12所示。
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