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3、如果批复涉及的问题较多，除表态外，还提出一些具体的意见或要求，则应采用分条列项的形式，将有关的意见或要求逐一罗列，方便受文单位理解、掌握。 此时要注意层次的安排要合理。 四、释疑
批复与复函的区别
复函和批复都属于被动行文，都用来答复有关的提问，但两者有明显区别。
1、发文机关级别不同。批复在省、市以上级别的领导机关中较常使用，基层机关用得较少，一般多用复函。
2、行文关系不同。批复是上级机关向下级机关行文，属于下行文，复函一般用于答复平级或不相隶属机关的询问，是平行文。
3、内容性质不同。内容涉及面广，比较重要、影响大、涉及原则性、政策性的问题的，一般用批复答复，一般事务性的问题用复函。
通 报
一、通报的概念
通报是“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公文。
从行文方向上看，通报属于下行文。上级机关发通报，主要是让下级机关的广大干部群众了解一些与本身工作有密切联系的重要信息和典型材料，从而达到提高认识、规范行为的目的。
二、通报的种类
1、表彰性通报：表彰先进单位或先进个人的通报。
2、批评性通报：批评犯有错误的典型人物或单位，批评社会上某些不良倾向或丑恶现象的通报。 注：表彰和批评性的通报的作用不仅在于表彰批评当事者，更主要的目的在于教育广大读者，通过表彰先进人物，倡导正义、正气；通过批评错误，引起人们的警觉，有则改之，无则加勉。
3、情况通报：用于传达情况、沟通信息的通报。这类通报，有的反馈社会信息，使受文单位了解相关情况；有的是介绍某项工作的进程或有关情况，针对工作中存在的带普遍性或比较突出的问题，提出意见或要求。
注：这类通报主要用于两个方面：一是对广大群众关注的重要问题进行调查研究后，将情况以通报形式传达下去，如：传达反腐败情况，传达物价情况等。 二是重大的突发性事件传达给有关机关，有时还需要群众协助解决问题，如《××市公安局关于协助追捕罪犯×××的通报》。
三、通报的写作
标题：通报的标题一般采用完整式，有的通报以文件形式下发，因为眉首部分有发文机关标识，因此在标题中省去发文机关
正文：不同种类的通报，正文部分的写法有所不同； 1、表彰性通报和批评性通报
正文一般由三部分组成，一是写明表彰批评对象的基本情况或主要事实，有时还简要分析其性质；二是对被表彰批评者做出的奖励或批评的决定；三是提出希望和要求。
看书上例文P47 2、情况通报
情况通报是针对工作中存在的带普遍性的群众十分关注的问题（如物价情况、反腐败情
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况、经济指标完成情况等）予以通报。
会议纪要
一、概念
会议纪要是“适用于记载和传达会议情况和议定事项”的公文。 它是根据会议记录、会议文件和会议的其他资料整理而成。 但会议纪要和会议记录是有区别的： 1、会议纪要是根据会议记录和会议的其他文件材料整理而成的，它的内容凝炼、集中，有鲜明的思想倾向性。 而会议记录是如实地记载录写会议的进行情况、会议研讨的问题、会议的报告与发言、会议的决议事项等内容而形成的资料性文件，它的记录方式是流水帐式的，有什么记什么，不能选择，不许取舍，以最客观、最自然的方式反映会议的全面情况和真实内容。
2、会议纪要的撰写是为了外发，具有一定的权威性和约束力，如果是下行文的话，受文单位必须贯彻执行。 会议记录的录写，主要是作为资料备查，供撰写会议纪要、决议、决定或传达会议精神使用。会议结束后即存入档案，供以后查阅。
二、会议纪要的写作
（一）会议纪要开头的写法 1、记录式开头
××大学教学改革工作会议纪要
时间：一九九八年八月十三日上午 地点：××楼第×会议室 主持人：×××副校长
出席者：×××，×××，×××，×××，×××，×××，××。 现将会议情况纪要如下： 该会议纪要的开头如记录，它适用于小型的参加会议人数不多的会议，常以过渡句“现将会议情况纪要如下”引起下文。
2、段落式开头
全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要
（一九八五年三月十三日）
1985年3月6日至13日，国家体改委在湖北省武汉市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。28个省、自治区、直辖市体改委（办）的负责同志，以及中央、国务院有关部门和理论界、新闻界的同志、共300多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了城市改革的经验，研究了在新形势下如何积极而慎重地将城市经济体制改革向前推进的问题。
这种开头最常见。大小型会议都可用，而大型的会议应当用这种开头。
（二）会议纪要主体部分的写法 会议纪要主体部分有三种写法：
一为贯通式：即正文为独段式写法，整个内容比较简单，一目了然。先简要介绍会议基本情况，然后概括出会议议定事项。两者合为一段。
二是条文式
时间地点主持人出席者会议纪要依次排列
凡小型会议可以用这种记录式开头。纪要内容较少，用这种条项式写法，易读易记。
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（三）层次序号引领式（小标题引领式）：
XXXXX纪要 （X年X月X日）
XX于X年X月X日至X日，在X召开了XX。XX以及XX等X人出席了会议。×××（加上职称）主持会议并做了总结讲话。
（一）
……
（二）
……
（三）
……
或者将小层次序号改为小标题，就是小标题引领式。
三、会议纪要写作注意：
1、会议纪要与其他公文一样，不可按主观意图随意增减内容，要如实反映会议的情况和基本精神，写成后也应当提请会议主持人审核、签发，重要的会议纪要应经与会者讨论并认可。
2、主题突出。应紧紧围绕主题归纳要点。同时要层次清晰，让读者好读好记，故要整理归纳使之条理化，纪要的内容，不是会议议程的缩影，而是对会议讨论的意见加以综合分析，要写成观点鲜明，材料充足，层次分明的文字。
3、纪要篇幅不宜太长，语言要简明扼要，切忌冗长杂乱。 4、会议纪要不写主送机关，也不必盖章。
函
一、概念
函是不相隶属机关相互往来的正式公文，有其法定效力，它是较为典型的平行文。 函是“适用于不相隶属机关间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批的事项”的公文。
函，短小、灵活、方便，使作范围广泛。主要作用在于：相互商洽工作、相互询问和答复问题，向有关主管部门请求批准事项或通报有关事项。
函的内容大多是一般性、事务性事项，主要用于平行的机关、单位之间，不相隶属的机关、单位之间，沟通情况、商洽工作、询问和答复问题。
二、特点
函的结构简单，直叙其事，轻便简捷，所以它广泛地用于沟通情况、商洽工作，也用于请求批准和答复审批；主要用于不相隶属单位，也可用于平级单位和不相隶属的上下级单位。
函这种使用范围的广泛性和灵活性，是它的重要特征，也是它和其他文种的重要区别。 三、函的种类
（一）按来往关系分，函有发函和复函。 发函：是指主动提出公务事项而发出的函。
复函：又叫回函，是指答复对方单位提出的有关公务事项的函。属于被动发出的函。 （二）按内容和发文目的分，函有商洽函、询问函、请批函、答复函。 四、函的写作
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写法上注意： 1、发文字号：在一般公文的发文字号中的机关代号后加一“函”字，如“×府函〔2004〕23号”，也有的函涉及的是一般性事项，没有发文字号。
2、主送机关：一般只写一个主送机关。函中需要承办的事由谁主管，就主送给哪个机关。
3、语言要求：作为一种公函，多半是不相隶属机关之间的平行文，关系是平等的，所以态度也应该平等、诚恳，语气尽量用商量的口吻，
4、正文
（1）缘由，即发函的目的理由，一般在正文的一开头就要有所交代，而且要交代得清楚明白、合情合理。
（2）事项，就是发函要办理的公务，或要商洽、询问、请批的事项，或要回答、批准的问题。要说得明确、具体、实在。
（3）不同种类的函，有不同的惯用结束语， 去函的结语 “专此函达”、“即请函复”、“请函复”、“请复，可否”，“请予回复”、“务希函复”、“此致 敬礼” 复函的结语 “特此函复”， “专此函复”，“此复” 1、商洽函。
是指用于互相商洽工作的函，既可用于发函、也可用于复函。商洽函又可分为两种：一种是不需要答复的商洽函，一种是需要作答或回执的商洽函。
2、询问函
即询问问题的函，其要求是不要轻易提出询问，不是十分必要的问题，不要发函。这种函的写法与商洽函相类。
要求一函一事，以便对方尽快办理与答复。 3、请批函
它是向不相隶属的主管机关请求批准有关事项的函，要求一文一事，用语简明得体。其结构与请示相同。
函是使用频率相当高的一个公文，写请批函是为了解决问题。请批函和请示一样原由一定要写好，要写出请求的合理性、必要性、紧迫性，以理服人甚至要以情感人，从而达到目的。同时，要特别讲究公文语言的通顺和简洁，使主送机关愿意读、记得住。
四、释疑
请批函与请示的区别
函和请示，虽然都有“请求批准”的作用，但两者的区别十分明显，不应该混淆。 从行文关系上来看，函多用于不相隶属的机关。这些机关在有关的业务工作方面，存在着“主管”和“被主管”的关系。函只用来“请求批准”或回复有关业务工作方面的事项的。请示是用于相隶属的上下级机关。这些机关不仅在有关的业务工作方面，有“主管”和“被主管”的关系，更重要的是在行政方面有法定的领导和被领导关系。请示是下级机关向上级机关“请求批准”有关事项的上行文件，是标准的上行文种。
回复函与批复的区别
两者都是用来回复有关单位的文件，但批复主要是用来批复下级的请示，当然有时也用来批复下级的报告或其他文件。批复的问题，一般都是比较重要的。函既可用回复不相隶属机关在业务上批准的事项，也可以用来回复不相隶属机关的来函，但回复的问题，常常是一般性的。函的使用要比批复广泛、灵活得多。
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