发布时间 : 星期五 文章本科生新生入学登记表归档更新完毕开始阅读
本科生新生入学登记表归档指南
一、归档范围
全校各类培养方式的本科生新生入学登记表。 二、整理流程及要求 1.排序及组件
将新生入学登记表按“学院——班”分放，班号按升序排列，根据文件材料的数量，按不超过30mm厚度分为一本（件）或若干本（件），零散的文件用夹子临时固定。
2.加盖公章
新生入学登记表必须加盖“学工处招生办公室章”，要求印章边缘和字迹必须清晰，并将其盖在学生照片与登记表之间。 3.编写页码
①以本（件）为单位编制页码。每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。
②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。）
4.编写文件目录
目录内容包括学生名单、所在班级、学号及页号(格式见附件1)。 5.修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。调整放错班号及放反、放倒的登记表,将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。
6.装订
以本（件）为单位装订成册，每本厚度不超过30mm。装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件
的保护和管理；并按要求统一封面格式(格式见附件2)，封面用纸统一为厚牛皮纸。
7.著录
根据档案馆提供的《著录模板》进行文件录入（著录表格式见附件3）。 8.编写档号
在装订好的文件材料的封面右上角填写档号（格式如下）：
档号 序号 9.检查验收档案
完成以上工作流程以后，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改。
10.上传数据并提交归档申请
经档案馆工作人员检查验收合格后，部门档案员方可登录档案馆档案管理系统，上传数据并提交归档申请。
11.打印移交目录、卷内目录和备考表
归档申请经档案馆审批通过后，部门档案员可通过档案管理系统自动生成并打印《移交目录》，一式两份(格式见附件4)。同时打印卷内目录和备考表。
三、归档时间
本科生新生入学登记表于生成年度的次年6月30日前归档。 四、归档手续
档案移交时必须填写移交目录，一式两份，经档案馆验收核对，合格后双方签字，各持一份备查。
附件： 1．目录格式 2．封面格式 3．著录表格式 4．移交目录格式
附件1：目录格式
序号 1 2 ...... 学生姓名 班号 学号 页号 备注
附件2：封面格式
档 号 序 号 中国地质大学 （武汉） 年 学院新生入学登记表 立卷单位： 起止日期： 保管期限： 密 级：
档号尺寸：
35 15
单位：mm
10
10 档 号 序 号 附件3：著录表格式
实体分类号 2016- JX13 案卷号件号 责任者 学正题名 保管期限 永久 移归交页件文件文载档单数 数 时间 本 体 时位 间 学工处 1 XXXX XXXX 原件 纸张 密级 备注 中国地质大学（武汉）学工处2016年XX学院新生入学登记表 1 工处 公开 ......
附件4：移交目录格式
本科生新生入学登记表 移交目录
序号 1 2 ...... 档号 文件题名
件数 页数 载体 密级 备注 移交单位（盖章）： 档案馆接收人（签字）：
移交人（签字）： 交接时间：