发布时间 : 星期日 文章秘书学教案第八章 秘书工作的规律与原则(8)更新完毕开始阅读
秘书学第八章 秘书工作规律与原则
少或避免失误；当群众对领导正确的工作目标不够理解时，秘书应通过上情下达的职能活动，帮助群众理解；当发现领导工作意图与群众的正确意见和要求出现局部不一致时，秘书应通过下情上达的职能活动，帮助领导将工作意图与群众愿望有机地结合起来。这样，就可有效地维护组织整体目标的一致性，秘书与领导的主辅配合也就更为和谐一致。
领导与秘书的主辅配合，还反映在阶段性目标上。秘书人员 应把领导工作的各阶段的目标，作为安排具体业务活动的依据。 秘书只有将工作安排围绕领导各阶段的工作目标、重点展开，才能 做到主辅配合，有效地发挥近身综合辅助的作用。若两相脱节，就会造成领导在某些工作阶段因得不到必要的工作服务和辅助而影响工作效率；而秘书工作则由于主辅配合脱节而难以充分发挥辅助作用，甚至会做无用功。
秘书与领导的主辅配合，还落实在具体工作事务的目标上。 秘书开展各项具体的服务和辅助活动要以领导各项具体工作目的为出发点。领导者作出决定、召开会议、举行会谈、发布文件，处理各项具体事务，都有着确定的、具体的目的，遵循与领导主辅配合近身综合辅助规律，秘书必须对领导各项具体工作目的准确的了解和把握，并为领导圆满地实现工作目的，提供有效的服务和辅助。明确了领导工作的具体目的，秘书才能明确自己该做什么，何时去做，怎样才能做好。只有这样，秘书的近身综合辅助才能在具体工作中充分发挥作用。
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2.从主辅加深理解，提高综合辅助的有效性
秘书工作的一般规律，揭示了秘书与领导在工作上是密不可分的，在工作绩效上是一体化的。领导工作绩效中，包含着秘书近身综合辅助有效发挥作用的绩效；而领导与秘书彼此加深理解，是提高主辅配合有效性的重要条件，也能有效地提高秘书综合辅助和服务的效率，进而促进领导工作效率的提高。在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为以下四种状况：
和谐共振型。这是领导与秘书主辅配合的最佳状况。领导理 解秘书工作，把培养和正确使用秘书作为优化领导效能加以重视；秘书也善于理解领导工作和领会领导意图，主动提高为领导工作服务的有效性，自觉地把辅助领导，提高工作效率和效益作为自身工作的出发点。这样就从主辅两方面实现最佳配合，从而能取得最佳实际效果。在这种状态下，领导工作能得到有效的充分的秘书综合辅助和服务；秘书工作也能得到领导的有效指导和支持。两者相得益彰。 领导牵引型。这种状况是领导理解秘书工作的重要性，自身 能力强、素质高、富有经验，善于培养和使用秘书；秘书守职、勤奋，但对领导工作缺乏全面理解，不善于领会领导工作意图，能力和经验不足，缺乏主动性，只能在领导的明确指示或指导下，才能顺利完成工作任务。其主辅配合的有效程度和工作绩效虽比不上“和谐共振型”，但在领导者的“牵引”下，也能取得较好的工作绩效。从发展看，在领导的培养和秘书的不断努力下，秘书就能迅速地提高素质增长才干，全面地理解领导工作，把握秘书工作一般规律，主辅配合关
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系也就会由“领导牵引型”逐渐发展为“和谐共振型”。
秘书促动型。产生这种状况的原因，一般是领导者的水平不 高，能力不强，但有全心全意为人民服务的思想动机，能够虚心听取别人的意见和建议；而配备的秘书具有较高的水平和较强的工作能力，能够正确地理解领导工作的客观需要，并能竭尽全力地辅助领导，充当领导的近身“智囊”和助手。在这种情况下，只要领导者不妒贤嫉能，胸襟开阔；秘书能甘当配角，不侵权，不越权，不搞“秘书专政”，诚心诚意的辅助领导工作，其主辅配合也能取得一定的工作绩效。随着领导才能、经验的增长，也可能会发展为“和谐共振型”。但若领导人无容人之量，或者秘书怀有个人目的，这种主辅配合就会失调，也就很难取得良好的工作绩效。
配合失调型。形成这种状况的原因，或者是由于领导与秘书 的事业功利目标不一致，或者是素质、性格不相匹配、或者感情上存在隔阂、或者其他方面存在不和谐因素，致使彼此思想上缺乏沟通，工作上难以配合。领导工作意图难以被秘书理解，秘书工作的作用也不被领导重视。在这种状况下，领导工作难以得到秘书有效的近身综合辅助，秘书工作也难以得到领导的有效指导和支持。这种配合失调型的状况在管理实践中是不允许也不可能长期存在的。要么彼此加强沟通，加强理解。特别是处于辅助地位的秘书应该主动地去理解领导，适应领导者的工作风格和工作习惯；领导应关心秘书，理解秘书工作，加强主辅配合的有效性，使之向“和谐共振型”发展。要么采取组织措施，构建新的和谐的主辅配合。
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领导与秘书的相互理解与和谐配合是在实践中形成的。只有 领导与秘书都共同遵从为人民服务的根本宗旨，在实践中遵循秘 书工作的一般规律，加强沟通，就能逐渐形成和谐共振的主辅配 合，秘书的近身综合辅助作用也就能不断加强。 3．从主辅配合协调，提高综合辅助的效率
秘书工作的一般规律，要求秘书在工作思维、工作节奏、工作进程上，都要保持和谐一致性。当领导正在思考某个问题时，秘书应进行辅助性思考，为领导提供信息、调研和事务性服务；当领导已经形成某项工作意向时，秘书应围绕领导工作意向展开、伸延、做好铺垫和准备；当领导开展某项工作时，秘书应根据领导工作的目标和要求，开展办文办会办事和处理信息等业务工作。只有这样，才能在和谐的主辅配合中提高近身综合辅助的效率。
为了维护组织的有序运转，领导一般要按客观实际的需要安 排领导工作的进程；秘书工作进程的安排应从属于和服务于领导 工作进程。从时序上讲，年初、年中、年末领导都有不同的工作 点；秘书综合辅助的重点必须与领导工作重点相契合。从工作环 节上讲，决策前、决策中、决策执行中、决策效果的总结评估等，领导工作有不同的环节；秘书综合辅助必须跟踪不同环节的进程，抓住不同环节的重点。
秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满足领导工作的 需要，在主辅和谐配合中，提高近身综合辅助的有效程度，促进领工作效率和效益的提鬲。
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