发布时间 : 星期一 文章excel应用技巧和常见问题 - 图文更新完毕开始阅读
计算机信息技术汇编 —— 办公篇之EXCEL 本系列课程主要向大家介绍了Excel所处理的数据类型和它们的输入方法，这些知识和技能虽然都很简单，但是万丈高楼平地起，把基础打好才能更好的提高和发展，因此大家不要轻视这部分内容的学习哦。
我们今天制作的这几个实例后面还将会用到，因此请大家保存好，后面的课程也会向今天这样根据实际任务展开，以便让我们学习起来不那么枯燥，同时更容易获得解决问题的能力。笔者虽然想尽力把本次课程制作得完美一些，但是个人的考虑难免有所欠缺，因此不足之处欢迎各位朋友多多提意见。
Excel：连续打印证书不再愁
每年六月份是学校教务处最忙的时候，其中如何能按时把毕业证书发到学生手中，是一项重要的工作。依照省教育主管部门的要求，毕业证书的纸张是统一印制的。现在学校大都用计算机打印来代替手工书写，图1是一张制作好了的毕业证书，虚线左边是学校的存根，虚线右边是发给学生的毕业证，打圈的表示不同学生有不同的值，打方框的是不变的值。
学生的基本信息都已存在，教务处一般都用Excel来处理。但要在Excel中打印毕业证书却有些困难，因为一般证书都是用Word设计，然后从Excel原始表中“复制”学生的信息“粘贴”到Word中，制作一张打印一个，工作量可想而知，决不会比手工书写快，只是打印出来美观罢了。 要能连续自动打印，而无需人工操作该多好。笔者带着问题，经过反复尝试和实践找到了一种既不用编程，且简捷、易用的方法。
1. 首先要把Excel中的数据转化为VFP6.0中的数据，插入一行VFP6.0字段名(如图2)，选择“文件”下的“另存为”命令，在对话框中的“保存类型”中选择“DBF4(dBASE Ⅳ)(.dbf)”，转换成功后的文件扩展名为DBF。
图1
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计算机信息技术汇编 —— 办公篇之EXCEL 注意：Excel表的第一行内容需要先输好(如图2)，否则转换时可能会出现VFP6.0不能识别的字段名，从而导致转换不成功的现象。其中xm表示姓名、xb表示性别、xjh表示学籍号、csny表示出生年月、jgs表示籍贯的省份、jgs1表示籍贯的县、byzh表示毕业证号。
图2
2. 用VFP6.0的报表设计器设计界面
(1)选择VFP6.0菜单的“文件/新建”命令，选择“文件类型”中的“报表”，单击“新建文件”，输入文件名，便创建了一报表文件，如“打初中毕业证书”。打开“显示/工具栏”菜单命令，选择“报表设计器”。如图3，按下“报表设计器中”的“报表控件”。在整个设计中我们只用了〔选取对象〕按钮、〔标签〕按钮和 〔域控件〕按钮。
图3
(2)图4是笔者设计好的初中毕业证书打印报表，下面对此做一说明：常量部分用〔标签〕按钮，在其中直接输入，文字的字体、字号等可用“格式/字体”来设定。变量部分用〔域控件〕按钮，在弹出的“报表表达式”中输入对应的字段名，如xm(表示姓名)、xb(表示性别)、xjh(表示学籍号)、jgs(表示籍贯的省份)、jgs1(表示籍贯的县)、byzh(表示毕业证号)。下面对出生年月作特殊说明：在年、月、日的“报表表达式”中分别输入“substrc(csny,1,4)”、“substrc(csny,6,2)”、“substrc(csny,9,2)”，因为从Excel转换时用的是字符型，如“1988.01.07”，所以用了取字符的函数“substrc”；若从Excel转换时用的是日期型，则对应年、月、日“报表表达式”要用“year(csny)\month(csny)、day(csny)，与库中的字段名一一对应。
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图4
(3)完成好界面后要花一定的时间来调试，微调时可用左、右、上、下光标键。若发现打印“域控件”的表达式的内容只显示了其中的一部分，问题可能是方框太小，选取拖动控点来放大方框即可。报表保存后生成两个文件，扩展名分别为FRT和FRX。
报表设计完成后，按〔打印〕按钮，选择从Excel转换来的毕业学生的DBF文件，就可以坐享其成了。
Excel：一步搞定平均分妙用TRIMMEAN函数
学校每年年末都要评选优秀员工，难免要对各教职工进行打分，把分数作为评优的依据。用Excel将所打分数逐一录入，并且需在打出的多个分数中，去掉一定比例的最高、最低分，再求出剩余分数的平均分作为最终结果。常规的做法一般是：对每个人所得分数分别排序，按比例删除最高、最低分，再求出剩余分数的平均分。这种方法对于有300多名教职工的学校来说，操作太麻烦了。其实用TRIMMEAN函数一步即可实现。
下面以计算四个教职工的分数为例(如图1所示)，其中序号是打分票数排号。若想计算张、王、李、刘四个教职工的分数，假设需去掉最高、最低票数各为总票数的10%，那么只需在B12单元格输入“=TRIMMEAN(B2：B11，0.2)” ，即出现张XX的最后平均得分。其他利用填充柄拖动就可以了。其中0.2表示最高最低分各去掉10%，共去掉20%(即0.2)。
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图1
Excel：让成绩录入更智能
我是一位小学教师，在Excel中设计了一种智能成绩录入单（如图1）。
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