发布时间 : 星期三 文章RFID - 智能档案管理系统(2)更新完毕开始阅读
RFID智能多功能档案管理系统
方 案 书
目 录
1 系统概述 ................................................................................................................................. 3 1.1当前档案管理现状 ............................................................................................................. 3 1.2 RFID技术简介 ................................................................................................................... 4 1.3 RFID技术应用案例 ........................................................................................................... 5 1.4 RFID智能档案管理功能简介 ........................................................................................... 7 2 智能档案管理系统总体架构 ................................................................................................. 9 2.1 RFID数据管理系统 ......................................................................................................... 11 2.2档案管理信息系统 ........................................................................................................... 11 3 智能档案管理安全可靠性分析 ........................................................................................... 13 3.1安全性 ............................................................................................................................... 13 3.1.1系统用电防火安全 ................................................................................................ 13 3.1.2 RFID标签安全 ...................................................................................................... 13 3.1.3数据安全 ................................................................................................................ 14 3.2抗干扰性 ........................................................................................................................... 15 4 智能档案管理系统设备 ....................................................................................................... 16 4.1 智能档案架 ...................................................................................................................... 16 4.1.1系统组成 ................................................................................................................ 17 4.1.2智能档案管理模式选择 ........................................................................................ 17 4.2 便携式档案点检仪 .......................................................................................................... 19 4.3档案RFID标签 ................................................................................................................ 22 4.4 RFID档案层标 ................................................................................................................. 23 4.5 RFID身份权限卡 ............................................................................................................. 24 4.6馆员工作站 ....................................................................................................................... 25 4.7智能安全检测门 ............................................................................................................... 26 4.8智能移动式自助档案柜 ................................................................................................... 27 5 智能档案管理系统的实施 ................................................................................................... 29 5.1实施过程 ........................................................................................................................... 29 5.2设备清单 ........................................................................................................................... 32 6 智能档案管理系统特点与应用效益 ................................................................................... 33 6.1智能档案管理系统特点 ................................................................................................... 33 6.2智能档案管理系统应用效益 ........................................................................................... 34
1. 系统概述
1.1 当前档案管理现状
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：
图1.1 档案管理现状
（一）、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人
工撰写档案袋的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案袋内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案袋誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
（二）、档案存放次序较易被打乱
虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
（三）、档案查阅耗时长
随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。
（四）、档案的盘点操作不科学
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案袋内，因此在盘点档案时一般只清点档案袋的数量。但在每个档案袋内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反
映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案袋进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。
（五）、对失效档案的管理滞后
有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
近几年来各单位档案信息化建设开展得如火如荼，各单位的信息化建设都取得了一定程度的进步。但大多实现软件信息化管理，并未在本质上提高档案管理效益。通过对馆藏纸制档案扫描实现档案的数字化，然后通过软件实现对数字化后档案的检索利用，条形码技术实际上也并没有在档案管理中广泛的应用。随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展，在现