发布时间 : 星期六 文章档案管理学重点题库更新完毕开始阅读
档案用户的需求及其利用行为，很大程度上，受到社会环境因素的影响，其中包括政治环境因素、法律环境因素和学术环境因素等档案用户的利用需求是社会性与个体性的统一，它们的需求总是同其所在单位或所从事工作的任务及计划相关联，这就是社会性，这些利用 需求都是通过具体的档案用户需求行为表现出来的2对档案信息的宣传报道程度与档案用户需求强度的同一性，档案信息是一种原生性的信息，决定了它副本不多，流传不广，档案内容鲜为人知的和会属性，档案部门为了吸引更多的用户开发利用档案信息资源，就必须扩大对档案信息的宣传和报道3档案用户需求心理的求便规律，易用性是决定档案用户是否利用档案服务的重要因素4档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响规律，用户良好的利用 行为结果，有利于促进新的档案需求行为的产生
23、分析各类档案用户需求的特征：1研究者：要求利用全部与之相关的档案，对查全律要求高2机关工作者的：对档案的查准率要求高，要求得到档案馆及时的提供利用服务3工程技术人员：成套性和具体性4工人农民市民：利用需求所涉及的档案内容范围窄，主要是与维护公民的合法权益相关的那些档案信息，需求具有偶发性，没有连续性，不经常光顾档案馆
24、开放档案的含义：将一般可以公开的和保密期满的档案，接触封闭，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用
25、《档案法》中关于档案开放期的规定：一般为自档案形成之日起满30年，有关经济科学技术文化等类别的档案，可少于30年，涉及国防外交公安国家安全等国家重大利益的档案，不受30年期限的限制，可适当延期向社会开放，对于档案馆保存的，属于集体和个人所有的档案，在未经档案所有者同意之前，不得擅自向社会开放
26、档案解密、降密的含义：解密：根据国家有关规定，接触档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的非密档案。降密：通过一定的方式与方法，降低档案文件原有的保密等级
27、开放档案的含义：将档案或档案的特定内容，通过某种形式首次公之于众 28、开放档案的依据：理论依据、实践依据、法律依据
29、开放档案的鉴别：确定开放期、开放档案鉴别工作的组织领导、档案的解密、降密 30、开放档案的公布权：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布，未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布，集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益
第九章 档案的编研
1档案编研的含义：档案工作人员以馆藏档案为基础所进行的编辑和研究工作
2档案文摘、档案参考资料的含义：档案文摘：以简练的文字概要的揭示档案文件的主要内容，是一种档案二次文献。参考资料：根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等 3档案文献汇编的特点：原始性、系统性、易读性 4档案文摘的作用：介绍报道档案文件内容的作用
5档案编研工作的意义：1是档案馆主动的、系统的、广泛的开展提供利用服务的一种方式2开展档案编研工作是提高档案馆工作水平的一个重要途径3开展档案编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施
6、档案编研工作的特点：1研究性：编与研不是两个独立的概念，而是相互统一的，编中有研，编研结合2思想性：不仅是对档案原件的简单照录，必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性3政策性：成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律防霉的问题需要认真注意
7、分析档案编研工作中应注意的政策性问题：例如要遵守《档案法》中有关档案公布权限，档案开放时间，范围的规定，《保密法》中对保密问题的规定，《宪法》中对保护集体公民个人权益问题的规定，对有关科技成果档案的编研要注意保护专利问题，在出版编研成果时要注意知识产权问题等等
8、法规文件汇编、发文汇编的含义：法规文件是指党和国家各级权力机关及其所属业务主管部门颁发的以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件，将这些文件汇编成册，对于利用者查阅有关法规内容十分方便。发文汇编：发文机关将本机关的发文定期集中成册
9、法规文件汇编的特点及选材中应注意的问题：权威性、准确性、资料性，应注意：1要收录按照法定程序发布的法律、行政法规等规范性文件，非规范性文件不应收入其中2收录的文件应现行有效，对于已经废止的失效文件可将其目录附后供参考，但不需收入原文 10、发文汇编的编辑方法及使用范围：汇编时应将本机关一定时期的发文收集齐全，可在发文时留出若干份，除一份连同定稿立卷归档外，其他用于编辑发文汇编，汇编内文件按发文号顺序排列。使用范围：一般仅供本机关内部使用，有些文件在形成汇编时仍具有一定的机密性或不宜公开，因此要加强对发文汇编的管理
11、会议文件汇编的编辑方法：选择在社会或机关发展中有重大影响、在工作中有重要作用的会议编制文件汇编，可以将一次会议汇成一册，也可以将同一种会议的若干届会议文件汇成一册。选择能够反映会议基本情况的，具有查考价值的文件加以汇编 12、档案文摘汇编的特点和正文的编写要求：特点：1文摘言简意骇的揭示文件的主要内容，文摘汇编信息密度高，容量大，利用者可用较短时间获得大量信息2文摘具有引导利用的作用，利用者可借助档案文摘汇编选择自己所需要的档案原件，有针对性的查阅利用3档案文摘汇编编辑出版形式多样，可及时报道各种文件中的最新信息。正文的编写要求：1要忠实于原文，客观、如实的叙述文件的主要内容，不能带有编写人员的主管意见2应具有自含性和独立性，使读者不阅读原文也能从中获得必要的信息，可以独立使用3文字要简练，准确，表述要清楚，要注意使用标准科学术语，一般不用图表、公式、缩写词等，篇幅一般在200－400字左右
13、法规文件汇编的编辑出版机关：由有权制订法规的机关进行编辑出版
14、重要文件汇编的选材标准：首先要根据编辑意图和文件情况确定好收录范围，可在综合考虑文件内容的重要性和查阅利用的经常性两方面因素的基础上，于业务部门共同拟定选材方案，以避免实际选材的盲目性
15、公报、政报的发行机关和选材范围：发行机关为党和政府的领导机关。选材范围：有关方针政策的规定性领导指导性文件
16、大事记的含义和种类：含义：一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。种类：机关大事记、国家和地区大事记、专题大事记、个人生平大事记 17、大事的选择标准以及大事材料的核准：选择标准：1从影响方面分析2从特色方面分析3从背景方面分析。核准：1大事记编写人员要认真分析和研究每一条材料，遇有不确切、不合理的地方，一定要设法考订清楚再收录编写2大事记初稿完成后，可印发下属机关或机关内部机构广泛征求意见，广大群众既发现材料的失实之处，还可能补充一些新材料3在定稿前还应由该地区或机关领导审阅把关，如发现问题应及时修改
18、大事条目的编写要求：1大事时间：力求记载准确的日期，有些特殊事件还应明确几名时、分、秒。2大事记述（1大事记述须一条一事，不可将几件事放在一个条目中综述记述，以保证条目清晰，便于查找。2大事记述文字要简明3大事记述要注意将其始末因果交代清楚4编写大事记要以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，注意观点的正确5编写大事记可在客观记述的基础上适当评价）
19、组织沿革的含义：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等
方面变革的参考资料
20、组织沿革的特点、作用和种类：特点：1内容的专题性2事实的连续性。作用：便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况，可以为研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史提供组织建设方面比较系统、全面的参考资料，可以为档案馆编写立档单位历史考证提供系统材料，并有助于提高档案收集、整理、鉴定等业务工作的水平，还可以帮助利用者了解立档单位的情况和认识档案的价值。种类：1机关组织沿革2地区组织沿革3专业系统组织沿革
21、组织沿革的体例及适用范围：体例：编年法、系列法、阶段法。使用范围：历史较短、规律较小，组织机构不大稳定的机关可考虑采用编年法，组织机构较稳定，且各自独立性较强的机关以及地区或专业系统的组织沿革可考虑采用系列法，已经具有一定发展历史的机关、地区、专业系统均可考虑采用阶段法
22、组织沿革的编写要求：1内容全面，材料翔实2结构合理，脉络清晰3组织沿革可以采用文字叙述和图表的形式，也可以图文并茂
23、组织沿革的选材途径和方法： 组织沿革的材料大部分来自于档案的正式记载，其他材料慎用，在一个全宗中有关组织问题的材料大多集中在机关综合部门，组织部门和人事部门，可作为收集材料的重点，但有时候也需要从外机关或本机关其他部门的档案文件中加以印证和补充，某些通过调整而形成的新机关，形成之初的文件往往保存于其前身机关中，本机关没有正式记载的问题，有时候可从其他材料中得到证实，对于记载不确，证据不足的材料一定要认真考证，实在考证不清者要加以说明，宁缺勿错
24、专题概要的含义：用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的发展，变化情况的档案参考资料
25、专题概要的特点：1主题鲜明，内容专一2材料系统，重点突出3体裁灵活，适应性强 26、专题概要的选题和选材：选题应从社会需要和馆藏特点两方面，首选，在选题时候必须充分了解和认真分析社会各方面的需要，为科学研究或解决实际问题提供有价值的参考和借鉴。还要立足馆藏实际，充分考虑材料基础，以保证编出的专题概要内容实在，资料丰富，具有较高的参考价值。选材一要专，紧紧围绕选定的题目查找材料。二要全，力求将有关该题目的材料收集的多一些，内容丰富一些，三要实，不能选用根据不足的材料，也不能将某些反映事件过程的材料作为结果性材料使用
27、专题概要的编写要求：1内容全面，材料翔实：在编写时力求将有关专题的来龙去脉，因果始终，经验教训叙述清楚，使读者一经通览即可知晓该专题之基本情况2叙中有议，评介得当：应以档案等真实史料介绍，在介绍中必然反映出编者对有关专题的理解和认识3叙述准确，文字朴实：在编写中讲究行文技巧，对标题，段落，文字等度要认真推敲，力求达到科学性于可读性统一4文图结合，不拘一格：通常以文字叙述为主，也可以辅助一些表格，图示，公式，照片，附录等，对一些不容易理解的内容作出注释，必要是须注材料出处 28、会议简介的含义：简要叙述会议过程和基本情况的参考资料
29、统计数字汇集的含义：以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况的参考资料 30、编写会议简介应注意的问题：1事实清楚，准确，无论是会议基本情况还是会议内容度不能出现重要遗漏或失实现象2语言简练，要点突出，会议情况可从简，会议报告，决议可稍详。3一次会议的简介要眉目清楚，对于同类历届会议的简介，可按届次顺序一次排列，汇集成册并编制目录
31、统计数字汇集的作用：具有数据集中系统、内容简单明了
32、统计数字汇集的编写要求：1科学的确定统计指标2选好采集数据的年代断限3数据准确4根据主题特点可进行适当的统计分析5表式清晰
33、说明会议简介的主要内容：1会议名称及届次2会议的时间地点及主持人3会议参加人
员4会议的主要议程和内容
34、统计数字汇集中数据的选用：各种数据要以来自权威部门正式公布的数字为准，如灾情损失数据要采用政府部门公布的最后定论数据，经济指标要采用统计部门公布的统计年报中的数据，切忌采用事件前的估算数据，也不能采用事件中期尚未定论的数据和非正式渠道的数据。如对档案中记载的某些数据有疑问，应认真查证核实，查不清楚应加以注明 第十章 档案的登记和统计
1、档案登记工作的含义和主要内容：对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时随地的记录。内容：档案状况登记和档案工作登记
2、档案状况登记的主要形式及其作用：1案卷目录与卷内文件目录，作用：是两种最基本的记录反映档案数量与存在状态的登记2档案收进登记薄，作用：主要用于档案馆和规模较大的档案室3全宗名册，作用：档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室4全宗单，档案馆和保存了较多全宗的档案室5全宗卡片，为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况6档案成分和数量变化情况报道表，7案卷目录登记薄，应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室8总登记薄，全面系统的记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况 3、档案工作登记的主要形式及其作用：1工作日志，逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材2人员进出库房登记，库房管理的具体手段，工作人员及其他人每次进出库房均应登记3档案出入库登记，无论何种原因，只要档案从库房中被调出库外以及最终又归入库房中时，均应登记4档案清点、检查登记，对档案进行定期或不定期清点，检查过程中及清点5档案利用登记薄，既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的凭据6利用者登记卡，每一利用者在初次到某一档案机构利用档案的登记7档案借出登记薄，专用于档案被借出机构之外的情况8档案复制、摘抄登记，提出复制、摘抄申请，履行批准手续和确认复制摘抄事实的凭据9利用效果登记，档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查
4、档案统计工作的含义和基本特征：运用一系列专门的统计技术和方法、对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供监事可靠的数据支持。特征：规范化、科学化、制度化、体系化
5、档案统计工作的四个阶段：统计设计、统计调查、统计整理、统计分析
6、档案统计设计、档案统计整理的含义：设计：对统计工作的具体任务、目标、方法、进程等进行筹划设计。统计整理：对所获取的原始数据进行技术处理，如分组、归类、计算等，以获得规范化、系统化的数据
7、分析、静态分析、与动态分析、综合分析、系统分析的含义：分析：对统计整理的结果进行分析、研究，最终形成统计结论的工作。静态：一种相对静止的空间状态或发展过程中的某一横断面，比如某一时刻档案的绝对数量等。动态：揭示是某种发展变化过程及其情况，入档案数量每年的增长数即增长率等。综合：一般是在较大范围及领域中，对构成某一领域的基本方面进行全面分析研究时采用的各种具体分析方法的总称
8、我国档案统计工作的体系：1由国家档案局组织实施并受国家统计局监督指导的全国档案事业基本情况统计2由国家行业主管机关组织实施的专业系统档案工作统计3由地方档案行政机关组织实施的地方档案工作统计4各档案馆和档案室档案工作所进行的自我统计 9、一般统计工作的基本要求：1重要性原则2可量化原则3科学化原则4真实性原则5规范化、体系化、制度化原则
10、档案统计工作的专业要求：1统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素2具体统计项目的设置、统计方法的使用应力求对上述各方面情况有精确具体的描述3控制工作规模、类型及频率