发布时间 : 星期一 文章档案管理学重点题库更新完毕开始阅读
化财富，应以一定的社会需要面为前提，因此在决定档案取舍以及确定档案保管期限时，要避免片面的以个别需要为鉴定标准，而要考察每份文件的社会意义3社会需要时间：判定每份档案的保管期限的长短，这还要是根据可能被利用时间的长短来决定的
相对价值标准：1所存档案的完整程度2档案内容的可替代程度3各全宗之间档案的重复性
7、用档案鉴定原则中全面的观点分析“相对价值标准”的必要性：运用档案的相对价值标准，根据需要人为的延长或缩短某些文件的保管期限，是为了有效的控制档案馆藏档案的质量和数量，使之达到优质精炼，每一个档案馆的档案是一个整体，这个整体共同反映了一定范围的历史面貌，因此，档案馆在鉴定档案价值，决定收集范围时，既要考虑文件的固有价值，也要考虑馆藏档案的丰富完整，覆盖面全和减少重复等要求，从档案的完整程度，永久性的保存地点及馆藏构成等因素出发，确定档案的实际保管期限
8、档案保管期限表的含义：用表册的形式列举档案的来源，内容和形式并指明其保管期限的指导性，标准性文件，它是档案馆，档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据 9、档案保管期限表的类型：通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表
10、国家规定的文书档案的保管期限：永久、长期和短期三种。其中长期为16－50年左右；短期为15年一下 11、不同类型档案保管期限表的使用范围：1通用档案保管期限表由国家档案行政机关编制，供全国各机关团体企事业单位适用2专门档案保管期限表由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关团体企事业单位鉴定专门档案时适用3同系统：由主管领导机关编制，供同一系统内各机关，单位鉴定档案价值时适用4同类型：由档案行政机关或主管领导机关编制，供同类型机关5机关：由各级机关编制，供本机关鉴定用
12、通用档案保管期限表的特点：1通用性，可供全国各机关、团体、企事业单位适用2依据性、各系统各机关可以按照通用档案保管期限表的原则精神，结合各自的实际情况来制订各自范围的档案保管期限表
13、不同保管期限文件的范围：1永久保管：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料2长期保管：本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结，报告和统计报表等文件材料3短期保管：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结，报告和统计报表的文件材料4附注：在条款后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明5说明：应当指出档案保管期限表的适用范围，制定档案保管期限表的依据，保管期限的结构，保管期限表的计算方法，以及其他应当说明的事项 14、档案鉴定中运用鉴定原则、标准分析档案价值与使用档案保管期限表的关系及其理由：1档案的内容十分丰富，随着实践的发展还会有所变化，任何一种档案保管期限表也不可能毫无遗漏的列举出所有档案内容的条款，因此总会有些文件无号或无确切号可对，需要鉴定人员具体分析2档案保管期限表中有些条款要求酌情选择不同的保管期限，对于特殊档案，保管期限的确定取决于鉴定人员对文件重要程度、问题性质、影响面的分析和认识3档案保管期限表主要是依据文件的来源和内容规定其相应的保管期限，而评价档案价值的标准有许多方面，许多文件会因其他方面的因素影响其价值，需要延长或缩短其保管期限，因此鉴定人员在照表划期限的同时，还要兼顾价值评价的其他标准4现行的档案保管期限表中对各条
款保管期限的规定，是现阶段档案公作人员在调查研究，总结经验的基础上形成的规律性认识，但这些认识并不一定是完全正确的，因此档案鉴定人员在鉴定档案的过程中，不仅要认真对照执行档案保管期限表，还要全面具体的分析档案的价值，研究各类档案的最佳保管期限，以不断提高档案鉴定工作的水平
15、说明档案保管期限表中一般性条款和专题性条款的使用条件：实际划分保管期限时，有些文件同时具有两个方面的特征，应先考虑采用专题性条款，无专题性条款的再使用一般性条款，也就是说，如果档案保管期限表中有与文件内容相符的条款，应按该条款划分，再考虑文件来源，文件名称等因素
16、分析“弹性方法”在档案鉴定工作中的应用：例如当鉴定人员对于某一文件或案卷是否需要归档保存，保管期限如何划分没有确切的把握时，应本着留有余地的精神加以处理，一般应掌握保存从宽，销毁从严，孤本复本从严，本机关文件从宽，外机关文件从严，对介于两可之间的文件，可采取就高不就低的处理办法。又如在具有密切联系中只有一两件具有较短的保存价值，其他均具有长久的保存价值，可合并立卷，从长保管。在剔除保管期满的档案时，一般以卷为单位，以短从长，尽量不拆件剔除，如果一卷中只有个别文件失去保存价值可暂不剔除，原卷继续保存
17、销毁档案的批准手续：各机关需要销毁档案，须经机关领导人批准，档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准，如需销毁建国前的历史档案，还须报国家档案局批准，未经鉴定和批准，任何机关和个人不得销毁任何档案，销毁准销档案时，须实行两人监销制度 18、直接鉴定法的含义：要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考察分析确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值
19、档案鉴定工作制度的基本内容：1制发鉴定档案的标准文件2档案鉴定工作的组织领导3销毁档案的批准和监销制度
20、档案鉴定工作的三个阶段：第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁，第二阶段，对于归档文件确定保管期限，即确定档案的生存期，第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审（移交复审、到期复审） 第六章 档案的保管
1、档案保管工作的基本任务：1维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序2保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的自然寿命
2、档案保管的主要物质条件：库房、装具、设备、卷皮卷盒、消耗品
3、八防措施的主要内容：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗
4、档案存放位置索引、档案代理卡的含义和作用：索引是一种记录、引导性的管理工具。作用：表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映，以此指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理。代理卡：预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理看插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。作用:有效防止误放现象，尤其是在利用频繁，档案出入库数量、次数较多的情况下，更为明显，用过的代理看还可作为分析、统计档案使用现象及规律的素材使用，具有登记工作的性质。
5、全宗卷的含义：是对全宗的重要管理工具和手段，是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷
6、档案库房管理制度的主要内容：1进出库制度2库房温湿度控制3八防措施4库房与装具的有序化5档案在装具中的存放方式6档案存放秩序的维护与管理7定期检查、清点8
全宗卷
7、全宗卷的作用与构成：作用：如果吧一个全宗看作一个人的话，全总的作用相当于全宗这个人的人事档案。构成：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案、移出移进记录及手续、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录、以及档案受损害、造破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等
8、档案使用过程中维护与保护制度的主要内容：1档案使用的登记与交接制度2档案使用行为的管理与限制制度
9、档案使用过程中维护与保护的主要方法：1量与顺序的控制2对利用行为的现场监督与检查3利用方式及利用场所的限制4对重要档案的保护性措施 第七章 档案检索
1、档案检索的含义：对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件
2、档案信息存储的含义：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程
3、档案检索的一般过程：1存储阶段（著录标引、编制检索工具）2查检阶段（确定查找内容、查找）
4、档案检索效率的含义：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标
5、查全率、查准率的含义及计算方法：查全率：满足利用者要求的全面程度，检索出的有关档案与全部有关档案的百分比。计算方法：查全率＝（检索出的有关档案/全部有关档案）*100％。查准率：满足利用者要求的准确程度，检索出档案与检索出的全部档案的百分比，查准率＝（检索出的有关档案/检索出的全部档案）*100％
6、档案检索语言的含义：为了提高档案检索工作的质量，在档案检索过程中需要使用专门的检索语言，也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言 7、目前我国编制和使用的通用性档案检索语言：《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》 8、档案检索语言的特点：单义性、专业性 9、《中国档案分类法》的分类基础：以不同时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工
10、交替类目、层累制编号法、八分法、双位制的含义：交替类目：指对于具有多重属性的类目在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案，同时，规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。层累制编号法：用字母和数字的位数表示类目的级位，一位字母和数字代表一级类，两位代表二级类，依次类推。八分法：用1――8来标记同位类，号码顺序超过8时，不用9，而用91、92、93―――来标记。双位制：对同一级类目采用两位阿拉伯数字表示。 11、《中国档案分类法》中的类属关系：从属关系和并列关系
12、分类号的作用和要求：作用：在存储和检索中可以作为类目的代表，祈祷表征档案内容和固定各个类目在分类体系中的排列次序的作用。要求：1要能明确表示分类表各类目的层次和顺序，能区分同位类和上下位类；2要简单、易写、易识、易记；3要具有灵活性和伸缩性，便于类目的补充和扩展
13、使用综合复分表应注意的问题：1该表可适用于主表中任何一级类目，各级档案馆在使用时可灵活掌握，各馆可对使用的级别和范围作出规定2具有综合复分表中两种以上区分标准的档案文件，只能选择其中主要的一种加以复分，不能重复使用3在主表中列为专类的类目，分类时不再使用综合复分表的相应类目复分，即在使用顺序上应本着先主表后综合复分
表的原则 14、《中国档案分类法》中设置的四个分类表及其使用范围：1中华人民共和国档案分类表：适用于类分1949年10月1日建立后形成的档案2新民主主义档案分类表：类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案3民国档案分类表：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案4清代档案分类表：适用于类分清代档案，其一级类目还适用于类分清代以前各历史时期的档案
15、比较复分与仿分的同与异：同：道理完全一样。区别：对于普遍和大量的共同类目采用复分的方法，按专门编制的复分表进行细分，而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。仿分即在细分类目时仿照某一类目的下位类来设类，不必专门编表
16、主题词限定注释和含义注释的含义：限定注释指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分；含义注释说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分
17、主题词表参照系统的作用以及各类词间关系的含义：作用：用来说明款目主题词在语义上的等同关系、属分关系和相关关系。含义：
词间关系 含义 简称 符号 Y D F S Z C
正式主题用项 词 等同关系 非正式主 题 下位词 属分关上位词 系 族首词 相关词 相关关系 精简机构－正式主题
词
D紧缩机构－－非正式主题词 紧缩机构－－非正式主题词 Y精简机构－－正式主题词
18、《中国档案主题词表》的使用方法：1按汉语拼音音序、调序、字形壁画参照天头提示，从主表或附表中查找标引用的主题词，或按笔画笔顺从词目首词笔画检字表中检出主题词的首字，再按该字所在页码从主表中查找标引用的主题词2按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词，必要时再从主表中查阅该词的词间关系项，以选定更恰当的主题词3所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者，应转换为非正式主题词作标引词4在主表中查到的主题词，如果不能恰当反映文件主题时，可参考该词的词间关系进行校正，也可按该词的范畴号在索引表中查选更恰当的词5从词族索引中查找属性相同的一族词，选定最专指的主题词6应用计算机进行标引、检索时，可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检，以提高标引速度和查全率、查准率
19、说明表示各种词间关系的符号：等同关系用Y、D表示；属分关系用F、S、Z表示；相关关系用C表示
20、档案著录的含义：指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程
21、段落符号式著录格式的含义：指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分