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上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度
10、 非信用证结算的业务，如D/P即期、前T/T（D/P远期，D/A，后T/T风险较大，应
慎重）需报分管经理签字同意后方可进行，并由当事人承担责任。其他操作同信用证结算一样。 11、 代理出口业务，必须在成本预算单上注明代理业务，在分管经理签字同意后方可签
订外销合同和代理协议，在代理协议上要明确经济责任和代理收益，“四自三不见”的代理业务严格禁止，合同的协议必须有分管经理签字后才能生效，代理业务原则上不准垫付资金，如有特殊情况需垫付资金要报分管经理签字后方可垫付，且委托方须提供有实质性的担保，并由当事人承担经济责任。
二、进口业务操作规定：
1、 必须掌握在国家核定的经营范围与要求下开展进口业务。
2、 根据国外商品的行情，工厂或单位需进口的商品，了解掌握进口商品的名称、商标、规
格、型号、性质、用途、包装和产地。在此基础上，向国外生产公司询价，力争做到货比三家，择优定价。
3、 根据国外客户还盘的价格，加上需交纳的关税、增值税和利润部分，测算好销售价格水
准，并签订好内销合同，合同由法人授权的经理签字后生效，合同一式四份，一份交购货方，交财务部、贸管部、业务员各一份。
4、 在内销合同签订的同时，确认国外客户的报价，并添置进口成本预算单，经分管经理签
字同意，到贸管部统一编制合同号，签订进口合同，并复印二份交贸管和财务部各一份，同时按进口合同上的条款，在规定付款期内开证。
5、 接到银行单据后，按合同上的支付方式及时向国外客户办理付款。并在海关规定的时间
内，办好纳税清关手续。
6、 贸管部将提单和进口发票的正本交给财务部，贸管部自留复印件，以便统计与存档。
7、 对于代理进口业务，应签订合同或代理协议（签订合同或代理协议由分管经理签字），
贯彻“控制货权，带款赎单”的原则，并收取100%则必须有委托单位提供可靠的实质性的信用担保或实物担保。开立10万美元以上的信用证和其他重大业务，须经董事长或经理室集体商量通过，货物到港或单据到银行后，及时通知委托进口单位带款赎单、提货。进口合同与开证申请书由分管经理签发。
8、 如发现质量和数量短装问题，应在索赔有效期内，会同商检部门及早办理商检索赔等事
宜。
9、 业务员要配合财务部及时做好代理单位的账户清算工作。
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七、资产管理制度
1．为加强资产的内部核算和管理，确保资产的安全、完整，维护出资人的合法权益，特制定资产管理制度（下简称本制度）。
2．本制度所称的资产主要是指各类实物资产，包括： 1）、单项价值在2000元以上（含2000元）的固定资产； 2）、单项价值在2000元以下的低值易耗品、办公设施； 3）、已计入费用列支的各类办公用品、学习书籍等； 4）、库存各类物资及其他等。
3．各类资产由财务部归口管理，并建立相应的责任制度。
1）、财务部门应设立固定资产明细账，详细记录单项固定资产的名称、购置时间、存放部门、原始价值、规定使用年限、预计残值、年折旧率，并按规定每月计提折旧。办公室和行政事业部应建立固定资产使用台帐。
2） 、办公室或行政事业部对使用中的低值易耗品主要是办公设施应建立台帐，明
确使用人或保管人，经常检查使用情况。
3） 、库存物资应设立明细账，并有专人保管，保管人员收到物资应认真清点验收，
办理入库手续。各部门领用时一律开具领料单，贵重物资领用时应经有关领导批准。
4．本公司的各类资产实行定期清查盘点制度。
1）、固定资产每年年终决算前盘点一次；
2）、使用中的低值易耗品及办公设施每半年清查盘点一次； 3）、库存物资每季盘点一次。
5．各类资产的有偿转让、盘盈（亏）、毁损、报废均应查明原因，写出书面情况，报财务部门审核批准，按规定进行帐务处理。。
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八、支付货款和费用的审批制度
为了加强财务管理，提高资金的使用效率，降低资金运作的风险，特制定本办法。 一． 实行资金统一借贷，统一使用的办法。由分管财务部门的领导和财务部根据业务需
要向银行借贷（打包、押汇等贷款方式）或通过其他融资渠道统一筹集资金、统一调度使用。
二． 资金的审批程序和要求： 1、 出口产品货款的支付
业务员提供全套付款单据：供货方开出的已出运（或已收购入库的）的出口产品外销合同、增值税发票、专用缴款书、入库单（已入库未出运的），填写付款申请单（已出运的按编号分别填写）报送财务部门审核，财务部根据成本预算单、出口货物明细表（已出运的）、入库单（未出运的）、内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财务部安排付款，如果工厂暂时不提供专用缴款书则先行扣除税款后支付，余款待专用缴款书齐全后支付。
2、内销产品货款支付：
业务员根据供货方开出的发票（或收据）、入库单和填写的付款申请单一并报送财务部审核，财务部门根据内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财务部安排付款。
3、预付货款：
原则上不预付货款，如果因商品或市场行情特殊性，确需预付部分货款的（最高不超过货款总额的30%）。在信用证结算的情况下，需信用证副本到达本司、经贸管部审核认可后，由业务员填报与付款申请单呈分管经理审核同意后交财务部安排付款；在其他结算方式下需预付货款的，则由经办业务员填写预付款申请单呈分管经理审批，分管经理视具体情况审核同意后方可交财务部安排付款；在预付款数额较大（或占货款总额百分比比较高）的情况下，应由董事长或经理室集体商议同意后才可付款。经办业务员应对全部预付款承担风险和责任。
4、代理出口业务的付款
必须是代理出口货款收妥入账后，由代理业务员凭委托方开具的增值税发票和专用缴款书，扣除代垫的全部费用和应收取的代理费后填写付款申请单报财务部审核，财务部门根据代理出口协议和结汇水单及代垫费用等资料和对无误后签字，再由分管经理审核同意后送财务部安排付款。
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5、付款原则:
原则上只能按增值税发票抬头付款，个别工厂确因收购原料、辅料、包装物等原因，需代其将货款付至供货方时,必须在办妥委托付款手续后方能申报付款,且委托付款的手续必须是加盖公章或财务专用章的正本(在特殊情况下可用传真件代替) 6、付款预申报规定：
为了使财务部能够有计划筹集资金，既能保证各类货款的及时支付而不耽误货款的收购，又要不是资金在账面上闲置而造成资金成本的增加，特要求个业务员作好货款支付的预申报工作，单笔货款十万元以内的要提前二天申报，超过十万元的提前三天申报（特殊情况除外）。 三、直接费用的审批 １、运、保、商检等费的审批
根据出口成本预算单、保险合同和经分管经理签字的代理船公司的运费、商检费等费用的传真确认件，由财务部门先行预提，待正式发票入账时，先由贸管部核对交财务部审核无误后提交分管经理审核同意后方可付款。 ２、佣金的审批
由业务员提供佣金协议，外销合同副本、填好付佣申请单报财务部审核签字后再由分管经理审批签字后交财务部安排付款。 ３、其他直接费用
与业务有关的邮寄费、报关费、辐照费和包装费等，须在发票或入库单齐全的情况下才能申请办理付款，总额发票要附明细单，由经办人员申请呈分管经理审核签字后交财务部安排付款。
以上规定请各业务员遵照执行。
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