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办公用品管理制度
YC-AD-PA003-2013
为加强公司办公用品的管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据我公司实际情况，特制定本制度。
一、办公用品分类管理规定
规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。 固定资产包括办公设备和办公家具。
办公设备是指办公耐用品。包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机等。
办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品。包括：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。
一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。 一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。
耐用消耗品包括：笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等。
二、办公用品采购计划
（一）办公家具、办公设备的采购计划
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办公设备、办公家具的采购由部门负责人向行政部提出采购计划，行政部统一报总经理审批，通过后由行政部负责统一采购。各部门自用的特殊办公设备、办公家具报总经理审批后可自行采购。
（二）一般办公用品的采购计划
1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前报下月计划，填写《办公用品申购单》（表一），经部门负责人审批签字后报行政部。行政专员将各部门申购计划汇总后，行政部经理提出办公室审核意见，经总经理审核同意后方进行申购。
2、行政专员核对办公用品申购单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申购计划表》（表二），由行政部经理确认，总经理审批签字同意后，由行政专员进行采购。 3、急需的办公用品由部门负责人提出申请，填好《急需办公用品申请单》（表十一）经办行政部经理确认，总经理签字同意后购置。 三、办公用品管理
办公家具、办公设备、一般办公用品的采购，均由行政部统一负责管理。采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量。
（一）办公设备、办公家具的管理。 1、验收
验收办公设备、办公家具原则上由行政部负责验收，核
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对品种、规格、数量与品牌，无误后，在送货单上签字确认以示验收合格。各部门自购办公设备、办公用品由各部门自行验收，行政部统一进行台账登记。 2、管理
办公设备、办公家具的领用、保管和维修。
公司购入的办公设备、家具必须设立分类台账；填好《固定资产台账》（表三），根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目，准确设置台账。办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。行政部负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。对于损坏的办公家具、办公设备报行政部后由行政部安排人员统一维修。办公设备、办公家具应在每年12月28日前进行盘点。盘点工作由行政部负责牵头，财务部协助，盘点要求做到账物一致，如不一致应查明原因，然后调整台账，使两者一致。填好《固定资产盘点表》（表四）。 （二）一般办公用品的管理
1、办公用品采购员根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发放。
2、行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。 3、行政专员应认真、仔细、负责地分月做好办公用品
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出入库台账（表五、表六），做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。在每年12月30日前做好办公用品出入库总台账。
四、办公用品管理流程 （一）一般办公用品的管理流程
各部门办公用品管理员每月25日前填写《办公用品申购单》表一 临时急需的办公用品由申请部门负责人申请，行政部经理确认。 部门负责人审批签字 行政专员每月30日前填写 《办公用品申购计划表》表二 总经理审批 采购人员每月月初完成采购并发放。 行政专员登记出入库 各部门办公用品管理员领取办公用品，经登记后，由行政专员发放。 新员工、公司经理级别以上人员办公用品，经登记后发放。
（二）办公家具、办公设备的管理流程
各部门负责人提出采购申请 各部门自用的特殊办公设备、办公用品 行政部报总经理审批 4