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人事档案是以个人为单位整理保管的，其存放排列也是按人名字顺进行的，常用的排列方法有按姓氏笔画排列、按姓名字形编号（四角号码）排列、按姓名的汉语拼音字母顺序排列三种。
人事档案的排列一般可先划分人员所在部门或职务，然后再按姓氏的笔画、笔形和音序进行排列。人事档案排列完毕后，应建立人事档案底册，作为检查核对人事档案的依据。
（四）人事档案的转递
人事档案的转递是指员工主管单位的变化改变员工人事档案管理单位，使员工与员工档案的管理单位相一致的工作。它是人事档案管理部门接收档案和档案材料的主要途径。
1、转递工作的基本要求：
及时。即迅速地转递人事档案和档案材料，以避免“有人无档”和“有档无人”现象的发生；
准确。必须在确知员工的主管或协管单位后，才能将档案直接转递到有档案管理权限的单位；
安全。转递工作必须确保档案材料的安全，杜绝失密、泄密和丢失现象； 齐全。不得随意扣留材料或分批转出；严禁从邮局邮寄或本人自带档案。 2、转递工作的内容 （1）转出转入
是指员工人事档案或人事档案材料的转出和接收。当员工主管单位发生变化以后，其人事档案的主管单位也必须随之改变，这就需要转出。
转出的方式主要是转递和移交，转出时，必须按有关规定严格履行转出手续。 转入是指接收外单位转来或送来的人事档案或人事档案材料。接收时要认真检
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查、核对、并在回执上签字盖章
（2）“无头档案”的处理：
“无头档案”是指由于不知员工去向而积存在人事档案管理部门的人事档案或人事档案材料。
对“无头档案”进行处理时首先组织专人进行认真鉴别，对确有保存价值的档案和档案材料，按有关规定整理好，列出清单；对经过鉴别属于没有保存价值的档案和档案材料，应在经主管领导统一后，登记销毁；
其次采用多种办法，积极寻找员工现在的主管单位。对于经过努力，仍然查无下落的员工，其人事档案应由原管理单位移交到员工的原籍档案馆保存。
七、人事档案的检索
检索工具是揭示人事档案管理部门保存的人事档案内容成分、存储人事档案线索和查找人事档案材料的手段，是进行日常档案管理和提供利用的一种工具。
目前人事档案的检索工具主要有： 1、人事档案编号
简称档案号，是以数字为代号用来指示档案所在位臵的专门术语，是查找档案的向导和依据，现在一般适用的档案号编制方法有:笔形编号法（又称四角号码编号法）；拼音编号法；隶属编号法（又称组织机构编号法）；姓氏编号法。
2、、档案索引
人事档案索引是人事档案底册，是人事档案管理部门查找人事档案的线索和进行人事档案统计的基础，同时也是检查与核对人事档案的一种依据。档案索引有“卡片式底册”和“簿册式底册”两种。
3、员工档案材料索引
即员工人事档案材料底账卡片，它是档案材料的登记清单，是统计档案材料的
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一个重要依据。
八、人事档案的利用
提供利用是档案管理部门提供人事档案为组织、人事管理工作服务。利用是人事档案工作的中心环节，提供利用是人事档案工作的最终目的，其它环节都是为它服务的。
人事档案的内容涉及党和国家的秘密以及公民个人的隐私，既要满足组织、人事、劳动管理工作和其他方面的利用需要，发挥其应该的作用，又要严格执行保密制度和阅档规定，防止泄密。
它的具体工作内容有查阅、借用以及参考资料的编写和运用等。提供利用是人事档案工作的最终目的，利用是人事档案工作的中心环节，其它环节都是为它服务的。
（一）查阅
查阅是利用者在人事档案管理部门利用档案，它是人事档案利用各种的主要方式。人事档案的内容涉及党和国家的秘密以及公民个人的隐私，查阅时，既要满足组织、人事、劳动管理工作和其他方面的需要，发挥其应该的作用，又要贯彻执行保密规定，防止泄密。
查阅的程序：
1、全面审核借阅者的证件和报告，看其阅档理由是否充分，审批手续是否完备，；
2、留下证明和报告后将档案有关部分交利用者查阅；
3、将利用者完的档案收回，清点，检查后送回库房。同时做好借阅档案登记。 借阅时要注意：不经组织授权，任何人不得随意查阅别人档案。查档人员不得查阅本人及其亲属的档案。
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凡因编写历史资料需了解员工有关情况的，只要员工在世，一般不提供人事档案；
履行一定手续后允许从档案中摘抄复制有关的材料，经同意摘录或复制的材料，应由档案管理人员认真核对无误后加盖人事档案材料专用章，说明此件抄自某某档案。
（二）借用
借用是指因特殊情况，查阅不能解决问题时，将档案借出利用，属于下列情况之一的，按规定办理手续后，可以借出利用:
1、对员工某个问题进行复查；
2、对员工进行组织处理需考查有关情况；
3、本单位分管员工任免、调动、考察等部门需要时； 4、为培养、选拔而对某人进行必要的了解时； 5、其他一些特殊情况。 （三）编写参考资料
参考资料是人事档案管理部门根据保管的人事档案内容，综合编写、加工而成的材料。它是利用工作的一种方式。参考资料的种类有：
1、人事卡片。它是人事档案基本内容的高度概括和综合，它能反映员工的基本情况，在一定程度上可以代替人事档案提供利用，满足组织人事工作的需要。又称人事档案代理卡片。
2、员工职务变动和工资变动审批表。这两种表是对员工基本某方面情况的积累登记，能够系统地反映员工某方面的情况，放在人事档案中就转化为档案的构成因素。
3、基础数字汇编。就是将员工的年龄、性别、文化程度、政治面貌、职务等
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