发布时间 : 星期五 文章档案管理教案更新完毕开始阅读
专门档案管理
专门档案是指在一定的专业领域或专门因为活动中产生的，记载特定的专业信息，具有稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自的整理和管理办法的各种门类档案的总称。如科技档案、司法档案、会计档案、人事档案、教学档案、艺术档案、外交档案、病历档案等。
专业档案与文书档案相比，在产生的领域、内容、形式、形成规律，以及价值和作用等方面都存在差异性，文书档案通常是指各个单位或组织的党、政、工、团组织在其活动中形成的文书和相关文件材料的总和。其内容有较强的政治性和行政管理性，具有通用性的文种和相应的文件格式，文书档案的形成规律与党务活动和政务活动的规律相一致。而专门档案则是各个单位或组织在从事专业活动中形成的专门文件材料，其内容具有很强的专业性，在形式上，每种专门档案都具有规范的、专门的格式，其形成规律与移液管的专业性活动的规律相一致。专业档案一般具有很强的现行效用，为特定的专业活动提供基本数据和信息。
专门档案的种类繁多，而每种档案都有自己特定的形成领域、内容和形式。 第一部分：人事档案管理
所谓人事，“并不是指人和事，而是指用人治事，主要是指人的方面，以及同人有关的方面”。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记载和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。它是考察和了解员工、做好组织人事工作不可缺少的依据，也是人才开发的重要信息和数据，是编写人物传记和专业史的宝贵史料。
在我国主要有干部档案、工人档案、学生档案和军人档案四种。 一、人事档案的特点： 1、真实性
1
人事档案是由组织、人事、劳资等部门在培养。选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料，是进行人事管理活动的重要依据，。从个体上说，档案人员要保证每一份人事档案材料从来源、内容、形式等方面都必须完全真实可靠。从整体上说，要求人事档案应完整系统地既客观地反映过去，又真实地反映现在，达到“档若其人”。真实性是人事档案的生命，是人事档案是否正确发挥子作用的基础和赖以存在的前提。 2、动态性
一份人事档案建立以后，并不意味着人事材料的完成和收集工作的结束，而是随着它所记录的个人情况的变化，连续不断地增加新的内容，补充新的材料，并随人员的流动而流动。
人事档案的动态性表现在人事档案载体经常流动和内容不断增加两个方面。一方面，人事档案的主体是不断流动的，调动、晋升、免职、辞职、下岗再就业等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案须随人员的流动经常传递和流动，只有等当事人死亡，有保存价值的人事档案移交给档案馆后，才能停止这种流动。“档随人走”、“人档统一”，这是我国目前人事档案管理得一条基本原则。另一方面，人事档案的主体大多数仍然在各行各业的岗位上工作或学习，当事人每时每刻都在谱写自己的历史，这就决定了人事档案将随着个人的成长、工作或学习的延续不断产生新的记录材料，因而人事档案也在不断补充新材料，增添新内容。 3、保密性
人事档案集中记述了一个人的自然状况（姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员）、学习、工作经历、德才表现、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入情况、职务职称、技术专长等各方面的信息，其中必然有相当一部分内容涉及到公民的个
2
人隐私或其他机密，因此，人事档案在相当长的时间是保密的，不能对外公开，以维护个人权益。人事档案的解密与开放，必须在当事人死亡以后若干年才能实行。 4、专指性
人事档案是以个人为单位组成的专卷，其内容集中反映了一个人的经历、政治状况、品德才学、业务状况等全貌。卷内的每一份文件，都必须反映特定个人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将一个人的材料分散割裂。因此，无论是从人事档案的内容还是形式上看，人事档案都集中反映了某个人的历史全貌，具有明显的个人专指性。
二、人事档案管理的地位和作用 (一)人事档案管理的地位：
人事档案管理即档案管理人员根据工作的实际需要，依据上级的有关规定，把单位的人事档案集中起来统一管理的工作。
人事档案管理是组织人事工作的一个重要组成部分，是贯彻执行党的干部路线、方针和政策、选贤举能、知人善任的重要依据，在组织人事工作中占有相当的地位，是组织人事工作地“先行官”。人事档案管理工作质量的高低，直接影响着组织、人事工作地正常进行。人事档案材料收集齐全、管理得当、利用方便，就会事半功倍，大大提高组织人事工作的效率。否则将会贻误时机，影响对干部的正确选拔和使用，给工作带来被动。
(二)人事档案的主要作用：
1、依据作用 。由于人事档案是个人历史的记录，所以在人事管理工作中，要全面、客观、历史地了解职工，除要在实际工作中对职工进行考察外，还必须借助查阅人事档案来了解或查考职工的情况。人事档案是正确挑选、培养和使用职工的一个重要依据。
3
2、凭证作用。人事档案的凭证作用，是由人事档案的形成和本身的特点决定的。由于人事档案客观地记录了每个人以往的历史情况，是令人信服的历史凭据，所以作为历史凭据的人事档案，具有无可臵疑的证据作用。
从人事档案的形式上看，档案材料上保留着真实的历史标记，如本人或当事人的签字，机关或个人的印信以及有关照片等，因此，人事档案可以成为查考、了解和处理职工有关问题的证据。
3、参考作用 。人事档案不仅记录了职工在社会活动中的经历，而且反映了每个人在不同时期的思想状况以及从事政治和生产活动的经验教训，因此，人事档案是一种难得的第一手材料，在一定的程度上反映了当时的历史情况，这对于考察了解以往情况，研究有关事物的发展规律，以及撰写党史、革命回忆录和其他历史材料等有着重要的参考作用 三、人事档案的收集
（一）人事档案材料收集的重要性：
将反映员工个人有关情况的文件材料集中到人事档案管理部门即是人事档案材料的收集工作。
人事档案资料的收集是人事档案工作的起点。人事档案工作的其它各项工作都是在收集工作地基础上开展起来的。收集工作质量的高低，直接影响着人事档案工作中的其它环节。因此，要做好人事档案工作，必须首先做好人事档案材料的收集工作。
（二）人事档案收集的基本要求 人事档案收集的基本要求是全面和及时。
所谓全面，就是将有关组织和个人在现实生活中形成的人事档案材料毫无遗漏地收集上来。
4